te beschrijven.7 Ze verdeelden appraisal in drie modules, die elk vanuit een
verschillende invalshoek bijdragen aan de uiteindelijke beslissing:
(1) de waarde van de informatie in de bestanddelen; (2) de kosten van bewaring
en (3) implicaties van de waardering. Elk van deze modules bestaat weer uit een
aantal sub-modules waaraan waarde en gewicht kan worden toegekend om
uiteindelijk tot een waarderingsbeslissing te komen. Het belang van Boles' en
Marks Young's black box benadering zit in het feit dat de elementen die een rol
spelen bij selectie expliciet gemaakt zijn, zowel de inhoudelijke als de economi
sche en pragmatische. Naderhand heeft Boles zijn opvattingen verder uitgewerkt,
in het bijzonder ten aanzien van de relatie tussen het doel van selectie en de
waardering zelf.8
Zeker in hun oorspronkelijke werk kijken Boles en Marks meer naar het proces
van waardering en selectie, dan naar de criteria. Ze onderkennen de inhoudelijke
waardering weliswaar als een afzonderlijke module, maar gaan niet in op de
argumenten voor bewaren of vernietigen. Bepaald nieuw is de weging die ze
toekennen aan de kosten van bewaring: ze wegen die kosten af tegen het belang
van de documenten. Hierbij moet in het oog gehouden worden dat ze schrijven
over de selectie van administratief-universitaire archiefbescheiden.
Het argument van bewaarkosten bij het maken van de selectiebeslissing komt
recentelijk weer terug in de discussie over selectie van digitale archiefbescheiden.
In de nabije toekomst zouden bepaalde digitale bestanden technologisch dermate
complex van samenstelling kunnen zijn, dat het praktisch onmogelijk is ze in de
oorspronkelijke functionaliteit te bewaren. Dit was één van de onderzoeksvragen
waarover het InterPARES project zich de afgelopen jaren heeft gebogen.
InterPARES: het proces van waardering en selectie proces
Tussen 1999 en begin 2002 voerde een breed, internationaal en multidisciplinair
team van onderzoekers en praktijkmensen het InterPARES (1) project uit.9
Het doel van het project was de voorwaarden en eisen te formuleren voor de
langetermijnbewaring van authentieke digitale archiefbestanden (cultureel
doel). Projectleiding en -administratie lagen bij de University of British
Columbia in Vancouver; projectleider was professor Luciana Duranti. De project
organisatie bestond uit een aantal taskforces, die zich met specifieke deelproble
men bezig hielden: authenticiteit, terminologie, preservering, selectie en beleid.
De Preservation taskforce en de Appraisal taskforce stelden onder andere modellen
van beide centrale archiefbeheerfuncties samen. Met behulp van deze modellen
kunnen kritische activiteiten, risico's en oplossingen worden geïdentificeerd;
onder meer kwam ook in dit onderzoek het hierboven genoemde kostenaspect
naar voren. Er zijn gevallen denkbaar waarin het financieel onmogelijk is aan
de theoretische eisen te voldoen; en dat zou ook de selectiebeslissing kunnen
beïnvloeden.
In het hierna volgende maak ik vooral gebruik van het model van de Appraisal
Taskforce. Aan de hand van dat model analyseer ik het soort kennis dat in elk
van de onderscheiden subprocessen en activiteiten wordt gebruikt.
Figuur 1Waardering en Selectie Functie, hiërarchische weergave (InterPARES)
Het InterPARES model (zie figuur 1 voor een grafische, hiërarchische weergave)
verdeelt het proces van waarderen en selectie (selection function) in vier deel
processen: (Al) Manage Selection(A2) Appraise Electronic Records; (A3) Monitor
Appraisal Electronic Records en (A4) Carry Out Disposition of Electronic Records.
Twee van deze functies (Al en A3) zijn besturingsfuncties; beide andere
uitvoeringsprocessen (zie daarvoor verder de stroomschema's). Onder appraisal
verstaan we het waarderen, het beoordelen van de waarde die de documenten
hebben en die langdurige bewaring of uiteindelijke vernietiging rechtvaardigen.
Disposition is de feitelijke uitvoering: hetzij vernietigen, hetzij overbrengen naar
een archiefbewaarplaats.
Het model werkt vooral het proces appraisal (A2) in detail uit.10 Het onderkent
vier deelprocessen: (A21) verzamel informatie over de te waarderen archief
bestanddelen (hoofdzakelijk context-onderzoek); (A22) beoordeel de potentiële
onderzoekswaarde van de bestanddelen; (A2.3) bepaal de haalbaarheid van
de bewaring (zowel in technologische als in financiële zin); (A2.4) maak de
selectiebeslissing.
De processen (A22) beoordeel de waarde en (A.2.3) bepaal de haalbaarheid zijn
in het model verder gedetailleerd. Ik kom daar later op terug.
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
7 Frank Boles and Julia Marks Young, 'Exploring the Black Box. The Appraisal of University Administrative
Records,' the American Archivist 48:2 (1985), pp.121-140. Boles werkte de ideeën verder uit in: Frank Boles
in association with Julia Marks Young, Archival Appraisal (London, 1991).
8 Frank Boles, 'Mix Two Parts Interest to One Part Information and Appraise Until Done. Understanding
Contemporary Record Selection Processes,' the American Archivist 50 (1987).
196
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
FTepare
Prepare
Records
Assess Cortinuing
Identify the
Digital ■CafTjxinenls
Preseriratinn Req's.
9 www.InterPARES.org. Voor Nederland namen aan het project deel Hans Hofman (Nationaal Archief),
Agnes Jonker en Peter Horsman (Archiefschool). In 2002 startte InterPARES 2, waaraan in tegenstelling
tot de Archiefschool het Nationaal Archief (in de persoon van Hans Hofman) nog steeds deelneemt.
10 Hoewel het model consequent spreekt van electronic records - digitale archiefbescheiden - heeft het wel
degelijk ook een algemene waarde; ik schrap dan ook in het vervolg het adjectief elektronisch of digitaal.
197