De negentiende eeuw
Deze informatiseringsslag leidde nog niet meteen tot de grootscheepse aanleg
van persoonsdossiers. Wel gingen armbesturen en met name de door of vanwege
de plaatselijke overheid gereguleerde burgerlijke armbesturen er in de loop van de
negentiende eeuw toe over om systematisch gegevens te verzamelen over
personen die om onderstand verzochten. De in 1818 vastgestelde, ingewikkelde
wetgeving op het domicilie van onderstand, die bepaalde welk armbestuur voor
de kosten van de bedeling moest opdraaien, noodzaakte de burgerlijke armbestu
ren om vast te leggen waar de bedeelde vandaan kwam, waar hij/zij gewoond
had, hoe zijn of haar gezin was samengesteld en vooral wat hij/zij placht te
verdienen, terwijl, eenmaal bezig zijnde, menig armbestuurder aantekeningen
maakte over de leefwijze van de aanvrager. In 's-Hertogenbosch werden vanaf
1838 dossiers aangelegd over personen, waarvan het domicilie van onderstand
als problematisch werd gezien, en begon de administratie van de Godshuizen in
1854 met de aanleg van een kaartsysteem met daarop gegevens per bedeelde.
Overigens speelde dit vooral in de grotere steden en wist in kleine gemeenten de
burgemeester of een wethouder wel uit zijn hoofd aan wie gegeven was en wie er
wel of niet in aanmerking kwam voor steun. De aandacht van de armbestuurders
richtte zich vooral op hen die geregeld of voortdurend werden bedeeld; de passan
ten kregen vaak reisgeld als ze maar meteen vertrokken en dan loonde het niet de
moeite om een dossiertje aan te leggen.
De negentiende eeuw met zijn drang tot beschaven zorgde voor de oprichting
van diverse soorten gestichten en koloniën, waar mannen, vrouwen en kinderen
veelal tegen hun wil werden opgesloten en werden onderworpen aan een
leefrégime dat hen tot betere burgers moest omvormen of moest genezen van een
ziekte. De archieven van gestichten zijn bij uitstek plaatsen waar al vroeg
persoonsdossiers werden gevormd. De in 1841 uitgevaardigde Krankzinnigenwet
verplichtte de erkende instellingen om een patiëntendossier aan te leggen.
Zonder erkenning konden de gestichten geen verplegingscontracten sluiten wat
hun actieradius beperkte tot de uiterst kleine groep van welgestelden die het zelf
konden betalen. De eerste weken na de opname moest de arts aantekenen hoe
de patiënt zich gedroeg waarna een diagnose kon worden gesteld en kon worden
beslist hoe de patiënt moest worden behandeld. De serie dossiers van het
'Geneeskundig Gesticht voor Krankzinnigen Reinier van Arkel' in
's-Hertogenbosch vangt dan ook rond 1845 aan. Latere krankzinnigenwetten
stelden hogere eisen aan verpleging en behandeling en dit leidde ipso facto tot
meer registratie en langere verhalen in de dossiers.
Bedelaars, landlopers en paupers konden worden opgestuurd of zich vrijwillig
melden voor een kolonie van weldadigheid in het noorden des lands. In de
archieven van deze instellingen bevinden zich zoveel registers met gegevens over
de kolonisten dat de in 1990 gepubliceerde inventaris een handleiding bevat hoe
hier uit wijs te worden14. Een ander voorbeeld van een gesticht met persoons
dossiers in zijn archief is de tuchtschool 'Den Heyacker' bij Breda met daarin
persoonsbeschrijvingen van opgenomen jongens en rapporten over hun
prestaties uit de periode 1906-197515. Regels bedoeld om de burger te 'verheffen'
leidden tot meer registratie van persoonlijke gegevens en tot ver in de twintigste
eeuw deed men niet al te moeilijk over de privacy.
