beschikken of idealiter zouden moeten beschikken in relatie tot het soort
informatie waarnaar men zoekt. In dit artikel wil ik enkele van de resultaten
bespreken uit het onderzoek naar competenties van archiefbezoekers in het
Gemeentearchief te Amsterdam.4
Opzet van het onderzoek
Voor ieder onderzoek geldt dat het stellen van de juiste vragen cruciaal is voor
het verkrijgen van de gegevens waarnaar men op zoek is. In ons onderzoek
stonden de competenties van gebruikers van archieven centraal, ofwel wat
bezoekers moeten kunnen en kennen om met een geslaagd resultaat archieven
en collecties te bevragen. Het doel van het onderzoek was om deze competenties
boven water te krijgen, en daarnaast om deze competenties te koppelen aan het
soort informatie waarnaar de bezoeker op zoek is, aan zoekstrategieën, geraad
pleegde bronnen en achtergrondgegevens van de respondenten, en tenslotte, om
bezoekersprofielen op te stellen.
De interesse voor bezoekersprofielen was gewekt door de typologie van de
archiefgebruiker die het Nationaal Archief te Den Haag in de ambitieuze beleids-
verkenning 2002-2005 heeft geformuleerd.5 Deze bestaat uit vier profielen:
geïnteresseerden in persoonlijke geschiedenis, professionele onderzoekers, jeugd
en grasduiners/ algemeen geïnteresseerden in geschiedenis. Wij vroegen ons af
of een dergelijke indeling naar typen bezoekers zinvol is wanneer archiefdiensten
proberen gedifferentieerde zoekmechanismen aan te bieden aan bezoekers die
over verschillende competenties beschikken. Met deze 'sociologische' typering
van archiefbezoekers in ons achterhoofd wilden wij kijken of het mogelijk is om,
aan de hand van gerichte vragen met betrekking tot zoekstrategieën en com
petenties, te komen tot relevante zoekprofielen van de archiefbezoeker.
Om de benodigde gegevens te verzamelen werden twee wegen bewandeld: onder
de bezoekers werd een schriftelijke vragenlijst uitgezet en met vijf studiezaalme
dewerkers van het Gemeentearchief werden interviews gehouden. Van de ca. 330
aan bezoekers uitgereikte vragenlijsten kwamen 202 ingevulde en bruikbare
lijsten retour in zeven enquêtedagen.6 Bezoekers werd bij binnenkomst gevraagd
of zij wilden deelnemen aan het onderzoek en kregen vervolgens de vragenlijst
aangereikt. De meeste respondenten retourneerden de vragenlijst op een later
tijdstip van de dag of stuurden de vragenlijst per post terug. Omdat werd
gestreefd naar een absoluut aantal ingevulde vragenlijsten (streefgetal: tussen
150 en 250), is geen exact weigeringspercentage bekend. Het gemiddeld aantal
dagelijkse bezoekers in het Gemeentearchief te Amsterdam biedt geen aan
knopingspunt: veel bezoekers zijn herhaalbezoekers die uiteraard maar éénmaal
aan het onderzoek konden meedoen. De relatief weinig bezoekers die weigerden
mee te doen gaven als reden geen zin en/of geen tijd op. De studiezaalmedewer
kers kregen aan de hand van een checklist mondeling vragen voorgelegd.
Een zekere vertekening van de resultaten moet men hierbij voor lief nemen.
Zowel bezoekers als studiezaalmedewerkers geven ieder vanuit hun eigen achter
grond gekleurde antwoorden. Bezoekers zullen bijvoorbeeld niet altijd een eerlijke
visie op de eigen kennis en vaardigheden geven, terwijl studiezaalmedewerkers
vooral spreken vanuit hun ervaring met aandacht vragende bezoekers.
Het begrip competenties is in het onderzoek niet nauwkeurig afgebakend.
