altijd met de formele organisatiestructuur overeenkomt) en bovendien op de
redactionele vorm van de archiefbescheiden, die die functies representeren.
In aansluiting hierop pleiten zij voor de standaardisatie van de zoektermen die
naar de herkomst van de stukken verwijzen en voor de strikte scheiding van deze
zoektermen van de fysieke en inhoudelijke beschrijving van de stukken.
Gegevens over archiefvormer en archief die in de dynamische en de statische fase
zijn gegenereerd moeten bovendien in toegangen worden geïntegreerd.
En tenslotte moeten al die gegevens in een geautomatiseerd informatiesysteem
beschikbaar worden gemaakt.
Het artikel van Bearman en Lytle werd een klassieker.1 Niet alleen benadruk
te het de betekenis die het in Amerika in vergetelheid geraakte herkomstbeginsel
kan hebben voor een effectieve bevraging van archief, maar ook gaf het voor het
eerst de noodzaak aan van de afzonderlijke beschrijving binnen de context van
herkomst van organisatorische en functionele contextelementen en de afzonder
lijke beschrijving van die elementen als voorwaarde voor een effectieve geauto
matiseerde bevraging van archief.
In de jaren negentig werd het contextbegrip met name in de Verenigde Staten
(Bearman) en Canada (Cook, MacNeil) verder uitgewerkt. Onder de Neder
landse archivarissen was Hans Hofman degene die zich het meest intensief met
de definiëring van het contextbegrip bezig hield. Het contextmodel dat hij in
1994 ontwierp en dat in datzelfde jaar door PIVOT in Handelend optreden werd
opgenomen heeft hij inmiddels aanmerkelijk verfijnd. 'Een uitdijend heelal?
Context van archiefbescheiden' levert daarvan overtuigend bewijs. In dit artikel
verkent Hofman de grenzen en de reikwijdte van het begrip. Hebben we te maken
met een redelijk nader te begrenzen zonnestelsel van entiteiten en hun beschrij
ving waarvan de complexiteit is te overzien, zo vraagt hij zich af, of is er sprake
van een soort uitdijend heelal van context, groot en nog nauwelijks verkend,
waarvan zowel begin als eind onduidelijk is? Hofman begint de beantwoording
van deze vraag met een omschrijving van het begrip context in zijn historische
ontwikkeling, bij gebrek aan een algemeen aanvaarde definitie van het begrip.
Vervolgens schetst hij de verschillende perspectieven die de reikwijdte of de
grenzen van context bepalen en geeft hij aan wat de gevolgen zijn van informatie
technologie (IT) op het beschrijven van context. Vervolgens vult hij het begrip
verder in en werkt hij zijn eigen contextmodel verder uit. Tenslotte benadrukt hij
de noodzaak van standaardisatie. Gegevens over de context van archief en gege
vens over de context van andere documenten en andere objecten moeten in een
informatiesysteem met elkaar in verband kunnen worden gebracht. Standaar
disatie van de contextelementen en hun onderlinge relaties is noodzakelijk als
men archivistische metadata (die onder meer bestaan uit archivistische context-
gegevens) en niet-archivistische metadata één systeem wil laten vormen.
'De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context' van Peter Horsman
is bedoeld als een bijdrage aan de uitbouw van beschrijvingsstandaards en de ont
wikkeling van contextgeoriënteerde zoekprogramma's. Horsman stelt eerst vast
dat van geen enkel archief, zelfs van geen enkel archiefstuk, de context exact
gelijk is aan die van een ander. Standaards en modellen voor het contextgeoriën-
teerd beschrijven van archief moeten daarom tamelijk uitgebreid en specifiek
zijn. Momenteel zijn er nog geen bruikbare standaards en modellen die algemeen
worden aanvaard. ISAAR(CPF) is als standaard voor contextbeschrijvingen te
summier. De contextmodellen die in de theoretische discussie een rol spelen zijn
als ontwerpmodel voor beschrijvingssystemen niet nauwkeurig genoeg.
Het begrippenkader van de organisatiekunde is ook al niet specifiek genoeg.
Met behulp van de systeemleer zijn echter betere resultaten te bereiken.
Op basis van de systeemleer geeft Horsman inderdaad een nauwkeurige
omschrijving van het contextsysteem, de entiteiten waaruit het bestaat en de
relaties die tussen die entiteiten kunnen worden gelegd. Zo ontwikkelt hij een
model dat de basis kan zijn voor een database ontwerp. Hoe die database er
precies uit komt te zien kan in zijn algemeenheid niet worden vastgesteld: dat
hangt af van het doel dat er mee wordt beoogd. Is het doel de ontwikkeling van
een systeem dat toegang verschaft tot reeds gevormde archieven die naar een
archiefbewaarplaats zijn overgebracht, dan zal het database ontwerp betrekkelijk
eenvoudig zijn. Als het doel van de database de ontwikkeling zou zijn van een
systeem van dynamisch beschrijven, tijdens creatie en gebruik, dan zou de struc
tuur veel nauwkeuriger het model moeten volgen.
Bearman en Lytle, Hofman en Horsman definiëren context uitsluitend in
termen van de factoren die het ontstaan, de structurering en de bevraging van
archief direct bepalen. Omgevingselementen die deze factoren beïnvloeden en
dus indirect op het ontstaan, de structurering en de bevraging van archief
invloed uitoefenen vallen buiten het kader van hun beschouwingen.
Eric Ketelaar daarentegen legt in 'De culturele context van archieven' de nadruk
op de factoren die bepalen wat wordt gearchiveerd en hoe wordt gearchiveerd. In
navolging van Bearman (die op zijn beurt op Hofstede teruggrijpt) karakteriseert
Ketelaar de organisatiecultuur als de software van de organisatie en tegelijkertijd
als de culturele context voor archiefvorming en archiefgebruik. Analyse van ver
schillen in organisatieculturen kan een verklaring opleveren voor verschillen in
archivering. Zo heeft Bearman de mate van onzekerheidsvermijding en machts
afstand (twee sterk nationaal bepaalde waarden in de organisatiecultuur) tegen
elkaar afgezet en op basis daarvan vier verschillende bureaucratische stijlen
geïdentificeerd, die op hun beurt weer aan verschillende archiveringsregimes
kunnen worden gerelateerd.
Archieven, aldus Ketelaar, worden gevormd en gebruikt in een culturele
context, die in hoge mate bepaald wordt door normen en waarden. Nationale
culturen zorgen voor verschillen in archivering. Die verschillen moeten worden
beschreven in een archivistische etnografie. Ze moeten in hun sociale, politieke,
economische, culturele, religieuze en historische context worden verklaard in het
kader van de vergelijkende archiefwetenschap. Deze vergelijkende archiefweten
schap richt zich niet alleen op de verklaring van nationale verschillen in archive
ring, maar ook kan ook vergelijkend zijn in de tijd: het vergelijken van instellin
gen, praktijken en procedures in verschillende tijden en het trachten te verklaren
van die verschillen. Hoe dan ook gaat het om de relaties tussen de politieke,
economische, sociale, theologische paradigma's in een bepaalde samenleving en
de creatie en het gebruik van archieven, en hoe veranderingen van het ene
invloed hebben op het andere.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
1 Het is om die reden opgenomen in Randall C. Jimerson (ed.), American Archival Studies. Readings in Theory
and Practice, SAA (Chicago 2000) 345-360.
12
INLEIDING
13