Aan het hoofd van de uitvoerende diensten stond een hoofdambtenaar, die chef
van dienst genoemd werd. Aan het hoofd van de centrale dienst stond de secreta
ris van de maatschappij. Elke dienst was weer onderverdeeld in verschillende
afdelingen. Omdat ik me in het onderzoek voornamelijk heb beziggehouden met
de centrale dienst, laat ik de beschrijving van de drie andere diensten hier buiten
beschouwing. Wel moet vermeld worden dat bij elke dienst de eerste afdeling de
agenda en het archief van die dienst beheerde.15
De centrale dienst was onderverdeeld in vier afdelingen. De eerste afde
ling, ook wel de secretarie genoemd, had onder andere de volgende taken en
functies:
bijhouden van de algemene agenda en index, agenda en archief van de eigen
afdeling en het archief van de raad van commissarissen en van de directeur-
generaal;
bewaren van de contracten, registers en van het oud-archief van de
maatschappij;
verzending en expeditie van de stukken naar de verschillende diensten;
beheren van de administratiegebouwen;
uitgeven van dienstorders;
uitgeven van het jaarverslag.
De tweede afdeling hield zich voornamelijk bezig met personeelszaken. De derde
afdeling was verantwoordelijk voor de hoofdboekhouding (vanaf 1911 in een
aparte dienst) en de vierde afdeling had het beheer over de magazijnen. Bij deze
laatste afdeling bevond zich ook de 'autografische werkplaats'.16
Productie en reproductie van documenten
De correspondentie van de MESS bij de centrale administratie, waar alle stukken
binnenkwamen en verstuurd werden, had vanaf het begin een grote omvang. In
het al eerder genoemde rapport uit 1866 worden voor het jaar 1866 23.772 inge
komen en 21.829 uitgaande stukken geteld. Voor het jaar erna worden aantallen
van vijfendertig a veertig duizend voor elk van beiden geschat.17
Om deze grote hoeveelheid te kunnen beheersen, waren strikte regels vastge
steld voor het behandelen van de inkomende en uitgaande post. Alle stukken
moesten in ontvangst worden genomen door de eerste afdeling van het centraal
bureau, de secretarie. De meeste stukken werden daar geopend, behalve de
brieven voor de directeur-generaal en de hoofdambtenaren en de stukken waar
'geheim', 'vertrouwelijk' of 'kabinet' opstond. Alle stukken, behalve de brieven
afkomstig van het personeel op de lijnen, werden ter secretarie geagendeerd en
voorzien van een doorlopend nummer, een dagstempel en een aanduiding van
de desbetreffende dienst. De brieven die afkomstig waren van het personeel op
de lijnen, kregen alleen een dagstempel en aanduiding van de desbetreffende
dienst. Alle stukken afkomstig van belangrijke instanties zoals de regering,
moesten direct aan de directeur-generaal worden voorgelegd. De andere stukken
werden twee maal per dag vanaf de secretarie bezorgd door boden. De uitgaande
stukken werden bij de betrokken dienst geagendeerd, voorzien van een doorlo
pend nummer en een aanduiding van de dienst en klaar voor verzending naar de
secretarie gebracht. Deze zorgde voor verzending.18
Het briefpapier van de MESS was meestal voorbedrukt. Er werd voorgeschreven
dat op het briefpapier in ieder geval de naam van de maatschappij, de betreffende
afdeling, het nummer, onderwerp en aantal bijlagen werd vermeld. Daarnaast
moest het retouradres voor de geadresseerde duidelijk zijn: "Daarbij nauwkeurig
aan te halen de dagtekening, het nummer en de afdeling en vooral geen namen
van personen op het adres te vermelden".19
Bijna alle onderzochte stukken waren in geschreven vorm. De schrijf
benodigdheden hiervoor moesten door de ambtenaren zelf worden aangeschaft
uit een hun toegekende vergoeding. In een lijst bureaubehoeften uit 1872 worden
bureaubenodigdheden als stalen en veren pennen, rode en zwarte inkt, stempel
inkt, potloden, diverse soorten briefpapier en liassen opgenoemd.20 Net vóór
1900 werd de schrijfmachine ingevoerd. Vanaf 1900 wordt namelijk in de
jaarverslagen vermeld hoeveel typewriters werden hersteld in de telegraafwerk-
plaats.21 De typemachine werd echter nog niet systematisch gebruikt. Veel
stukken bleven in geschreven vorm.
Stukken die in meervoud verzonden moesten worden, zoals dienstorders en
reglementen, werden gedrukt in de autografische werkplaats van de maatschap
pij. Voor het reproduceren van geschreven stukken werd vanaf het eind van de
jaren zestig waarschijnlijk de hectograaf gebruikt.22 Carbonpapier werd in combi
natie met de typemachine gebruikt. Stukken die hiervan het resultaat waren, zijn
dan ook te vinden vanaf 1900.23
De MESS gebruikte vaak als argument voor haar omvangrijke administratie
de noodzaak tot rapportage en afrekening aan de regering:
"Bij alle spoorwegadministratiën van eenigen omvang doet zich toe
neming van admini strati even omslag als een dreigend gevaar voor. Aller
streven is naar vereenvoudiging. Voor onze maatschappij evenwel, die
door hare ingewikkelde verhouding tot de Regeering meer dan eenige
andere onderneming aan tijdroovende formaliteiten is blootgesteld, zal
het eene buitengewone inspanning kosten om tot die gewenschte ver
eenvoudiging te geraken."24
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
15 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.88. Organisatie van het beheer der MESS, 1890 (Regelgeving,
reglementen).
16 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.102 en 2641.103. Speciale organisatie van den centralen dienst,
1890 en 1895 (Regelgeving, reglementen).
17 Stukken betreffende een nieuwe organisatie van de dienst, 1865-1866 (Regelgeving, structuur van de
diensten), voorl. inv.nr. 7.
18 Reglement voor den gang der werkzaamheden in het centraal bureau der MESS, 1881, 1890, 1911
(Regelgeving, reglementen), voorl. inv.nr. 2641.91-93, respectievelijk hoofdstuk 8, 1 en 1.
19 Ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken die niet zijn geregistreerd in de agenda, 1881-1893
(Bestuursorganen, raad van commissarissen), voorl. inv.nr. 144.
160
CORETTA WIJBRANS BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE STAATSSPOORWEGEN
20 Dienstorders die van kracht zijn in het jaar van uitgifte, 1874 (Regelgeving, dienstorders en circulaires),
voorl. inv.nr. 193, dienstorder nr. 349, nieuwe serie.
21 1900: 9 typewriters hersteld; 1914: 106 schrijfmachines, uit: Jaarverslag 1900, 44 en jaarverslag 1914, 55
(Bestuursorganen, raad van commissarissen), voorl. inv.nr. 310223-310224.
22 Een voorbeeld van een dergelijk stuk in: Stukken betreffende een nieuwe organisatie van de dienst, 1865-
1866 (Regelgeving, structuur van de diensten), voorl. inv.nr. 7.
23 Ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken die zijn geregistreerd in de agenda, 1887-1912
(Bestuursorganen, raad van commissarissen), voorl. inv.nr. 146.
24 Jaarverslag 1890, 15 (Bestuursorganen, Raad van commissarissen), voorl. inv.nr. 310222.
161
