Het model is hiërarchisch opgebouwd. De hiërarchie berust op een analyse van het proces door dit op te delen in deelprocessen en vervolgens in enkelvoudige activiteiten. In de keuze zit iets arbitrairs maar de breed samengestelde groep van internationale onderzoekers kon zich er uitstekend in vinden. Kennelijk repre senteert het model de visie die archivarissen op het proces hebben. Het volledige model, zoals dat op de InterPARES website is te vinden, bestaat uit een tekstuele verklaring en een reeks diagrammen. Tekst en diagrammen beschrijven van de onderscheiden deelprocessen de invoer, de uitvoer, de nood zakelijke middelen en de controls, de besturing. Deze controls bestaan uit authenticity requirements, archival science, legal requirements, social needs en needs of the records creator. Het is niet moeilijk in deze controls de eerdergenoemde kenniselementen te onderscheiden: de documentaire kwaliteitseisen, de archivis- tische methoden en procedures, de wettelijk vastgelegde eisen, de maatschap pelijke behoeften (waartoe ook het cultureel belang gerekend moet worden) en de administratieve behoeften. Figuur 2: Waardering en selectie, stroomschema (InterPARES) Representatie van kennis Alvorens het verband tussen kennis en selectie-activiteiten nader te beschrijven, is het wenselijk in te gaan op de representatie van kennis. In de zin van kennis management en kennistechnologie is kennis vooral pragmatisch, het wordt in een organisatie toegepast om processen goed te laten verlopen. Kennis die wordt toegepast bij waardering selectie is bedoeld om een zo goed mogelijk documentai re erfenis na te laten, maar bewijst zijn werkelijk waarde pas na verloop van tijd. Kennis zit in de eerste plaats in de hoofden van mensen, zowel feitelijke kennis als ervaring en intuitie. Maar kennis kan ook zijn vastgelegd, als handboek, richtlijnen, encyclopedie, intranet pagina's. Een discipline als kennismanage ment probeert onder meer de niet vastgelegde kennis, de zogenaamde tacit knowledge expliciet te maken om zo te voorkomen dat die kennis erodeert of verloren gaat voor de organisatie wanneer de mensen, de experts, die ze bezitten met pensioen gaan, elders gaan werken of overlijden. Dat expliciet maken van kennis was wat Anne Gilliland-Swetland probeerde toen ze een aantal appraisal experts interviewde: identificeren en registreren van kennis die nodig is voor waardering en selectie. Er zijn ook andere methoden om kennis te expliciteren, zoals het bestuderen en analyseren van teksten.11 In de regel moet zelfs die vastgelegde kennis geselecteerd en opnieuw gestructureerd worden om adequaat te kunnen worden toegepast. Wanneer voor de onderbouwing van een beslissing een expert een hele plank boeken moet doorwerken, komt dat de snelheid van het proces niet ten goede. Zeker wanneer kennis in geautomatiseerde, beslis singsondersteunende systemen opgenomen wordt, zijn de eisen aan de vorm bijzonder hoog. In de meest simpele vorm wordt kennis vastgelegd in logische beslissingsregels: als conditie A is, dan beslissing X: als het stoplicht rood is, dan stoppen. Zo zou ook het waarderingsproces gestructureerd kunnen worden: Als (overheids) bescheiden geen waarde meer hebben, dan moeten ze worden vernietigd. Dit is een sterk gestructureerde weergave van wat de Archiefwet 1995 zegt over selectie en vernietiging. (De regel kan eventueel ook herhaald worden na verloop van tijd; hier suggereert het dat op één discreet moment besloten wordt over het lot van documenten, maar dat hoeft niet. Het antwoord op de onderzoeksvraag 'hebben bescheiden nog waarde?' kan zijn: 'ik weet het nog niet'. En die vraag kan bijvoorbeeld na enige jaren herhaald worden.) Aan deze beslissingsregel gaat een andere vooraf, die vaststelt onder welke condities bescheiden waardeloos zijn: Als criterium {a, b, c, geldt, dan houden de bescheiden gedurende n jaar waarde. Waarbij n tussen 0 en oneindig kan liggen. Vanzelfsprekend kan ook hier het resultaat onzekerheid zijn; criteria zijn lang niet altijd voldoende scherp en er blijft ruimte voor persoonlijke interpretatie. NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN USED AT: Washing to n. June 2DD1 AUTHOR: ApTF PROJECT: InterPARES Project DATE:ÖSyQ5J2ÖDC REV: 06;ü2/2öD1 WORKING READER DATE CONTEXT: PUBLICATION AO Infoimation From Electronic Records Appraisal Strategies ^^j^Dispoation Rules Procedures Recommendation to Redo Appraisal Infoimation About Records' Contexts Valuation Infoimation Infoimation About the Technological Context of Records Relevant Information About Electronic Records J Information About Appraised Electronic Records Infoimation about Preservation Capabilities Information About Digital Components to be Presep/ed_ Information About Initial Appraisal Decision NN Initial Appraisal Decision NODE: TITLE: Appraise Electronic Records NUMBER: v.4.0 A2 DRAFT RECOMMENDED Make Appraisa Decision A24 Assess Value of Electronic Records A22 Compile Information About Electronic Records A21 Dete rmine Feasibility of Preserving Authentic Electronic Records A23 198 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE 11 Ook die methode paste Gilliland-Swetland toe; haar dissertatie bevat een uitvoerige literatuuranalyse. 199

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 101