kostuumontwerp gekoppeld wordt aan het kostuum wanneer die beide in de
collectie aanwezig zijn. Stappen we bijvoorbeeld naar een andere productie
beschrijving, Andromache van Toneelgroep Amsterdam, dan zien we dat er ver
schillende materialen aan gekoppeld zijn: een affiche, een boek, een video, een
tekst, kostuumontwerpen, kostuums en een maquette. Op dit moment zijn we
druk bezig met het verder beschrijven en koppelen van materialen, dus daar
zullen binnenkort ook nog bijvoorbeeld de spelfoto's aan gekoppeld worden.
Wanneer binnenkort beschrijvingen van de ongeveer 20.000 prenten, tekenin
gen, kostuum- en decorontwerpen toegevoegd worden aan de catalogus, dan
valt er weer heel wat te koppelen.
Om die koppelingen goed te kunnen laten werken zijn strikte regels nodig bij de
invoer. Zo worden namen van personen, producenten, instellingen en zalen goed
gemonitored via zogenaamde validatiebestanden. Elke ingevoerde term wordt
gecontroleerd door het systeem, en 'geforceerde'nieuwe) termen worden door
andere medewerkers dan de invoerder nog eens extra gecheckt. Zo voorkom je
problemen met naamvarianten of foutief gespelde namen. Als je doorklikt op
Tsjechov, wil je immers ook de boeken van Chekov of andere naamsvarianten
terugvinden.
Zo is dus geprobeerd de gescheiden kaartenbakken in één systeem te integreren,
waardoor je zowel in de materialen of producties kunt zoeken wanneer je precies
weet wat je wilt hebben, maar ook een integrale zoekopdracht kunt uitvoeren.
Door technische vernieuwingen moeten de zoek- en presentatiemogelijkheden
op korte termijn nog uitgebreider en klantvriendelijker worden. Alle materialen
die recentelijk op projectbasis zijn ingevoerd, worden ook zo veel mogelijk gekop
peld, om de gebruiker als het ware op een spoor te zetten dat hem dwars door
catalogus heenleidt.11
Afbeeldingen
Maar met alleen een catalogus, hoe gebruiksvriendelijk en hoe open ('doorklik-
baar') die ook is, heb je nog geen multi-mediale theaterencyclopedie. Daarvoor is
meer inhoud nodig, zowel illustraties als toelichtende teksten. Een lijst voorstel
lingen is op zich al wel een naslagwerk, maar wanneer je er plaatjes aan toevoegt
wordt het een stuk interessanter. Vandaar dat in de afgelopen jaren hard gewerkt
is aan het fotograferen van objecten en het digitaliseren van afbeeldingen, geluid
en video. Een groot deel van deze projecten was er in eerste instantie op gericht
om de materialen voor verval te behoeden. Zo moesten de affiches zowel uit
conserveringsoogpunt als uit ruimtegebrek anders worden geborgen. De affiche
collectie werd vaak geraadpleegd voor het gebruik in tentoonstellingen en
publicaties. Omdat we geen afbeeldingen hadden van de affiches moesten de
klanten de originelen bekijken. Toen het gebruik steeds meer toenam, is besloten
de affiches te digitaliseren en vervolgens goed op te slaan. De afbeeldingen zijn
gekoppeld aan de affichebeschrijvingen in de database. Hetzelfde gebeurde enige
tijd later met de kostuums, de schilderijen, de recensies (vanaf 1998), de Neder
landse losbladige bladmuziek (ook op microfilm gezet, evenals de brieven-
collectie) en recent een groot deel van de prenten- en tekeningencollectie. Ook
is een deel van de meest bedreigde video's gedigitaliseerd, de rest zal in 2004
volgen. Op de rol staan de maquettes en (delen van) de fotocollectie. Al deze
projecten kwamen tot stand dankzij de steun van fondsen als de Mondriaan-
stichting, Metamorfoze, Het Geheugen van Nederland en diverse particuliere
fondsen. Voor 2003 en 2004 is er een aanzienlijke extra bijdrage van het
Ministerie van OC&W beschikbaar gesteld voor activiteiten op het gebied van
digitalisering en ontsluiting van de collectie.
Als het aan ons lag, zouden al die afbeeldingen direct ook via internet te zien
zijn. Maar ook wij zijn gebonden aan de Auteurswet. Wij zijn druk bezig personen
en organisaties om toestemming te vragen om hun afbeeldingen via het web te
mogen 'publiceren'. Dat deel waar geen rechten meer op rusten, zal zo spoedig
mogelijk worden gepubliceerd. Als u dit leest zal een deel van de afbeeldingen
waarschijnlijk al wel beschikbaar zijn.
Technisch is het ook mogelijk om video en geluid toe te voegen. Hopelijk zullen
in 2004 ook de eerste fragmenten via de database beschikbaar komen.
DE ERFGOEDINSTELLING EN HAAR PUBLIEK
11 De beslissing of iets wel of niet gekoppeld kan worden, gaat verder dan alleen vergelijking van een produ
cent en/of naam. Hiervoor is kennis van zaken nodig om te beslissen of de koppeling wel juist is.
78
PAUL POST VAN KAARTENBAK TOT MULTIMEDIALE ENCYCLOPEDIE OP INTERNET
Theater Instituut Nederland
Aflicht bes, chrijvinij
79
