beperkte openbaarheid, openbaar te worden.
Niet alle stukken die openbaar zijn, zijn ook in archiefwettelijke zin raadpleeg
baar. De eerstverantwoordelijken dienen dus een keuze te maken, vaak op
ad-hoc basis en afhankelijk van de situatie waarin stukken voor raadpleging in
aanmerking komen, of de stukken in kwestie wel of niet raadpleegbaar zijn. Ook
hier is weer een keuzemoment zichtbaar waarbij als criterium voor al dan niet
raadpleegbaarheid de materiele staat of financieel-economische waarde van een
stuk bepalend is. In de archiefwet 1995 heet dat 'als de aard van het stuk zich
tegen raadpleging verzet'.
Sommige stukken die zich in het archiveringsysteem van de archiefdienst bevin
den worden wel, en sommige worden niet geraadpleegd. Archivistisch is ook dit
keuzemoment van belang omdat de beslissing van een individu om een stuk te
raadplegen nauw samengaat met een hele trits van factoren, van de toegankelijk
heid van de archieven tot de toegangen op de archiefstukken.32 Daarnaast
spelen voorkeuren van een individu een rol om een stuk al dan niet te willen
raadplegen.
Is een individu in staat om van de feiten en dus de gegevens, die hem/haar onder
ogen komen (lees: de vorm of inhoud van het archiefstuk), deze waar te nemen
daar een betekenis aan toe te kennen, dan vindt wederom een keuze plaats.
Daarmee zijn we net als bij voor de overgang van fase 4 naar fase 5, aangeland bij
fase 1 de waarneming.
Nawoord
Veel van de momenten van waardering, selectie en verwijdering lopen parallel.
Bovendien deels cyclisch, soms cirkelvormig dan weer spiraalvormig. Tijdens het
schrijven van dit stuk heb ik naar hartelust gewaardeerd en geselecteerd, en wel
binnen mijn persoonlijke domein. Mijn waarnemingen zijn niet alleen gebaseerd
op dat wat ik kan waarnemen, ook op dat wat ik wil waarnemen. Dat wat ik niet
ken, en dat is veel, onttrekt zich dientengevolge aan mijn waarneming. Dit over
zicht schetst dus alleen maar een beeld van mijn waarneming, vervat in mijn
statement, in mijn formulering. Mijn archief, om met de Franse filosoof Michel
Foucault te spreken.
Ik laat met dit overzicht zien dat waardering, selectie en verwijdering niet één
lineair proces is dat op maar enkele aanwijsbare momenten binnen de levens
cyclus van een document (respectievelijk binnen het records continuumplaats
vindt. Ik wil de lezer laten ontdekken dat de archiefstukken die voor uiteindelijke
raadpleging over blijven, maar een fractie zijn van dat wat allemaal (niet) is
vastgelegd. Aan de vraag of het überhaupt haalbaar en/of wenselijk is om over
een 'compleet' archief te beschikken, ga ik voorbij. Binnen het kader van waar
dering en selectie leidt mijn uiteenzetting in ieder geval tot de gedachte dat
omwille van de democratie, maar ook omwille van de interpretatie van archieven
achteraf, de transparantie en verantwoording ten aanzien van de vele momenten
van selectie wellicht beter kunnen worden vormgegeven.
De hiervoor noodzakelijk geachte 'systematische opsomming van categorieën
archiefbescheiden'33 in de selectielijst is momenteel gebaseerd op bijvoorbeeld de
in kaart gebrachte 'inhoudelijke gelijksoortigheid van de archiefstukken' of
'taken en handelingen' of 'informatiestromen'34, in plaats van ten minste de
'taken en handelingen' én de 'informatiestromen'.
De genoemde relatie met de bestuurlijke informatievoorziening waarbij proces
sen tot in detail (behoren te) zijn beschreven, is mijns inziens onontbeerlijk.
Niet alleen de archivaris (in de brede betekenis van het woord) moet zich
(her)oriënteren. Ook organisatorisch-bestuurlijk moet duidelijk worden dat de
administratieve organisatie (hier als synoniem voor bestuurlijke informatievoor
ziening) en archiefbeheer dichter bij elkaar (horen te) staan dan nu het geval is.
Hetzelfde pleidooi houd ik ook voor aspecten van informatiebeveiliging. Het
behoort om deze redenen mijns inziens tot de eerste archivistische taak binnen
het levenscyclus model, maar niet minder binnen het records continuum, om
te inventariseren welke documenten (zouden moeten) worden gecreëerd of
ontvangen binnen een proces. Het bepalen van de duur van bewaring van deze
documenten sluit hier vanzelfsprekend op aan. De archiefwaardigheid35 is
immers inherent aan het feit dat ze de neerslag is van een proces, handeling,
taak of werkzaamheid.
Waarderen en selecteren van archiefstukken is één van de moeilijkste en belang
rijkste taken van de archivaris, dat is althans de gangbare opvatting. Wil de
archivaris zich verder kunnen bekwamen op dit gebied, dan zal meer aandacht
moeten worden geschonken dan nu het geval is aan de inventarisatie en analyse
van de processen, handelingen, taken en werkzaamheden die archiefstukken
genereren.36 Dit kan worden bekrachtigd met een statement van Hugh Taylor:
'it is thus a model focussing first on the functions causing a records to be created and
on the structures affecting that creating rather than on the records itself37.
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
32 Zie Theo Thomassen, Bert Looper, Jaap Kloosterman (red.), Toegang: ontwikkelingen in de ontsluiting van
archieven. Jaarboek 2001 van de Stichting Archiefpublikaties ('s-Gravenhage, 2001) en Theo Thomassen
(red.), Archiefgebruikers. Consumenten van het verleden. Jaarboek 2002/2003 van de Stichting
Archiefpublicaties ('s-Gravenhage, 2004).
220
HANS WAALWIJK MOMENTEN VAN WAARDERING, SELECTIE EN VERWIJDERING
33 Artikel 5 onderdeel c, Archiefbesluit 1995.
34 Nota van toelichting bij het Archiefbesluit 1995, toelichting bij artikel 5.
35 Vgl het Engelstalige begrip recordness. Horsman relateert dit begrip aan 'procesgebondenheid' en stelt dat
het begrip niet mag worden verward met archival value. Het begrip 'archiefwaardigheid' mag echter ook
niet worden verward met het Duitstalige begrip Archivwürdigkeit. Vgl. Peter Horsman, 'Engelstalige archief
termen in het Nederlands verklaard', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.),
Naar een nieuwe paradigma in de archivistiek. Jaarboek 1999 van de Stichting Archiefpublicaties
('s-Gravenhage, 1999), p. 240.
36 Vergelijk opmerkingen van gelijke strekking bij Terry Cook. 'Mind over Matter', (p. 12). Cook baseert zich
hierbij onder andere op David Klaassen, Gerald Ham (noot 33, (p. 23), Tom Nesmith, Barbara Craig,
Hugh Taylor, Richard Cox en Helen Samuels (noot 35, (p. 24).
37 Geciteerd in Cook, 'Mind over Matter', (p. 35).
221
