Telegrammen moesten altijd in tweevoud aan het telegraafbureau worden aange
boden, waarvan één exemplaar met het nummer, datum en uur van aanbieding
aan de verzender werden teruggegeven.35 Telefoonberichten werden tot de komst
van het hiervoor genoemde telefoonbureau, behandeld als telegrammen.36
De verzending van dienststukken gebeurde per trein. In 1871 werd er echter
geklaagd dat veel stukken niet op tijd aankwamen. Daarom werd besloten dat:
"Ten einde de noodige controle hierop te kunnen uitvoeren er wordt
bepaald, dat de stukken bestemd voor het Centraal Bureau of van daar
uitgaande en bestemd voor de lijnen slechts met bepaald daarvoor
aangegeven treinen vervoerd mogen worden. Ieder stuk zal uitwendig met
duidelijke letters moeten aangeven het nummer van den trein en den
datum waarop het verzonden wordt.
Het personeel ontvangt bij elke dienstregeling een staat aangevende de
treinen waarmede de correspondentie, gewisseld met het Centraal
Bureau vervoerd moet worden."37
Bij interne communicatie spelen de huisvesting en de inrichting van het kantoor
ook een rol. In het jaarverslag van 1871 (na de verhuizing naar Utrecht) wordt de
relatie gelegd tussen een doelmatige administratie en de huisvesting:
"Drie administratiegebouwen werden zamengebracht in het Centraal
Bureau in Utrecht. Doelmatige inrigting paart zich daar aan eenvoud,
ruimte en overvloed van licht en lucht, en komen het personeel ten
goede. Door de zamentrekking in 1 gebouw en de daarstelling van een
telegrafische verbinding van het Centraalgebouw met de beide spoorweg
netten, kwam tusschen de verschillende diensten meer eenheid en zamen-
werking tot stand, dan in de gebrekkige en zeer onvoldoende installatie te
's Hage te verkrijgen was geweest. De telegrafische verbinding van het
Centraalbureau had krachtiger concentratie van den dienst, sneller
controle op de uitvoering ten gevolge."38
Ook bij de totstandkoming (1895) van een tweede administratiegebouw werd
in het jaarverslag de relatie gelegd tussen de doelmatigheid van de administratie
en het gebouw.39
Downward communication
Het belangrijkste doel van downward communication bij de MESS was het goed
en veilig doen uitvoeren van de treindienst. Hiervoor werden dienstorders uitge-
geven. Aan het eind van de jaren zestig waren er echter zoveel dienstorders
uitgebracht -ongeveer zevenhonderd die elkaar soms tegenspraken- dat dit ver
warrende situaties opleverde. Er werd daarom besloten tot het verzamelen van
de dienstorders, die op één dienst of afdeling betrekking hadden, in reglemen
ten.40 Bovendien werd in 1871 besloten, dat de dienstorders vanaf dan niet meer
in briefvorm werden geproduceerd, maar in een standaardvorm.41
De dienstorders en reglementen moesten achtereenvolgens worden goed
gekeurd door de betrokken chef van dienst, de rechtsgeleerde van de maatschap
pij en de directeur-generaal. Pas daarna mochten ze worden gedrukt.42 Alle
dienstorders werden vanaf de secretarie verzonden aan de hogere ambtenaren en
de stationschefs. Zij waren verantwoordelijk voor de kennisgeving van de inhoud
aan het hun ondergeschikt personeel. Ook konden zij extra exemplaren aan
vragen om uit te reiken.43
Een andere vorm van downward communication bestond uit het doorgeven
van extra of bijzondere treinen. Een schriftelijk bevel, hetzij telegram of brief,
diende hiervoor door de directeur-generaal of een hoofdambtenaar te worden
verzonden naar de betreffende stations.44
Upward reporting
Het rapporteren van gegevens is het belangrijkste mechanisme voor het manage
ment om op basis daarvan nieuwe besluiten te kunnen nemen en zo te komen
tot meer efficiëntie. Bij de MESS was de rapportage daarnaast een methode om
gegevens voor de hoofdboekhouding op systematische wijze te kunnen rappor
teren. Zonder hier de gehele boekhouding van de MESS te behandelen kan
daarvan toch een voorbeeld gegeven worden.
Elk station moest verantwoording voor zijn ontvangsten van de verkoop van
treinkaartjes en goederenvervoer afleggen. Dit werd bijgehouden door de
stations- chef in registers en kasboeken. Hiervan moesten uittreksels met ver
schillende gegevens dagelijks, wekelijks of maandelijks worden opgestuurd naar
de hoofdboekhouding op het centraal bureau.45 In de afbeelding is te zien hoe
uitgebreid dit eraan toeging. Voor elke staat van verantwoording was een model
voorgeschreven.
Alle hoofden van dienst moesten elke maand een rapport indienen bij de
directeur-generaal. Bij deze inspecties moest gelet worden op de veiligheid, de uit
voering van de voorschriften, de zuinigheid van de uitgaven en het voldoen aan
de administratieve verplichtingen.46 Ook over het personeel diende te worden
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
35 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.93, hoofdstuk 4. Reglement voor den gang der werkzaamheden
in het centraal bureau der MESS, 1911 (Regelgeving, reglementen).
36 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.92, hoofdstuk 4. Reglement voor den gang der werkzaamheden
in het centraal bureau der MESS, 1890 (Regelgeving, reglementen).
37 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 193, dienstorder nr. 284, nieuwe serie. Dienstorders die van kracht zijn
in het jaar van uitgifte, 1874 (Regelgeving, dienstorders en circulaires).
38 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 310221. Jaarverslag 1871, 6 (Bestuursorganen, raad van commis
sarissen).
39 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 310223. Jaarverslag 1895, 10-11 (Bestuursorganen, raad van commis
sarissen).
40 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 9. Nota over de inrichting van de dienst, [1868] (Regelgeving,
structuur van de diensten).
164
CORETTA WIJBRANS BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE STAATSSPOORWEGEN
41 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 187, vergadering van 27 juni 1871. Besluitenlijst van de vergaderingen,
1871-1874 (Bestuursorganen, directie, commissie van chefs van dienst).
42 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.92, hoofdstuk 3. Reglement voor den gang der werkzaamheden
in het centraal bureau der MESS, 1890 (Regelgeving, reglementen).
43 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 193, dienstorder nr. 166, nieuwe serie. Dienstorders die van kracht
zijn in het jaar van uitgifte, 1874 (Regelgeving, dienstorders en circulaires).
44 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.146. Bijzondere voorschriften voor de stationschef en hunnen
plaatsvervangers, 1866 (Regelgeving, reglementen).
45 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.218. Bepalingen voor het rekenplichtig beheer in de stations,
1871 (Regelgeving, reglementen); Ibidem, voorl. inv.nr. 10. Verslag van het onderzoek naar de inrichting
van de controle, z.d. (Regelgeving, structuur van de diensten).
46 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 7. Stukken betreffende een nieuwe organisatie van de dienst, 1865-1866
(Regelgeving, structuur van de diensten).
165
