gemeenschappelijke herinnering, waarbij deze tot (een) historische gebeurtenis
kan evolueren, mogelijk zelfs met juridische implicaties.17
Naast de opslag in het persoonlijk geheugensysteem waarbij de interne mnemo-
technieken leiden tot het reproduceren van de verbeelding het statement, staat
de opslag via externe mnemotechnieken. Voorwaarde hiervoor is externalisering
van de verbeelding. Gegevens kunnen op ieder willekeurig moment van het
interne geheugen worden geëxternaliseerd, overgebracht naar een extern
geheugen. Dit geschiedt door de 'geestelijk vader' zelf of door derden in het kader
van bijvoorbeeld het 'ophalen van herinneringen' of het optekenen van monde
linge getuigenissen, bijvoorbeeld voor historisch onderzoek18 en interviews.
Van fase 2 naar fase 3. Van het persoonlijke naar het publieke domein
Bij externalisering draait het om de keuze op welke gegevensdrager de gegevens
worden vastgelegd. Indien deze gegevensdrager kan worden bekeken, geraad
pleegd, gelezen of beluisterd, is er sprake van een document. Een document kan
vervolgens binnen het persoonlijke domein blijven of naar buiten worden
gebracht.19 Blijft het document binnen het persoonlijke domein van degene die
het stuk heeft opgesteld, de creator, dan is het aan hem om te beslissen het docu
ment te vernietigen of te bewaren. Een document dat buiten het persoonlijke
domein wordt gebracht, komt terecht in het publieke domein. Hier noem ik dat
het documentaire informatiesysteem.20 Documenten binnen het documentair
informatiesysteem hoeven niet per se te zijn opgesteld binnen de canon. Ook de
documenten die daarbuiten zijn opgesteld en die zijn geëxternaliseerd en buiten
het persoonlijke domein zijn gebracht, reken ik daartoe.
Fase 3. Het documentaire informatiesysteem
Voor een document bestaan tal van definities en omschrijvingen. Er is discussie
over, er zijn verschillende meningen. Mackenzie Owen constateert dat de defini
ties in elk geval een aantal elementen gemeen hebben: 'het gaat om eenduidig
bepaalde materiële (en immateriële - digitale) objecten waarvan informatie
kan worden ontleend objecten waarop de technische term 'discreet' van toepas
sing is (hetgeen min of meer inhoudt dat ieder object eenduidig van alle andere
kan worden onderscheiden); objecten die kunnen worden geïdentificeerd
verzameld, beschreven, bewaard en toegankelijk gemaakt; objecten die een
identiteit en een levensduur hebben; objecten die voor verschillende gebruikers
dezelfde objecten zijn'.21
Voor het bepalen van momenten van waardering, selectie en verwijdering, is het
buiten het persoonlijke domein brengen van een document essentieel. Dit naar
buiten brengen gebeurt op eigen initiatief van de creator, of is het gevolg van
sociale en culturele factoren en economische, juridische en politieke drijfveren.22
Tot de laatste reken ik de gegevens die in het kader van de institutionalisering/
bureaucratisering en binnen administratieve regels rondom de waarneming zijn
verkregen, zoals beschreven bij fase 1. Creator staat voor mens of machine:
dat laatste kan een geautomatiseerd systeem zijn, een work-flow systeem of een
database(functionaliteit). Eenmaal buiten het domein van de creator, komt een
document terecht in het publieke domein waar het op zichzelf kan blijven
bestaan, of in onderlinge samenhang met andere documenten worden gebracht.
Documenten worden voor een bepaald doel gebruikt of bestemd. Er wordt een
bepaalde waarde aan toegekend; een administratieve, economische, juridische,
religieuze, politieke, culturele, of een combinatie daarvan. Deze fase, die ik de
fase binnen het documentaire informatiesysteem noem, gaat vooraf aan de fase
van opname door een van de cultuur-, erfgoed- of documentbeherende instel
lingen.23 Het documentair informatie systeem is hier overigens te begrijpen als
het geheel van procedures, middelen, kennis en documenten, waarmee een
organisatie de documentaire informatie beheert.
Van fase 3 naar fase 4. Het document is een archiefdstuk
Een document is niet noodzakelijk en niet per definitie een geschrift. Ook voor
werpen, objecten, artefacten kunnen als document worden aangemerkt.24 Bij het
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
17 Als voorbeeld kan dienen de rol en functie van de mondelinge getuigenis, de optekening daarvan en de rol
en functie die deze hebben als bewijsmateriaal bij de regeling van (land)claims van inheemse - vaak
schriftloze of schriftarme - bevolkingsgroepen. Honorering van rechten vindt hoe langer hoe vaker plaats.
