Inventariseren, het doorgronden van
een historische werkelijkheid
Bijlage 1
Vergelijking van ISAD(G) en het format van de projectgroep geautomatiseerd
archievenoverzicht
Samenvatting
De inventarisator van omvangrijke en ingewikkelde archieven krijgt onvermijde
lijk te maken met een aantal problemen en principiële keuzes.
Eén van de problemen is het definiëren van de archiefvormer van het te bewer
ken archief. In samenhang daarmee staat het onderkennen van de hoofdstruc
tuur van het archief. Mijn inventarisatie van het Leidse Stadsarchief wees uit dat
er niet alleen verschil gemaakt moet worden tussen zelfstandige en niet-zelfstan-
dige archiefvorming, maar daarnaast tussen nominale en daadwerkelijke archief
vorming. Het -intellectuele- begrip archief wordt daarbij op verschillende
hiërarchische niveaus gebruikt.
Een andere kwestie vormt de verhouding tussen de modelmatigheid van het
type archief en de uniciteit van het specifieke te inventariseren archief.
De bewerker dient de invloeden van eerdere inventarisaties te onderkennen. De
keuzes van voorgangers kunnen heel ingrijpende gevolgen hebben gehad en niet
sporen met de eigen bevindingen ten aanzien van bijvoorbeeld structuur en perio
disering.
Bij periodisering doet zich het probleem voor van enerzijds een continu bestuur
lijk handelen tegenover anderzijds een discontinuïteit in de bestuurlijke organi
satie en de bestuurderspopulatie. De inventarisator staat voor het dilemma dat
hij een scheidingsmoment moet kiezen, waar in werkelijkheid sprake is van een
overgangsperiode. Zowel de continuïteit als de verandering manifesteren zich
tegelijkertijd.
De structuur van de inventaris dient overeen te komen met de structuur van
het archief in de tijd van ontstaan en vorming, hoe ingewikkeld (en door tal van
factoren aan wijziging onderhevig) die ook was. Dit beginsel zou in de definitie
van archiefinventaris vastgelegd moeten worden.
Inventariseren is een vorm van wetenschappelijke werk. Het eindproduct, de
archiefinventaris, is een ontsluitingsinstrument dat echter niet alleen voor
wetenschappelijke onderzoekers is bedoeld, maar voor een breed scala aan
gebruikers. De inventarisator dient daar rekening mee te houden in zijn taal
gebruik en formuleringen. Hij behoort bovendien in zijn inleiding duidelijk aan
te geven wat een onderzoeker zich moet realiseren ten aanzien van de aard van
een dergelijke toegang, de verhouding met het bewerkte archief en archiefspeci-
fieke terminologie en handelwijzen.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
ISAD Format Projectgroep
nummer verplicht naam
1 x Reference code Item nummer
2 x Title Naam archief of verzameling
3 x Date(s) Periode33
4 x Level of description
5 x Extent and medium of Omvang
the unit of description
6 x Name of creator(s)34
7 Aministrative/biographical history35 Inhoudelijke aanduidingen
(taak, bemoeienis, functie)
8 Archival history
9 Immediate source of acquisition
10 Scope and content Inhoudelijke aanduidingen
(inhoud)
11 Appraisal, destruction and Volledigheid
scheduling information
12 Accruals Acquisitie en verlies
13 System of arrangement
14 Conditions governing access Toegankelijkheid, beperking
raadpleging
15 Conditions governing reproduction
16 Language/scripts of material
17 Physical characteristics and Aard van de informatiedrager,
technical requirements materiële toestand
18 Finding aids Ontsluitingswerkzaamheden
19 Existence and location of originals Plaats in depot
20 Existence and location of copies Schaduwarchiefvorming
21 Related units of description Verwante archieven
22 Publication note Bronnenpublicaties en literatuur
23 Note
24 Archivist's note Referenties in dienstarchief
25 Rules or conventions
26 Date(s) of descriptions
Deze lijst van gegevenselementen is nog geen datamodel. Daarvoor moeten de elementen
worden gegroepeerd tot logische entiteiten, voordat een goede database gebouwd kan wor
den. Er zijn al verschillende voorbeelden van archivistische datamodellen.
33 Afzonderlijk voor de archiefvormer en voor het materiaal.
34 Bij toepassing van archival authority control, dus bij het afzonderlijk houden van beschrijvingen van
archiefvormers, is dit element een link.
35 Vervalt in geval van authority control.
246
RUDI VAN MAANEN
247
