Het model is hiërarchisch opgebouwd. De hiërarchie berust op een analyse van
het proces door dit op te delen in deelprocessen en vervolgens in enkelvoudige
activiteiten. In de keuze zit iets arbitrairs maar de breed samengestelde groep van
internationale onderzoekers kon zich er uitstekend in vinden. Kennelijk repre
senteert het model de visie die archivarissen op het proces hebben.
Het volledige model, zoals dat op de InterPARES website is te vinden, bestaat uit
een tekstuele verklaring en een reeks diagrammen. Tekst en diagrammen
beschrijven van de onderscheiden deelprocessen de invoer, de uitvoer, de nood
zakelijke middelen en de controls, de besturing. Deze controls bestaan uit
authenticity requirements, archival science, legal requirements, social needs en needs
of the records creator. Het is niet moeilijk in deze controls de eerdergenoemde
kenniselementen te onderscheiden: de documentaire kwaliteitseisen, de archivis-
tische methoden en procedures, de wettelijk vastgelegde eisen, de maatschap
pelijke behoeften (waartoe ook het cultureel belang gerekend moet worden) en
de administratieve behoeften.
Figuur 2: Waardering en selectie, stroomschema (InterPARES)
Representatie van kennis
Alvorens het verband tussen kennis en selectie-activiteiten nader te beschrijven,
is het wenselijk in te gaan op de representatie van kennis. In de zin van kennis
management en kennistechnologie is kennis vooral pragmatisch, het wordt in
een organisatie toegepast om processen goed te laten verlopen. Kennis die wordt
toegepast bij waardering selectie is bedoeld om een zo goed mogelijk documentai
re erfenis na te laten, maar bewijst zijn werkelijk waarde pas na verloop van tijd.
Kennis zit in de eerste plaats in de hoofden van mensen, zowel feitelijke kennis
als ervaring en intuitie. Maar kennis kan ook zijn vastgelegd, als handboek,
richtlijnen, encyclopedie, intranet pagina's. Een discipline als kennismanage
ment probeert onder meer de niet vastgelegde kennis, de zogenaamde tacit
knowledge expliciet te maken om zo te voorkomen dat die kennis erodeert of
verloren gaat voor de organisatie wanneer de mensen, de experts, die ze bezitten
met pensioen gaan, elders gaan werken of overlijden. Dat expliciet maken van
kennis was wat Anne Gilliland-Swetland probeerde toen ze een aantal appraisal
experts interviewde: identificeren en registreren van kennis die nodig is voor
waardering en selectie. Er zijn ook andere methoden om kennis te expliciteren,
zoals het bestuderen en analyseren van teksten.11 In de regel moet zelfs die
vastgelegde kennis geselecteerd en opnieuw gestructureerd worden om adequaat
te kunnen worden toegepast. Wanneer voor de onderbouwing van een beslissing
een expert een hele plank boeken moet doorwerken, komt dat de snelheid van
het proces niet ten goede. Zeker wanneer kennis in geautomatiseerde, beslis
singsondersteunende systemen opgenomen wordt, zijn de eisen aan de vorm
bijzonder hoog.
In de meest simpele vorm wordt kennis vastgelegd in logische beslissingsregels:
als conditie A is, dan beslissing X: als het stoplicht rood is, dan stoppen. Zo zou
ook het waarderingsproces gestructureerd kunnen worden:
Als (overheids) bescheiden geen waarde meer hebben, dan moeten ze
worden vernietigd.
Dit is een sterk gestructureerde weergave van wat de Archiefwet 1995 zegt over
selectie en vernietiging. (De regel kan eventueel ook herhaald worden na verloop
van tijd; hier suggereert het dat op één discreet moment besloten wordt over het
lot van documenten, maar dat hoeft niet. Het antwoord op de onderzoeksvraag
'hebben bescheiden nog waarde?' kan zijn: 'ik weet het nog niet'. En die vraag
kan bijvoorbeeld na enige jaren herhaald worden.)
Aan deze beslissingsregel gaat een andere vooraf, die vaststelt onder welke
condities bescheiden waardeloos zijn:
Als criterium {a, b, c, geldt, dan houden de bescheiden gedurende
n jaar waarde.
Waarbij n tussen 0 en oneindig kan liggen. Vanzelfsprekend kan ook hier het
resultaat onzekerheid zijn; criteria zijn lang niet altijd voldoende scherp en er
blijft ruimte voor persoonlijke interpretatie.
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
USED AT:
Washing to
n. June
2DD1
AUTHOR: ApTF
PROJECT: InterPARES Project
DATE:ÖSyQ5J2ÖDC
REV: 06;ü2/2öD1
WORKING
READER
DATE
CONTEXT:
PUBLICATION
AO
Infoimation From Electronic
Records
Appraisal
Strategies
^^j^Dispoation Rules
Procedures
Recommendation to
Redo Appraisal
Infoimation About
Records' Contexts
Valuation
Infoimation
Infoimation About the
Technological Context of
Records
Relevant Information About
Electronic Records J
Information About
Appraised Electronic
Records
Infoimation about Preservation
Capabilities
Information About Digital
Components to be Presep/ed_
Information About
Initial Appraisal
Decision
NN
Initial Appraisal
Decision
NODE:
TITLE:
Appraise Electronic Records
NUMBER:
v.4.0
A2
DRAFT
RECOMMENDED
Make
Appraisa
Decision
A24
Assess
Value of
Electronic
Records
A22
Compile
Information
About
Electronic
Records
A21
Dete rmine
Feasibility of
Preserving
Authentic
Electronic
Records
A23
198
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
11 Ook die methode paste Gilliland-Swetland toe; haar dissertatie bevat een uitvoerige literatuuranalyse.
199