Er zijn honderden voorbeelden bekend van (land)claims van indianen, inuit, aborigines, maori, massai,
enzovoorts.
18 Zoals Oral History. Onder Oral History wordt verstaan: de vastgelegde historische informatie afkomstig uit
het persoonlijk geheugen van de geïnterviewde. Oral History is een onderzoeksmethode die niet los kan
worden gezien van de betekenis die de getuigenis heeft als mogelijke (historische) bron.
Zie Paul Thompson, The Voice of the Past. Oral History. Third edition (Oxford, New York, 2000).
19 Mocht de persoon die een document vervaardigt dit binnen het kader van de uitvoering van zijn activitei
ten doen (en dus beroeps- of ambtshalve), dan stelt het Nederlands archiefrecht dat dit stuk eerst als een
- per archiefdefinitie - archiefstuk kan worden aangemerkt, als het buiten het domein van deze creator
komt. Ergo, het gaat hier dan wel om een document, maar (nog) niet om een archiefstuk. Een stuk in
kwestie is dan ook (nog) niet als neerslag van het overheidsorgaan aan te merken. Zie Regeling geordende
en toegankelijke staat archiefbescheiden, opgesteld op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995,
Algemene toelichting in de paragraaf over de reikwijdte en systematiek van de regeling.
20 Met deze schets ga ik bewust voorbij aan de verschillende fasen die zijn te onderkennen bij de creatie van
een document. De reden hiervoor is dat documenten in dit kader zó verschillende vormen kunnen
aannemen, dat de fasen niet als zodanig op alle documentsoorten en -vormen kunnen worden toegepast.
Zo zijn bijvoorbeeld de fasen die Luciana Duranti onderkent bij de creatie van documenten vanuit het
gezichtspunt van de diplomatiek, en dus vanuit een bepaald canon of protocol, om die reden niet toe te
214
HANS WAALWIJK MOMENTEN VAN WAARDERING, SELECTIE EN VERWIJDERING
passen op documenten die de vorm hebben van objecten, artefacten of voorwerpen die niet aan de hand
van een protocol tot stand zijn gekomen.. Zie Luciana Duranti, Diplomatics. New Uses for an Old Science
(Lanham, Maryland, London, 1998), pp. 107-131.
21 Zie J.S. Mackenzie Owen, 'Informatiewetenschap en documentaire informatieketen.', in: G.M. van Trier,
J.S. Mackenzie Owen, H.P. Veen (red.), Handboek Informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. (Alphen
aan den Rijn, 2001), aflevering 1-500, pp. 23-26 en vooral p. 25 en pp. 30-31. Volgens Mackenzie Owen
verliest 'het begrip 'document' zijn geldigheid als valide aanduiding van de informatie waarvan
mensen in het digitale domein gebruik maken. Het document wordt langzamerhand door andere infor
matievormen vervangen Ibidem. '[H]et begrip 'document' vertegenwoordigt een bepaalde opvatting
over de functie van informatie en de vorm die aan die functie recht doet'. J.S. Mackenzie Owen, 'Het einde
van het gedrukte document: een essay', Informatie professional 3 (1999) nr 2, pp. 16-18 J.S. Mackenzie
Owen, 'Kanttekeningen bij Het einde van het document', lezing op de 8ste dag van het document, Ede,
14 september 1999. De tekst is, onder een iets andere titel, te vinden op de website
http://cf.hum.uva.nl/bai/home/jmackenzie/pubs/jmo-dvd.htm (geraadpleegd op 9 mei 2004).
22 Ketelaar noemt deze als factoren en drijfveren voor archivalisering. F.C.J. Ketelaar, 'Archiefvorming in de
context van systematisch management in Nederlandse bedrijven, 1870-1940', in: P.J. Horsman,
F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. Jaarboek 2000
van de Stichting Archiefpublicaties ('s-Gravenhage, 2000), p. 95.
23 Hiertoe behoren archieven, bibliotheken, collecties, documentatie(diensten), galeries en musea, maar ook
het WereldWijdWeb (WWW of W3) Ik beschouw het WWW gemakshalve als een 'instelling'.
24 Zie F.C.J. Ketelaar, Voorwerp van Archiefwetenschap. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van
hoogleraar in de archiefwetenschap aan de Rijksuniversiteit te Leiden op vrijdag 22 oktober 1993 (Z.p., 1993),
p. 9.
215
