Archieven en hun ontsluitingsmogelijkheden
De mogelijkheden en de beperkingen van archieven
We hebben het advies van Jimerson opgevolgd en in ons onderzoek naar de toe
gankelijkheid van archieven eerst gekeken naar de gebruikers. Vanuit dat
gezichtspunt bezien is toegankelijkheid niet een absolute kwaliteit gebleken van
het betrokken archief: toegankelijkheid is altijd toegankelijkheid voor specifieke
modelgebruikers, die specifieke vragen stellen en vooral specifieke onderzoeks-
competenties hebben. Maar behalve van de gebruikers is toegankelijkheid ook
afhankelijk van de aard van archieven in het algemeen en de eigenaardigheden
van het te raadplegen archief in het bijzonder. Dat bepaalt welke informatie
archivarissen in hun toegangenapparaat geacht mogen worden te leveren en
welke informatie zij kunnen leveren.
De mogelijkheden tot de ontsluiting van historische informatie
In het algemeen gesproken hebben burgers op het punt van de informatievoorzie
ning steeds hogere verwachtingen van overheden en andere professionele infor
matieverschaffers. De gevraagde informatie moet niet alleen relevant,
betrouwbaar en volledig zijn, maar ook binnen korte tijd worden verschaft. In
het licht van de huidige rol van de overheid en van de ontwikkelingen in de ICT
zijn die verwachtingen begrijpelijk.
Ook op de studiezaal van de archiefdienst is de bezoeker die de archivaris om
de snelle verstrekking van hapklare brokken informatie vraagt inmiddels een
bekende verschijning. Het is de vraag of hij wel altijd achter het goede loket staat
of hij misschien niet iets heel anders wil weten dan hij vraagt (in de praktijk van
de informatiedienstverlening een standaardsituatie). Maar afgezien daarvan
moet de dienstverlening van archiefdiensten ook aan deze klant worden aange
past, wat in de dagelijkse praktijk ook in toenemende mate gebeurt.
Het is echter de vraag of archivarissen deze informatieconsumenten als de
favoriete modelbezoeker moeten definiëren en ernaar moeten streven om hun
hele informatiedienstverlening in snelheid, volledigheid, actualiteit en relevantie
te laten concurreren met die van de rijksvoorlichtingsdienst, de WV en de afde
ling burgerzaken van de gemeente. Als ze dat wel doen, als ze zich profileren als
verstrekkers van die historische informatie waar deze archiefbezoekers (ik
vermijd hier de term archiefgebruikers) om vragen, dan wekken ze verwachtin
gen die ze alleen voor bepaalde favoriete klanten met favoriete vragen kunnen
waarmaken. Wat voor de ene modelklant een vraaggerichte benadering is die zijn
informatiebehoeften centraal stelt, is voor de andere een aanbodgerichte benade
ring die hem als archiefgebruiker tekort doet.
Archiefdiensten moeten proberen ook de informatieconsumenten te bedienen
die om hapklare brokken vragen. Dat laat echter onverlet, dat de historische infor
matie die archiefdiensten hun klanten in de eerste plaats kunnen en ook moeten
verstrekken primair historische meta-informatie is of-in de meeste gevallen- his
torische metagegevens, gegevens over historische gegevens. De antwoorden die
archiefdiensten hun klanten moeten geven zijn antwoorden op de vraag waar ze de
voor hen relevante gegevens kunnen vinden, hoe ze die gegevens kunnen zoeken
en in welk kader ze de gevonden gegevens moeten interpreteren. Archivarissen
moeten hun klanten zoekfaciliteiten bieden, faciliteiten om relevante archieven
en verzamelingen adequaat te raadplegen, faciliteiten om de relevante gegevens
en de gegevens waarnaar ze op zoek zijn ook daadwerkelijk te vinden. Archief
diensten, regionale historische centra of hoe we ze ook willen noemen moeten
inderdaad historische werkplaatsen zijn, geen historische eetcafés.
Deze benadering klinkt ook door in het Handvest dienstverlening archieven
2001 van de DIVA. Daarbij heeft onze brancheorganisatie de lat zo hoog mogelijk
gelegd. Wat archivarissen volgens het Handvest moeten leveren is namelijk: "een
volledig overzicht van en toegangen tot de afzonderlijke archieven en collecties
die het mogelijk maken om de gehele inhoud van het archief te raadplegen."21.
Van archivarissen wordt dus verwacht dat zij gebruikers toegang geven tot de
gehele inhoud van het archief.
De mogelijkheden tot ontsluiting van de inhoud van archieven
Kunnen archivarissen gebruikers toegang geven tot de gehele inhoud van het
archief? Om die vraag te kunnen beantwoorden zouden we eerst moeten vaststel
len wat we onder de inhoud van een archief moeten verstaan. In de klassieke,
positivistische visie is een archief een geheel van bescheiden met een onverander
lijke orde, waarin elk stuk de plaats heeft die door zijn eigen aard wordt bepaald.
De bescheiden waar deze afgesloten verzameling uit bestaat zijn wat ze beweren
te zijn: onweerlegbare bewijzen van werkelijke transacties, een waarheidsgetrou
we afbeelding van de werkelijkheid, een directe neerslag van handelingen van
een archiefvormer. De inhoud van een archief is in die benadering het geheel aan
stukken waaruit het archief bestaat en waarin een directe en authentieke afbeel
ding van een deel van de werkelijkheid is vastgelegd.
Deze naïeve afbeeldingstheorie heeft inmiddels veel van zijn overtuigings
kracht verloren. Archief wordt door archivarissen (en historici) nauwelijks meer
als een spiegel van een voorbije werkelijkheid gezien. Als een archief al een beeld
geeft van de werkelijkheid dan geeft het een partijdig en gemanipuleerd beeld.
Een archief kan niet meer zijn dan een afbeelding van datgene wat actoren op
enig moment van hun kijk op de voor hen relevante werkelijkheid aan hun bazen
en hun ondergeschikten, aan hun functionele omgeving hebben willen laten
zien, gefilterd door de ogen van degene die het allemaal heeft genotuleerd en
gearchiveerd22 en door de achtereenvolgende gebruikers geherinterpreteerd.
Van objectiviteit is hier geen sprake, laat staan van volledigheid.
Daar komt nog bij, dat archieven ook na overdracht aan een archiefdienst niet
statisch zijn, maar dynamisch. Er wordt wat weggegooid, er komt wat bij,
het wordt verhuisd, geordend en herordend. En bij elke verandering verandert
de betekenis van het archief, bij elke interventie drukt de degene die tussenbeide
komt zijn stempel erop, elke toevoeging of vermindering, elke verplaatsing of her
ordening is een vorm van herinterpretatie of recontextualisering. De Australische
archivaris Frank Upward heeft dit als volgt onder woorden gebracht: "Records are
in a constant state of becoming. They are stretched into new shapes and structu
res during the filing and aggregating processes that form them, and by disposal
and new administrative patterns, which alter their physicality and the control
and attention that they receive. Even disposition is cyclical and never final.
31
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
21 http://www.divakoepel.nl/handvestsite/hindex.html
30
THEO THOMASSEN DE VEELVORMIGHEID VAN DE ARC HIEF O NTS LU ITING EN DE ILLUSIE VAN DE TOEGANKELIJKHEID
22 F.C.J. Ketelaar, Archivalisering en archivering: rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoogleraar in
de archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op Vrijdag 23 oktober 1998, Alphen aan den Rijn 1998.