Figuur 1. Bepalingen voor het rekenplichtig beheer in de stations, 1871. Het Utrechts Archief, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.218 (regelgeving, reglementen). Opbergen en terugvinden Hoewel bij veel negentiende-eeuwse organisaties het chronologische kopieboek voor de uitgaande post en het apart daarvan bewaren van de inkomende post, in gebruik was, is hiervan geen bewijs terug te vinden in het archief van de MESS. Waarschijnlijk gebruikte de MESS al vanaf het begin een thematische rangschik king van de stukken. Dit hield in dat de ingekomen stukken en de minuten van uitgaande stukken bij elkaar bewaard werden. Bij de MESS werden op elke afde ling waarschijnlijk verschillende rubriekindelingen gebruikt. De stukken kregen in de agenda een nummer en werden daarna in een dossier verzameld. Bij elk dossier moest een inventaris worden gedaan van de stukken. Elk stuk binnen een dossier kreeg ook een nummer.25 In de agenda van de correspondentie van de raad van commissarissen wordt, na elke beschrijving van een stuk, een verwijzing gegeven naar een Romeins cijfer I-XII. Van sommige nummers is een rubrieksomschrijving te achterhalen. Zo ver wijzen de nummers VII-IX respectievelijk naar de bezoldiging van het personeel, de vereniging van personeel en de pensioen- en ziekenfondsen.26 Elk station diende een eigen archief bij te houden. Hierin bevonden zich onder andere de kasboeken en het correspondentieregister.27 Ook de uitgebrach te dienstorders en reglementen werden hierin bewaard zodat het archief als geheugensteun voor het stationspersoneel kon dienen.28 Na vijf jaar mocht er uit het archief vernietigd worden. Alles mocht verwijderd worden, behalve: "de boeken der maatschappij, alle justificatoire bescheiden en stukken die verbintenis of kwijting bevatten; de stamboeken van het personeel en alles wat op de aanstelling, de bevordering of het ontslag van het personeel betrekking heeft; de briefwisseling met belangrijke instanties, betreffende de geschiedenis van de maatschappij of waaruit maatregelen zijn voortgevloeid, die nog van kracht zijn; de briefwisseling betreffende nog lopende contracten; de correspondentie over tarieven; de agenda's, terwijl in deze aanteekening wordt gehouden van de vernietigde brieven."29 Interne communicatie Telegraaf en telefoon waren voor de interne communicatie van groot belang. De MESS had het voordeel van een eigen telegraaflijn, die vooral gebruikt werd voor het rapporteren van ongewone situaties. In geval van kruising van twee treinen moesten de stationschefs van de betrokken stations elkaar een telegram sturen over de exacte tijd en plaats. Dit telegram had een strikt voorgeschreven vorm.30 Naast de telegraaf werd vanaf 1884 steeds meer gebruik gemaakt van de tele foon. In 1884 ontstond een verbinding tussen het centraal bureau en het stadste- lefoonnet, die in dat jaar 420 keer werd gebruikt. Het aantal toestellen in 1884 was 25.31 In 1915 waren dit er 1.427.32 Voor de telefoonverbinding werd geen afzonderlijke draad gespannen, maar gebruikgemaakt van het telegraafnet.33 In 1896 kwam er in het tweede administratiegebouw een centraal telefoonbureau voor de beide administratiegebouwen en voor de verschillende dienstgebouwen op het station in Utrecht.34 CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 40 4i 3VE AANDELIJKS. a. Mét de verantwoordingstukken van den van iedere maand een staat (model 175) der nachnahmen van de tweede helft der aan de afgeloopen maand voorafgaande maand. b. Met die van den 2den de stukken der 4® suppletoire verant woording c. Met die van den Sden 4®. de staat van reizigers (model 23) en zoo noodig ook een dechargeboekje (model 545). 2°. de staat van bagage en honden (model 76) met de daarbij hehoorende vervallen bagagestukke^ en zoo noodig ook een dechargeboekje (model 629). 3°. de staat van levende dieren, rijtuigen, enz. (model 99) met de vervallen geleidebrieven en zoo noodig ook een dechargeboekje (model 629). 4®. de staat van verzonden geleidebrieven in binnenver- 5®. de staten van verzonden geleidebrieven der rechtstreek- sche goederenverkeeren, met begeleidend schrijven. 6'. de staat der buitengewone ontvangsten (model 429). T. de staat van verzonden en opgenomen telegrammen (model 248) en zoo noodig ook een dechargeboekje (model 630). Door de stations Gildehaus, Bentheim en Schüttorf wordt voor het onderling verkeer tusschen de Duitsche stations van den Spoorweg AlmeloSalzbergen een afzonderlijke staat opge maakt. De inzending van «nihilstaten» wordt niet vereischt. De verantwoording «nihil» zijnde, zijn toch uittreksel kasboek en summiere staat in te zenden. Wanneer geen vervoer plaats heeft gehad moet een staat in «nihil» opgemaakt, worden gezonden. Inzending van een dechargeboekje is in dat geval niet noodig. De grens resp, douanestations zenden dezen staat raet de .stukken van den 40®". Idem. Wanneer geen vervoer heeft plaats gehad wordt inzending van «nihiistaten» niet vereischt. Uitsluitend wat betreft de buitengewone ontvangsten voort spruitende uit het vervoer van reizigersj bagage en honden. Zoo noodig is een staat in «nihil» opgemaakt te zenden. Inzending van een dechargeboekje ia in dit geval niet noodig. 25 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 7. Stukken betreffende een nieuwe organisatie van de dienst, 1865-1866 (Regelgeving, structuur van de diensten). 26 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 145. Agenda van ingekomen en uitgaande stukken, 1887-1915 (Bestuursorganen, raad van commissarissen). 27 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.134. Dienstregelen voor de controleurs der comptabiliteit van de ontvangsten in de stations, 1891 (Regelgeving, reglementen). 28 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 193, dienstorder nr. 166, nieuwe serie. Dienstorders die van kracht zijn in het jaar van uitgifte, 1874 (Regelgeving, dienstorders en circulaires). 29 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.93, hoofdstuk 9. Reglement voor den gang der werkzaamheden in het centraal bureau der MESS, 1911 (Regelgeving, reglementen). 162 CORETTA WIJBRANS BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE STAATSSPOORWEGEN 30 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.146. Bijzondere voorschriften voor de stationschef en hunnen plaatsvervangers, 1866 (Regelgeving, reglementen). 31 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 310222. Jaarverslag 1884, 93 (Bestuursorganen, raad van commis sarissen). 32 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 310224. Jaarverslag 1915, 43 (Bestuursorganen, raad van commis sarissen). 33 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 310223. Jaarverslag 1895, 57 (Bestuursorganen, raad van commis sarissen). 34 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 320223. Jaarverslag 1896, 39 (Bestuursorganen, raad van commis sarissen). 163

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 82