Momenten van waardering, selectie en verwijdering De meeste momenten van waardering, selectie en verwijdering van archief stukken vinden plaats buiten de invloed van het archief, zowel dat van de archiefvormer als van de archiefbewaarplaats. Archivarissen staan dus niet noodzakelijk centraal in het proces van waarderen, selecteren en verwijderen. Het idee van archivarissen dat er maar één, mogelijk twee momenten zijn waarop wordt gewaardeerd, geselecteerd en verwijderd, is aan herziening toe. Peter Horsman onderkende enkele jaren geleden acht momenten van selectie.10 Het eerste moment is 'the decision whether to records facts and acts' (genummerd 0) en het laatste moment 'Capture records for preservation, with description, and optimal appraisal and selection, and with prescription of what records to create' (genummerd 7). Daartussen zijn zes andere momenten gesitueerd in het archiveringsysteem van de archiefvormer en van de archiefdienst. Ik betwijfel of acht momenten voldoende zijn om de context te schetsen. Als startpunt neem ik de menselijke waarneming, een fase vóór het materieel of niet-materieel vastleggen van gegevens. Waarnemen, bewust of onbewust, houdt een keuze in, en er volgen daarna keer op keer keuzemomenten voordat uiteindelijk gegevens, vastgelegd in documenten die als archiefbescheiden zijn aangemerkt, opnieuw worden geraadpleegd en de inhoud wordt waargenomen. De momenten van waardering, selectie en verwijdering die de revue passeren, zijn gezien vanuit het perspectief van zowel het individu als het collectief (overheidsorganen en particuliere organisaties). Ik heb ze samengebracht in een schema (zie figuur 1), maar ook gerangschikt in vijf verschillende fasen. Iedere fase kent beslis- en keuzemomenten; bewust of onbewust gemaakte keuzes. Fase 1 en een gedeelte van fase 2 bevinden zich in het persoonlijke domein en een gedeelte van fase 2, en de fasen 3 tot en met 5 bevinden zich in het zogenaamde publieke domein. Fase 1. De waarneming en interpretatie Fase 2. Het geheugensysteem Fase 3. Het documentaire informatiesysteem Fase 4. Het archiveringsysteem van de archiefvormer Fase 5. Het archiveringsysteem van de archiefdienst Figuur 1Momenten van waardering NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN io Peter Horsman, 'Appraisal and Disposal as functions of records management systems', in: Principles of appraisal and their application in electronic environment. European models and concepts. Proceedings of the DLM-experts'meeting in Tampere, Finland, November 11-12.1999 (Helsinki, 2000), pp. 57-61, en op http://www.narc.fi/dlm/index.html (geraadpleegd 24 juni 2004).Horsman richt zich voornamelijk op de opname van archiefstukken in archiveringssystemen. Hij maakt hierbij onderscheid tussen rudimentaire en vervolmaakte archiveringssystemen en dientengevolge de aan- of afwezigheid van archief- beleid, in casu beleid voor waardering, selectie en verwijdering. 210 HANS WAALWIJK MOMENTEN VAN WAARDERING, SELECTIE EN VERWIJDERING 211

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 107