Een sterke impuls om tot aanleg van persoonsdossiers over te gaan waren de
pensioen- en levensverzekeringen die vooral na 1890 sterk aan populariteit
wonnen. De moderne levensverzekeringsmaatschappijen waren commercieel van
opzet en het was dus zaak om de kandidaat-verzekerde vooraf aan een medisch
onderzoek te onderwerpen. De resultaten van al dat onderzoek kwamen in een
dossier terecht dat in elk geval moest worden bewaard tot na het overlijden van
de begunstigde16. Ambtenaren kregen al in het begin van de negentiende eeuw
een pensioenvoorziening. In het archief van de Godshuizen te 's-Hertogenbosch
begon men in 1913 met de aanleg van personeelsdossiers, omdat gemeenteamb
tenaren, waarmee de werknemers van de Godshuizen gelijk gesteld waren, in dat
jaar onder een wettelijke pensioenregeling werden gebracht. Vanaf dat jaar
werden dus rechten opgebouwd en die dienden, ook bij de overheid, uiterst zorg
vuldig te worden geregistreerd. Toen de dossiers er eenmaal waren, ging men er
wat later ertoe over om stukken aan het dossier toe te voegen met gegevens over
conflicten, verboden lidmaatschappen, gewoon en buitengewoon verlof enz.
Een heel ander soort persoonsdossiers hangt samen met eer en aanzien: ik doel
op de decoratiedossiers die werden samengesteld om te beoordelen of de
kandidaat een ridderorde of andere decoratie werkelijk verdiende en of hij wel
van smetten vrij was. In de loop van de negentiende eeuw nam de decoratiedrift
sterk toe. Katholieke Nederlanders stonden bij het Vaticaan in de rij voor een
pauselijke onderscheiding en Italiaanse prelaten verbaasden zich over deze
Nederlandse hebbelijkheid. Waarop minister Luns van Buitenlandse Zaken een
eeuw later opmerkte dat alleen de geslachtsdrift de decoratiedrift overtrof.17
Het voert te ver om hier allerlei soorten persoonsdossiers te gaan noemen, ook al
omdat de verscheidenheid bijzonder groot is. Wie de archievenoverzichten op het
web raadpleegt stuit al gauw op omvangrijke bestanden. De bijlage geeft een
indruk van de grote variatie.
Ontwikkelingen in de vorm van archivering
De oudste persoonsdossiers waren graflinnen zakken met daarin de stukken
soms voorzien van een inhoudsopgave. Deze werden opgeborgen in zware, eiken
houten kasten, die soms nog bij archiefdiensten te bewonderen zijn. Vaak zijn zij
als symbool met zekere imponeerwaarde opgesteld in de werkkamer van de
directeur van de archiefdienst. In negentiende eeuw, soms al eerder, gingen
vooral grotere, meer professionele administraties over op voorgedrukte registers
waarin op één bladzijde meerdere personen een plaats vonden. Deze werden in
volgorde van binnenkomst ingeschreven en om ze terug te vinden was altijd een
persoonsnamenindex nodig. Aan het eind van de negentiende eeuw werd het
kaartsysteem populair. Iedere persoon of het gezin kreeg een eigen kaart en deze
werden in alfabetisch-lexicografische volgorde in bakken of kasten geplaatst.
Pas in de loop van de twintigste eeuw kwam het persoonsdossier op dat velen van
ons nog zeer vertrouwd is. Dit bestond uit een dossiermap met daarin losse
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
14 J.R. van der Zeijden, J. Hagen en C.G.C. Meynen, Inventaris van de archieven van de Maatschappij van
Weldadigheid 1818-1970. Met een handleiding voor het zoeken in de bevolkingsregisters 1818-1859
(Assen 1990) De handleiding op p. 293-327.
15 Dit archief berust in het Rijksarchief in Noord-Brabant.
226
TON KAPPELHOF PERSOONSDOSSIERS -
MEER DAN DE MOEITE WAARD
16 Jacques van Gerwen en Marco H.D. van Leeuwen, Zoeken naar zekerheid III De ontluikende verzorgingsstaat
1890-1945 (Den Haag/Amsterdam 2000), pp. 66-95.
17 P.G.T.W. van Griensven en J.M.M.J. Clerx (ed.), Prof. dr. G.M.J. Veldkamp. Herinneringen 1952-1967.
Le carnaval des animauxpolitiques ('s-Gravenhage 1993), pp. 60-62.
227