te beschrijven.7 Ze verdeelden appraisal in drie modules, die elk vanuit een verschillende invalshoek bijdragen aan de uiteindelijke beslissing: (1) de waarde van de informatie in de bestanddelen; (2) de kosten van bewaring en (3) implicaties van de waardering. Elk van deze modules bestaat weer uit een aantal sub-modules waaraan waarde en gewicht kan worden toegekend om uiteindelijk tot een waarderingsbeslissing te komen. Het belang van Boles' en Marks Young's black box benadering zit in het feit dat de elementen die een rol spelen bij selectie expliciet gemaakt zijn, zowel de inhoudelijke als de economi sche en pragmatische. Naderhand heeft Boles zijn opvattingen verder uitgewerkt, in het bijzonder ten aanzien van de relatie tussen het doel van selectie en de waardering zelf.8 Zeker in hun oorspronkelijke werk kijken Boles en Marks meer naar het proces van waardering en selectie, dan naar de criteria. Ze onderkennen de inhoudelijke waardering weliswaar als een afzonderlijke module, maar gaan niet in op de argumenten voor bewaren of vernietigen. Bepaald nieuw is de weging die ze toekennen aan de kosten van bewaring: ze wegen die kosten af tegen het belang van de documenten. Hierbij moet in het oog gehouden worden dat ze schrijven over de selectie van administratief-universitaire archiefbescheiden. Het argument van bewaarkosten bij het maken van de selectiebeslissing komt recentelijk weer terug in de discussie over selectie van digitale archiefbescheiden. In de nabije toekomst zouden bepaalde digitale bestanden technologisch dermate complex van samenstelling kunnen zijn, dat het praktisch onmogelijk is ze in de oorspronkelijke functionaliteit te bewaren. Dit was één van de onderzoeksvragen waarover het InterPARES project zich de afgelopen jaren heeft gebogen. InterPARES: het proces van waardering en selectie proces Tussen 1999 en begin 2002 voerde een breed, internationaal en multidisciplinair team van onderzoekers en praktijkmensen het InterPARES (1) project uit.9 Het doel van het project was de voorwaarden en eisen te formuleren voor de langetermijnbewaring van authentieke digitale archiefbestanden (cultureel doel). Projectleiding en -administratie lagen bij de University of British Columbia in Vancouver; projectleider was professor Luciana Duranti. De project organisatie bestond uit een aantal taskforces, die zich met specifieke deelproble men bezig hielden: authenticiteit, terminologie, preservering, selectie en beleid. De Preservation taskforce en de Appraisal taskforce stelden onder andere modellen van beide centrale archiefbeheerfuncties samen. Met behulp van deze modellen kunnen kritische activiteiten, risico's en oplossingen worden geïdentificeerd; onder meer kwam ook in dit onderzoek het hierboven genoemde kostenaspect naar voren. Er zijn gevallen denkbaar waarin het financieel onmogelijk is aan de theoretische eisen te voldoen; en dat zou ook de selectiebeslissing kunnen beïnvloeden. In het hierna volgende maak ik vooral gebruik van het model van de Appraisal Taskforce. Aan de hand van dat model analyseer ik het soort kennis dat in elk van de onderscheiden subprocessen en activiteiten wordt gebruikt. Figuur 1Waardering en Selectie Functie, hiërarchische weergave (InterPARES) Het InterPARES model (zie figuur 1 voor een grafische, hiërarchische weergave) verdeelt het proces van waarderen en selectie (selection function) in vier deel processen: (Al) Manage Selection(A2) Appraise Electronic Records; (A3) Monitor Appraisal Electronic Records en (A4) Carry Out Disposition of Electronic Records. Twee van deze functies (Al en A3) zijn besturingsfuncties; beide andere uitvoeringsprocessen (zie daarvoor verder de stroomschema's). Onder appraisal verstaan we het waarderen, het beoordelen van de waarde die de documenten hebben en die langdurige bewaring of uiteindelijke vernietiging rechtvaardigen. Disposition is de feitelijke uitvoering: hetzij vernietigen, hetzij overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Het model werkt vooral het proces appraisal (A2) in detail uit.10 Het onderkent vier deelprocessen: (A21) verzamel informatie over de te waarderen archief bestanddelen (hoofdzakelijk context-onderzoek); (A22) beoordeel de potentiële onderzoekswaarde van de bestanddelen; (A2.3) bepaal de haalbaarheid van de bewaring (zowel in technologische als in financiële zin); (A2.4) maak de selectiebeslissing. De processen (A22) beoordeel de waarde en (A.2.3) bepaal de haalbaarheid zijn in het model verder gedetailleerd. Ik kom daar later op terug. NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN 7 Frank Boles and Julia Marks Young, 'Exploring the Black Box. The Appraisal of University Administrative Records,' the American Archivist 48:2 (1985), pp.121-140. Boles werkte de ideeën verder uit in: Frank Boles in association with Julia Marks Young, Archival Appraisal (London, 1991). 8 Frank Boles, 'Mix Two Parts Interest to One Part Information and Appraise Until Done. Understanding Contemporary Record Selection Processes,' the American Archivist 50 (1987). 196 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE FTepare Prepare Records Assess Cortinuing Identify the Digital ■CafTjxinenls Preseriratinn Req's. 9 www.InterPARES.org. Voor Nederland namen aan het project deel Hans Hofman (Nationaal Archief), Agnes Jonker en Peter Horsman (Archiefschool). In 2002 startte InterPARES 2, waaraan in tegenstelling tot de Archiefschool het Nationaal Archief (in de persoon van Hans Hofman) nog steeds deelneemt. 10 Hoewel het model consequent spreekt van electronic records - digitale archiefbescheiden - heeft het wel degelijk ook een algemene waarde; ik schrap dan ook in het vervolg het adjectief elektronisch of digitaal. 197

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 100