Momenten van waardering, selectie en verwijdering
De meeste momenten van waardering, selectie en verwijdering van archief
stukken vinden plaats buiten de invloed van het archief, zowel dat van de
archiefvormer als van de archiefbewaarplaats. Archivarissen staan dus niet
noodzakelijk centraal in het proces van waarderen, selecteren en verwijderen.
Het idee van archivarissen dat er maar één, mogelijk twee momenten zijn waarop
wordt gewaardeerd, geselecteerd en verwijderd, is aan herziening toe.
Peter Horsman onderkende enkele jaren geleden acht momenten van selectie.10
Het eerste moment is 'the decision whether to records facts and acts' (genummerd
0) en het laatste moment 'Capture records for preservation, with description, and
optimal appraisal and selection, and with prescription of what records to create'
(genummerd 7). Daartussen zijn zes andere momenten gesitueerd in het
archiveringsysteem van de archiefvormer en van de archiefdienst. Ik betwijfel of
acht momenten voldoende zijn om de context te schetsen.
Als startpunt neem ik de menselijke waarneming, een fase vóór het materieel
of niet-materieel vastleggen van gegevens. Waarnemen, bewust of onbewust,
houdt een keuze in, en er volgen daarna keer op keer keuzemomenten voordat
uiteindelijk gegevens, vastgelegd in documenten die als archiefbescheiden zijn
aangemerkt, opnieuw worden geraadpleegd en de inhoud wordt waargenomen.
De momenten van waardering, selectie en verwijdering die de revue passeren,
zijn gezien vanuit het perspectief van zowel het individu als het collectief
(overheidsorganen en particuliere organisaties). Ik heb ze samengebracht in een
schema (zie figuur 1), maar ook gerangschikt in vijf verschillende fasen. Iedere
fase kent beslis- en keuzemomenten; bewust of onbewust gemaakte keuzes.
Fase 1 en een gedeelte van fase 2 bevinden zich in het persoonlijke domein en een
gedeelte van fase 2, en de fasen 3 tot en met 5 bevinden zich in het zogenaamde
publieke domein.
Fase 1. De waarneming en interpretatie
Fase 2. Het geheugensysteem
Fase 3. Het documentaire informatiesysteem
Fase 4. Het archiveringsysteem van de archiefvormer
Fase 5. Het archiveringsysteem van de archiefdienst
Figuur 1Momenten van waardering
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
io Peter Horsman, 'Appraisal and Disposal as functions of records management systems', in: Principles of
appraisal and their application in electronic environment. European models and concepts. Proceedings of the
DLM-experts'meeting in Tampere, Finland, November 11-12.1999 (Helsinki, 2000), pp. 57-61, en op
http://www.narc.fi/dlm/index.html (geraadpleegd 24 juni 2004).Horsman richt zich voornamelijk op
de opname van archiefstukken in archiveringssystemen. Hij maakt hierbij onderscheid tussen
rudimentaire en vervolmaakte archiveringssystemen en dientengevolge de aan- of afwezigheid van archief-
beleid, in casu beleid voor waardering, selectie en verwijdering.
210
HANS WAALWIJK MOMENTEN VAN WAARDERING, SELECTIE EN VERWIJDERING
211