Figuur 4: Bepaal de haalbaarheid van bewaren, stroomschema (InterPARES)
Bepaal de haalbaarheid van bewaring (A23 Determine Feasibility of Preserving
Authentic Electronic records) Voor digitale archiefbescheiden is het belangrijk vast
te stellen onder welke voorwaarden langetermijn bewaring haalbaar is.
Elektronische bestanden kunnen dermate complex zijn, dat bewaring alleen
mogelijk is door aan kwaliteit (functionaliteit) en dus authenticiteit in te
boeten. Zo is thans een discussie gaande over de houdbaarheid van de digitale
handtekening. Archivarissen menen dat het praktisch onmogelijk en feitelijk
niet nodig is.20 Ook geografische informatiesystemen en grote databases stellen
archiefdiensten voor wellicht onmogelijke opgaven - zowel in technologische als
in financiële zin. Dergelijke bestanden zijn immers dikwijls uitermate complex
en afhankelijk van specifieke software, wat langdurige bewaring in de oorspron
kelijke vorm zeer bemoeilijkt.
Het InterPARES model verdeelt ook dit deelproces onder in drie subprocessen:
(A231) Bepaal de te bewaren elementen waaruit het bestanddeel bestaat; (A232) Stel
vast welke digitale componenten moeten worden bewaard; (A233) Stem de eisen voor
bewaring af met de mogelijkheden. Deze drie subprocessen zijn in het model speci
fiek voor digitale bescheiden. Het eerste subproces bepaalt de karakteristieke
onderdelen van het bestanddeel (tekst, afbeelding, geluid) die samen het
bestanddeel vormen maar in technische zin afzonderlijke bestanden kunnen
zijn. Het subproces onderkent de mogelijkheid dat niet het hele bestanddeel
noodzakelijkerwijs voor langdurige bewaring in aanmerking hoeft te komen;
misschien is een opgenomen geluidsfragment wel niet zo essentieel, of kan van
een digitale kaart één of meer lagen worden vernietigd. Zo sluit het tweede sub
proces (A232) aan op het eerste, door vast te stellen welke bitstreams vernietigd
kunnen worden en welke niet. De achterliggende gedachte is dat een digitaal
bestanddeel in fysieke zin bestaat uit bits en dat in de eerste plaats die bits
bewaard moeten worden. Dat is ook het minst moeilijke deel; veel lastiger is het
om uit de bits weer het bestanddeel te kunnen presenteren op een moment dat
enige gebruiker daarom vraagt. De haalbaarheid van de bewaring wordt dan ook
vooral daardoor beperkt. Het heeft geen zin bits te bewaren die niet zinvol
kunnen worden gepresenteerd. De afweging tussen wat zou moeten (de zinvolle
presentatie) en wat mogelijk is wordt gedaan in het derde subproces (A233).
De kennis die nodig is voor het vaststellen van de haalbaarheid van de bewaring
is zowel archivistisch, technisch als pragmatisch van aard. Archivistisch voor het
vaststellen van de elementen waaruit het bestanddeel bestaat en het onderken
nen van het belang van elk van die elementen voor het behoud van authenticiteit
(of ruimer: kwaliteit). Technisch voor het herkennen welke bitstreams de onder
kende elementen representeren en voor het beoordelen van de moeilijkheids
graad van bewaring. Pragmatisch voor het beoordelen van de gebruikseisen, voor
het taxeren welk verlies in functionaliteit of presentatie acceptabel is.
Bovenstaande redenering is niet uniek voor digitale bestanden. Welbeschouwd
vinden dit soort overwegingen ook plaats bij de selectie van traditionele
archiefbescheiden. Nemen we bijvoorbeeld een grote serie uitvoeringsdossiers
(huursubsidies, patiëntendossiers, bijstandszaken) dan is een gelijksoortige
beoordelingsmethode mogelijk: vaststellen waaruit de serie als geheel en de
dossiers bestaan; bepalen op welke wijze de informatie is opgeslagen; afwegen
van gebruikswensen tegen de beschikbare mogelijkheden en middelen. De uit
eindelijke selectiebeslissing kan dan zijn het nemen van steekproeven, of
vernietiging van bepaalde categorieën documenten, of integrale verfilming.
Neem de selectiebeslissing (A24: Make Appraisal Decision). De resultaten van
de deelprocessen (A22): Beoordeel de waarde en (A23): Bepaal de haalbaarheid
worden uiteindelijk tegen elkaar afgewogen en leiden tot de uiteindelijke selectie
beslissing. Die selectiebeslissing kan dus genuanceerder zijn dan Bewaren of
Vernietigen op termijn; ze geeft ook aan in welke vorm en functionaliteit de
bestanddelen bewaard blijven.
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
USED AT:
Wash ingto
nJune
2ÖD1
AUTHOR: ApTF
PROJECT: InterPARES Project
DATE: Ü5/D5/2G0C
REV: 19/D6/2001
'WORKING
READER
DATE
CONTEXT
PUBLICATION
A2
Appraisal Strategies
Relevant Information
About Electronic Record
List of Record
Elementsto be
Preserved
Valuation Infoimation
Lid of Digital
Components to be
Preserved
Infomiation About Digits
Components to be
Preserved
information about Preservation Capabilities
Feasibility Informath
NODE:
title: Determine Feasibility of Preserving Authentic Electronic
Records
NUMBER:
V.4.0
DRAFT
RECOMMENDED
Determine the
Record Elements
to be Preserved
Identify the
Digital Components
to be Preserved
A232
Reconci le
Preservation Req's.
with Preservation
Capabilities
20 Het Belgische DAVID project heeft zich onder andere hiermee bezig gehouden.
http://www.antwerpen.be/david/
204
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
205