vaststaand gegeven, maar kan veranderen zodra een stuk als input voor een
proces gebruikt wordt. Door de vernietigingsdatum bij ieder archiefstuk afzon
derlijk aan te geven, is het mogelijk om losse archiefstukken 'gelijktijdig' te
selecteren en vernietigen. Vooral in een digitale omgeving is dit van belang.74
Afhankelijk van de eisen die een bedrijfsproces stelt aan de input van archief
stukken (heeft het proces genoeg aan de output van één transactie, of is de out
put van verschillende transacties vereist), kunnen de archiefstukken 'gebundeld'
worden op het niveau van het bedrijfsproces of de activiteit (dossiers) of de
transactie (series). Deze eisen maken ook weer deel uit van de archiveringseisen
die bij de beschrijving van een archiefstuk gegeven moeten worden. In het boven
staande model maakt dit deel uit van de ordening in de documentaire context.
Door middel van het vastleggen van de (fysieke) omvang van een archiefstuk,
kan bepaald worden of het bij gebruik compleet is. Toegang en locatie zijn in
eerste instantie alleen van belang voor de logistiek: waar is het stuk en wie
mag het gebruiken of inzien?
Bij een toepassing in een elektronische omgeving zal invoering van een der
gelijke functionele methodiek inhouden dat de digitale documenten toegankelijk
gemaakt worden met behulp van een database die in ieder geval de hierboven
beschreven gegevens bevat. In een analoge situatie ligt het iets gecompliceerder.
De fysieke volgorde kan waarschijnlijk grotendeels bepaald worden aan de hand
van de logische orde. Een belangrijk onderdeel van het beschrijven van de logi
sche structuur is het vaststellen van de archiveringseisen, om te bepalen uit
welke documenten een dossier moet bestaan om bruikbaar te zijn voor de be
drijfsvoering. Dit bepaalt dus ook de fysieke ordening van 'losse' archiefstukken.
Momenteel is het fysieke dynamische archief meestal geordend aan de hand
van de Basis Archiefcode. De dossiers worden aan de hand van de toegekende
classificatiecode op de juiste plek in het archief geplaatst. Op basis van de archi
veringseisen uit mijn model kan besloten worden het fysieke archief te ordenen
op basis van de bedrijfsprocessen. Daartoe moeten de processen uiteraard een
duidig beschreven worden, waarna deze zouden kunnen worden geordend op
basis van de handelingen uit het RIO en BSD. Hierbij kan de volgorde van het
RIO en BSD aangehouden worden, maar dat is niet strikt noodzakelijk.
Ten slotte
In het voorgaande heb ik een model gepresenteerd waaruit de logische ordening
van archiefstukken blijkt, inclusief handelingen en werkprocessen. Het uitgangs
punt van het model is dat iedere handeling wordt uitgevoerd in één of meer
werkprocessen en dat ieder archiefstuk de output is van één werkproces en de
input kan zijn van één of meer werkprocessen. Hierbij geldt dat werkprocessen
en archiefstukken op verschillende aggregatieniveaus beschreven en aan elkaar
gerelateerd kunnen worden. In het model heb ik werkprocessen onderverdeeld in
activiteiten en transacties, maar hier zijn nog verdere onderverdelingen mogelijk.
De aggregatieniveaus van de archiefstukken heb ik niet verder gemodelleerd,
maar hier vallen de series en dossiers onder. Op welke manier archiefstukken
178
'gebundeld' worden, in bijvoorbeeld dossiers of series, hangt af van de archi
veringseisen die de werkprocessen aan het archief stellen.
Het model is een generiek model, in die zin dat het niet specifiek voor een
digitale of analoge omgeving ontwikkeld is en in beide omgevingen toepasbaar is.
Praktisch gezien zal het in een digitale omgeving echter eenvoudiger zijn om te
voldoen aan de archiveringseisen die ieder werkproces stelt. Een digitaal docu
ment kan eenvoudiger in meerdere dossiers en/of series tegelijk opgenomen
worden dan een analoog, fysiek document.
Voor wat betreft de toepassing in verschillende soorten archieven is het geen
generiek model. Het is specifiek ontwikkeld voor een toepassing van de Methode
van Institutioneel Onderzoek in de dynamische archieffase. Dat wil zeggen dat
het in eerste instantie ook alleen geldig is voor de archieven die op het werkter
rein van PIVOT liggen, dat wil zeggen moderne archieven van de rijksoverheid.
Of het model ook toepasbaar is bij lagere overheden en niet-overheidsorganisa-
ties zou nog verder bekeken moeten worden. Op het eerste gezicht lijkt dit
overigens wel mogelijk.
Aanbevelingen
De kritiek die in de loop der tijd op PIVOT en de Methode van Institutioneel
Onderzoek is geuit, is vooral gericht op de abstractie van de beschreven handelin
gen en de discrepantie die tussen handelingen en bedrijfsprocessen kan bestaan.
PIVOT heeft in diverse publicaties wel aangegeven dat de bedrijfsprocessen in
een organisatie moeten worden beschreven en gerelateerd moeten worden aan de
beschreven handelingen, maar nergens uitgewerkt hoe dat zou moeten. Ik heb
geprobeerd aan de kritiek tegemoet te komen door aan de hand van de DIRKS-
methode te beschrijven op welke manier de bedrijfsprocessen in een organisatie
beschreven en gerelateerd kunnen worden aan de handelingen uit de RIO's en
BSD's. Het zou heel goed zijn wanneer PIVOT (of zijn eventuele opvolger) zou
besluiten om een equivalent van de DIRKS-methode op te stellen en te publi
ceren. Dit zou kunnen fungeren als een praktische handleiding voor organisaties
die de Methode van Institutioneel Onderzoek in hun dynamisch archief willen
implementeren.
Een ander punt van kritiek dat geopperd is, is dat lang niet alle handelingen
die een organisatie verricht gebaseerd zijn op wet- en regelgeving. Deze kritiek is
een direct gevolg van voortschrijdend inzicht bij de leden van PIVOT. In verschil
lende publicaties worden van elkaar afwijkende definities gebruikt voor centrale
begrippen als handeling of beleidsterrein. Dit zorgt bij gebruikers die zich baseren
op verschillende publicaties voor verwarring, omdat nergens aangegeven wordt
waarom een definitie is gewijzigd. PIVOT zou er dan ook goed aan doen een
'definitieve' woordenlijst te publiceren met de uiteindelijke definities. Hier zou
ook nog een soort 'ontstaansgeschiedenis' aan toegevoegd kunnen worden,
waarin de evolutie van verschillende definities besproken wordt.
179
FUNCTIONELE ONTSLUITING
74 D. Bearman, Item Level Control and Electronic Recordkeeping. (Draft August 29 1996)
http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/item-lvl.html.
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK