tussen actoren die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid, dat voortvloeit uit een overheidstaak". Op de definitie van het begrip beleidsterrein kom ik in dit artikel terug. Een actor wordt gedefinieerd als: "een overheidsorgaan of particuliere persoon of instelling die een rol speelt op een beleidsterrein" en als "de theoretisch aanduiding voor een aantal elementen die werkzaamheden kunnen verrichten. Door explicitering van de verantwoorde lijkheid van een actor wordt duidelijk of het een orgaan of organisatie (in al haar geledingen) betreft". De definitie en het gebruik van dit begrip zal in dit artikel verder behandeld worden. Een handeling wordt gedefinieerd als: "een complex van activiteiten verricht door een actor, gericht op het tot stand brengen van een product, gericht op de samenleving ter vervulling van de taak of op grond van een bevoegdheid" en als "een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan door mandatering door een of meerdere organisaties of organisatieleden worden verricht". In de praktijk wordt de eerste definitie aangehouden. Een institutioneel onderzoek omvat de contextbeschrijving van het beleidsterrein (waarin is opgenomen een afbakening met andere beleidsterreinen), een histo- risch-institutionele schets van het beleidsterrein, de doelstellingen van de over heid op het beleidsterrein, de overheidsorganen en andere (particuliere) actoren die een rol spelen op het beleidsterrein en hun onderlinge relaties, de beleids instrumenten (waaronder een overzicht van de wet- en regelgeving) en tot slot door een beschrijving van alle handelingen van de rijksoverheidsorganen op het beleidsterrein in een thematische of andere ordening. Dit geheel wordt neerge legd in een rapport institutioneel onderzoek (RIO). Het RIO dient als basis voor een basisselectiedocument (BSD) waarin de handelingen per actor staan beschreven en worden gewaardeerd aan de hand van een zestal algemene selectie criteria en eventueel bijzondere selectiecriteria voor het betrokken beleidsterrein. Deze selectiecriteria zijn geformuleerd om de selectiedoelstelling van de Rijks archiefdienst te operationaliseren. De selectiedoelstelling van de Rijksarchief dienst is dat met de te bewaren gegevens een reconstructie van het handelen van de rijksoverheid in relatie tot zijn omgeving mogelijk moet zijn, waardoor bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Het RIO kan ook dienen als instrument in het archiefbeheer op de departe menten en dient na selectie en bewerking van de neerslag als deel van de institu tionele toegang voor onderzoekers in de archiefbewaarplaatsen. Casus institutioneel onderzoek De in dit artikel beschreven institutionele onderzoeken betroffen een onderzoek naar het handelen van de rijksoverheid op het beleidsterrein Gezondheid en welzijn van dieren bij het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) en een onderzoek naar Internationaal monetair beleid bij het ministerie van Financiën. Deze institutionele onderzoeken vonden plaats in het kader van 196 de convenanten gesloten tussen resp. het ministerie van LNV en het ministerie van Financiën en de Rijksarchiefdienst betreffende de doelstellingen en de uitvoering van PIVOT bij het ministerie. Bij convenant werden afspraken gemaakt over de inzet van de zijde van het ministerie en de inzet aan personeel en middelen van de zijde van het Algemeen Rijksarchief. Beide partijen leveren een aandeel in het verrichten van institutioneel onderzoek en het opstellen van basisselectiedocumenten. Mijn opdracht was het verrichten van institutioneel onderzoek en het produceren van een rapport en een concept-basisselectiedocument. In het verrichten van het institutioneel onderzoek is een aantal fasen te onder scheiden. Deze fasen zijn: het vaststellen, afbakenen en beschrijven van het beleidsterrein; het beschrijven van de institutionele en de historische ontwikkeling van het beleidsterrein; het beschrijven van de actoren; het beschrijven van de beleidsinstrumenten en wet- en regelgeving (de grondslag) en het beschrijven van de handelingen. In de praktijk lopen deze fasen lopen vaak door elkaar heen. Het beleidsterrein Vaststelling van het beleidsterrein Een probleem bij het bepalen van de beleidsterreinen is dat een goede definitie van het begrip beleidsterrein, of op z'n minst consensus over een definitie, ontbreekt. Het gevolg is een verschillende wijze van vaststellen van een beleids terrein bij de verschillende departementen. Zo is er bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat een beleidsterrein Waterstaat aangewezen, terwijl er met gemak meer terreinen kunnen worden onderscheiden. Er is een rapport betreffende monumentenzorg en een rapport cultuurbeheer, terwijl monumentenzorg ook als onderdeel van cultuurbeheer kan worden beschouwd. Kortom, het gebruik van het begrip beleidsterrein is afhankelijk van wat op de departementen wordt beschouwd als beleidsterrein en dat is vaak een mengeling van de organisatiestructuur, het takenpakket, of de beleidsdoelen of thema's. Mede als gevolg van het ontbreken van een goede definitie blijkt het vaststel len van beleidsterreinen soms grote problemen op te leveren. Als onderzoeker heb ik dat ervaren bij het afbakenen van het beleidsterrein Internationaal monetair beleid bij het ministerie van Financiën. Van de zijde van dit ministerie werd een voorstel gepresenteerd waarin alle internationale aspecten van alle beleidsterreinen van het ministerie waren opgenomen, zoals bijvoorbeeld internationale douaneovereenkomsten, inter nationale overeenstemming over toezicht op bank- en verzekeringswezen, inter nationaal overleg over belastingen, etc. Een aantal van deze beleidsterreinen was al beschreven, maar in de desbetreffende RIO's, die al klaar en gedrukt waren, bleken niet alle internationale handelingen compleet te zijn opgenomen. Daarnaast was er een beleidsterrein deviezenverkeer vastgesteld waarbij ook veel handelingen voorkwamen, die betrekking leken te hebben op het internationaal monetaire beleid. Het beleidsterrein Internationaal monetair beleid dreigde 197 CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK NOOR SCHREUDER DE METHODE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK IN DE PRAKTIJK

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 99