toraat-generaal strafinrichtingen en van het 'voogdijministerie' van het Rijks
archief41, die enkele projectmedewerkers ter beschikking stelden, werden deze
grote archiefbestanden geordend en beschreven.42 Dit acquisitie- en inventari-
satieproject leverde een schat aan informatie op over de archiefvorming bij een
grote diversiteit aan instellingen en leidde tot een conceptarchiefschema dat
gaandeweg werd aangevuld en bijgestuurd.
Het tweede en o.i. belangrijkste deel van het institutioneel onderzoek heeft tot
doel de archiefvorming nauwkeurig in kaart te brengen. Van alle series of docu
menttypes die eens door de instellingen opgemaakt of ontvangen werden, werd
een beschrijvingsfiche opgemaakt bestaande uit de volgende elementen: een
correcte beschrijving van het document (de naam van de serie of het stuk en de
eventuele varianten van die naam, zowel in het Nederlands als in het Frans43),
de relevante wettelijke referentie(s) of formele norm(en) die de administratieve
procedure en de handeling(en) voorschreven en tenslotte een uitvoerige inhou
delijke beschrijving van het stuk en alle nuttige informatie over de evolutie die
context, vorm en inhoud in de loop van de tijd ondergingen. Bijzondere aan
dacht wordt besteed aan de samenhang tussen documenten onderling. De fiches
werden geordend volgens de verschillende organisatieonderdelen van de instel
lingen. Bij elke gevangenis maken we normaliter een onderscheid tussen het
archief van de administratieve commissie en dat van de gevangenis stricto sensu.
Bij deze laatste onderscheiden we de volgende suborganisaties: de directie
(algemeen beheer, personeel, gebouwen, materieel beheer, financieel beheer,
organisatie van de strafinrichting (bijvoorbeeld organisatie van de gevangenisar-
beid) en toezicht op de gedetineerden), de (griffie van de) strafinrichting (straf
inrichting algemeen, arresthuis, strafhuis, huis van bewaring, provoosthuis,
justitiehuis), de psychiatrische afdeling, de dienstboekhouding (rekenplichtige
van de strafinrichting, rekenplichtige van de gevangenisarbeid), de bibliotheek
en de educatieve dienst en tenslotte de medische dienst (ziekenboeg).
Hierna publiceren we enkele voorbeelden uit de hoofdstukken 'Archief van de
administratieve commissie' en 'Archief van de gevangenis. Afdeling I. Directie'.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
41 De Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Culturele en Technische Aangelegenheden (DWTC).
42 Meer hierover bij K. Veile en B. Rzoska, 'Het Rijksarchief en de archieven van gevangenissen en interne
ringscentra: een stand van zaken', in Mededelingenblad van de Belgische Vereniging voor Nieuwste
Geschiedenis (1997) 13-17; K. Veile, 'Gevangenisarchieven als bron voor de familiegeschiedenis', in Vlaamse
Stam (1998) 217-231 en K. Veile, De Belgische Rijksarchiefdienst en de strafrechtsgeschiedenis van de
negentiende en twintigste eeuw (ter perse in Pro Memorie (2000)).
43 Het Frans was tot in de jaren 1930 de enige voertaal van de Belgische administratie.
190
KAREL VELLE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK I.V.M. DE BELGISCHE PENITENTIAIRE SECTOR
ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIEVE COMMISSIE BIJ DE GEVANGENIS
Jaarstaat van voorstellen voor de uitgaven voor de aankoop en het onderhoud van
meubilair (état annuel de propositions de dépenses pour I'achat et l'entretien du mobilier:
model nr. 130, art. 488 A.R. (Form., 347-348))
Staat nr. 130 werd in tweevoud opgemaakt door de directeur en door de administratie
ve commissie aan de minister vóór 1 september van elk jaar overgemaakt. Aan de hand
van dit document maakte elke directie haar voorstellen kenbaar in verband met de ver
nieuwing, de herstelling en de aanschaf van het meubilair. Indien de meubels in de
gevangenis zelf konden worden vervaardigd, dan werd dit op de staat aan het hoofdbe
stuur meegedeeld. Op de staat werden de ruimten vermeld voor dewelke nieuw meubi
lair nodig was (kol. 2), werd het bedrag van de uitgave ingeschreven (kol. 4), alsook de
redenen die door de directeur werden ingeroepen (kol. 4) en het advies van de admini
stratieve commissie (kol. 5). In de rechter kolom werd de beslissing van de hoofdadmi
nistratie meegedeeld. De bevoegde directeur stuurde de staat naar de administratieve
commissie terug.
Staat nr. 130 kon worden vergezeld van een overzicht van niet gebruikte meubels die
eventueel ter beschikking konden gesteld worden van andere gevangenissen (releve' des
objets mobiliers, neufs ou en dépot, sans emploi et dont il pourrait être disposé pour d'autres
prisons: model nr. 131, A.R. (Form., 349)). Deze staat werd alleen door de directeur en
de rekenplichtige ondertekend. Eén exemplaar van het document keerde naar de instel
ling terug, voorzien van de beslissing van het hoofdbestuur.
ARCHIEF VAN DE STRAFINRICHTING
I. DIRECTIE
A. ALGEMEEN BEHEER
BRIEFWISSELING
CIRCULAIRES, INSTRUCTIES, DIENSTBEVELEN
Register van circulaires en instructies (registre des circulaires et instructions: model
nr. 8, reglement van 13 augustus 1856; model nr. 6, reglement van 28 december 18 58;
model nr. 142, art. 494 A.R. (Form., 370-371))
Het register van circulaires en instructies bevatte de volgende informatie: de datum
en een korte inhoud van de richtlijn, de datum waarop de onderrichting via een dienst
bevel aan het personeel werd meegedeeld en het dossier waar de onderrichting in opge
slagen werd. In de meeste gevangenissen werden de instructies van de minister
aanvankelijk letterlijk in het register overgeschreven, nadien ingeplakt. Op 24
december 1872 besloot de minister dat in de gevangenissen nog slechts één registre
de correspondance mocht gehouden worden.44 Elke pagina van het register van dienst
bevelen werd door de directeur genummerd, geparafeerd en geviseerd. In de tweede
helft van vorige eeuw moet er ook een livre-copie des circulaires et instructions recues
(model nr. 73) in gebruik zijn geweest, maar het is niet duidelijk wanneer deze werd
ingevoerd.45 In elk geval besloot de minister in een omzendbrief uit 22 april 1887 (Ree.
(1887-1888) 83) dat de algemene circulaires en richtlijnen waarvan het personeel via
dienstbevelen in kennis werd gesteld niet langer in voornoemd register nr. 73 dienden
te worden ingeschreven: "le livre n° 73 sera désormais réservé a la transcription
de certaines dépêches, exclusivement relatives a chaque établissement, ainsi qu'a des
instructions et observations non reproduites au recueil ou ne faisant pas l'objet
d'ordres de service."
44 Deze beslissing werd bevestigd bij omz. M.J. van 27 maart en 28 april 1875 (Ree. (1873-1875) 446, 471).
45 De omz. M.J. van 24 december 1872 (relevé des e'critures: Ree. (1870-1872) 664) verwijst in dit verband naar
het art. 8 van het reglement van 13 augustus 1856 en naar de omz. M.J. van 17 mei 1869.
191