In de breedst mogelijke zin kan men het als volgt definiëren: "het geheel van
waarneembare kenmerken op het vlak van kennis, vaardigheden, kwaliteiten,
attitudes, visie, gedrag en ervaringen van een persoon of van een groep perso
nen." Het was echter niet de bedoeling om een alomvattend psychologisch
profiel van de archetypische archiefbezoeker op te stellen, in het onderzoek ging
het erom de specifieke competenties te benoemen die volgens bezoekers en
studiezaalmedewerkers nodig zijn om de door een bezoeker gezochte informatie
in de archieven en collecties van het Gemeentearchief van Amsterdam te vinden.
Er is niet gevraagd naar algemene competenties. Het beschikken over goede com
municatieve vaardigheden zal een bezoeker bij zijn zoektocht naar informatie
beslist helpen in zijn contact met een studiezaalmedewerker, maar een dergelijke
competentie heeft een archiefbezoeker -bij wijze van spreken- ook nodig om een
kledingstuk in de gewenste maat aan te schaffen. In de praktijk betekent dit dat
we op zoek zijn gegaan naar specifieke vaardigheden en (achtergrond)kennis,
en niet naar zaken als houding, visie of gedrag.
Voorbereiding op het bezoek en hulpmiddelen bij het zoeken
Hoe bereiden de bezoekers van het Gemeentearchief zich voor en hoe gaan zij te
werk als zij informatie zoeken? Gevraagd naar de voorbereiding van hun bezoek
aan het Gemeentearchief blijken de meeste respondenten zich, onder andere, in
het onderwerp in te lezen (39%). Regelmatig overleggen ze met collega-onderzoe
kers en raadplegen ze van te voren de website van het Gemeentearchief (respec
tievelijk 21% en 18,5%). Dertien procent van de respondenten bereidt zich niet
voor alvorens naar het archief te komen en aan deze mensen is vervolgens
gevraagd hoe zij dan aan de slag gaan. Ruim de helft van hen stort zich op de stu
diezaalmedewerker, de andere helft raadpleegt ter plekke papieren of digitale
gidsen en kaartenbakken. Een enkeling bespreekt zijn zoekvraag met andere
bezoekers.
Op de vraag hoe bezoekers zich zouden moeten voorbereiden op hun bezoek aan
het Gemeentearchief, gaven studiezaalmedewerkers als eerste antwoord dat
bezoekers niets moeten, en vervolgens dat voorbereiding voor veel onderzoeken
niet nodig is (o.a. voor stamboomonderzoek). Indien voorbereiding wel nodig is,
verschilt dat per onderzoek. Bij nader inzien zou het volgens hen wel wenselijk
zijn als bezoekers:
potlood en papier meenemen
gegevens die men thuis al heeft over het onderzoek meenemen
beter nadenken over de vraagstelling en over wat ze precies willen vinden;
voor sommige bezoekers zou het goed zijn als ze hun vraagstelling van
tevoren opschreven
de website van het Gemeentearchief Amsterdam van tevoren bekijken
(daar is het antwoord op de vraag van de bezoeker soms al te vinden)
ONDERZOEKERS IN DE STUDIEZAAL
4 Dit onderzoek heb ik samen met Marthe G. Tholen in de zomer van 2003 uitgevoerd in het kader van het
doctoraalcollege Archiefbenutting voor de studie Archiefwetenschappen aan de Universiteit van
Amsterdam.
5 Beleidsverkenning Nationaal Archief 2002-2005geschiedenis binnen handbereik, Den Haag 2002, te vinden
op www.nationaalarchief.nl.
6 De enquête werd als volgt gespreid: twee aaneensluitende dagen in april, drie in mei en twee in juni. Om
ook een goede spreiding binnen de weekdagen te verkrijgen is gekozen voor eenmaal enquêteren op
maandag, vrijdag en zaterdag en tweemaal op dinsdag en woensdag.
106
HERMAN BONGENAAR KENNIS EN KUNNIS
107
