Conclusies
Waarderen en selectie is een beslissingsproces dat een hoge mate van expertise
vereist. Die expertise is wellicht minder persoonsgebonden dan de literatuur en
de praktijk suggereren. Bij analyse van het proces blijkt dat de verschillende
soorten kennis goed te onderkennen zijn en dat veel van die kennis ook expliciet
te maken is. Voor wat betreft de contextuele kennis die de gedeeltelijke input voor
het proces is, gebeurt dat ook.21 Ook andere vormen van kennis zijn dikwijls in
vastgelegde vorm aanwezig of kunnen expliciet worden gemaakt. Hoe duidelijker
dat gedaan wordt, hoe transparanter en controleerbaarder het waarderings- en
selectieproces wordt. Dat zou bijdragen aan een vruchtbaar debat met de
gebruikers en de archivaris bevrijden van de suggestie dat zij of hij naar willekeur
over leven of dood van archiefbescheiden beschikt.
In 1997 heb ik tevergeefs geprobeerd voor PIVOT een expert assistant te ontwer
pen die PIVOT projectteams zou kunnen ondersteunen bij het nemen van de
waarderingsbeslissingen en het vervolgens gefundeerd documenteren van de
beslissing. Dat lukte toen niet omdat met name de criteria voor het toekennen
van een B of een V onvoldoende scherp geformuleerd waren (en mijns inziens
nog zijn). In de regel bevatten de Basis Selectie Documenten per handeling wel het
criterium dat is toegepast, maar de argumenten waarom juist dat criterium zou
opgaan, ontbreken. Gesprekken met de toenmalige pivoteers gaven geen eendui
dig antwoord. Mogelijk kan dat ook niet, omdat steeds contextuele factoren een
rol spelen. Waarderen is geen exacte bezigheid, hoe strak de procedure ook moge
zijn. Het is echter wel zaak die contextuele factoren per beslissing in kaart te
brengen en toe te voegen aan het bewaarbeleid. Een waarderingsbeslissing mag
geen orakelspraak zijn. Alleen door zorgvuldige documentatie van toegepaste
regels en kennis kan waardering en selectie zich ontwikkelen tot een profes
sionele archivistische activiteit. Waardering en selectie zijn de handelingen die
het archief dramatisch veranderen; dat moet dan ook niet alleen zorgvuldig,
maar evenzeer gedocumenteerd gebeuren. Ook een archivaris moet verantwoor
ding afleggen van zijn handelen.22 Een model van het proces zoals door
InterPARES is ontwikkeld kan daarbij goede diensten bewijzen als conceptueel
raamwerk. Dat raamwerk zou kunnen helpen bij het opstellen van uitgangspun
ten (selectiebeleid), bij het scherp formuleren van criteria en bij het schrijven
van redeneerregels, dus de toepassing van de criteria. De vraag of effectieve soft
ware ontwikkeld zou kunnen worden die de selecteurs - de experts dus - helpen
bij het nemen van de waarderingsbeslissingen, laat ik onbeantwoord. Zelfs al
slaagde destijds Gilliland-Swetland erin zo'n expert assistant te ontwikkelen voor
elektronische berichten. Haar proefterrein, een universiteit, was te beperkt voor
het trekken van algemeen geldende conclusies. Mijn eigen onderzoek voor PIVOT
bracht onder andere aan het licht dat de wijze van vastleggen van onderzoeks
resultaten onvoldoende precies was voor succesvol toepassen van regels door
software, maar het negatieve resultaat van destijds betekent niet dat het
onmogelijk is. Verder onderzoek naar methoden en technieken van waardering
en selectie is nodig. Expert assistants zouden hele goede diensten kunnen
bewijzen bij het selecteren van digitale bestanden. Een aanzienlijk praktisch nut
van een geformaliseerde heuristische appraisal assistant zou ook kunnen zijn dat
verschillende personen, met verschillende achtergronden de assistant zouden
kunnen gebruiken en dat zichtbaar wordt waar de verschillen in waardering
zitten. Dus ook als blijkt dat appraisal voorlopig nog sterk expertisegebonden is,
kan een door alle betrokkenen gebruikte assistent veel helpen. De verschillen
worden duidelijk traceerbaar. Daarvoor moet dan nog wel een aantal componen
ten worden toegevoegd en uitgesplitst die nu nog te globaal zijn.
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
21 Men zou kunnen menen dat voor selectie volgens PIVOT uitsluitend contextuele gegevens als invoer
fungeren. Dat moge zo zijn voor de waardering (immers de handelingen worden gewaardeerd), voor de
selectie zijn wel degelijk de stukken zelf nodig. PIVOT vernietigt of bewaart immers geen handelingen,
maar archiefbescheiden.
22 Zie ISO-NEN 15489:2001 Norm voor Informatie- en Archiefbeheer.
206
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
207