In 1920 vragen verschillende agentschappen om de aanschaf van een Soen-
necken kopieermachine, zulks ter "vervanging van het hier in gebruik zijn ouder-
wetsche copieersysteem". Wat dat "ouderwetsche copieersysteem" is, blijkt
echter uit geen enkel document.12 Daarnaast wordt als reden aangegeven dat de
machine kan worden ingezet "bij het maken van mededeelingen in grootere hoe
veelheden". Aangenomen mag worden dat het hier gaat om berichten van de
agent aan de onder hem ressorterende correspondentschappen en/of het publiek
in de regio. In 1924 wordt bij de Bijbank de Cyclostyle vervangen voor een
Gestetner's rotary cyclostyle en een jaar later wordt in plaats van twee Roneo
kopieermachines een Victoria 'hand-kopieermachine' aangeschaft. Daarnaast
wordt een Elliot-adresseermachine aangeschaft "ter vervanging van het thans
nog zeer tydroovende en dus kostbare 'uit de hand schrijven' der elke maand
geregeld terugkeerende adressen, zynde plm 3000 stuks".
Een herhaald verzoek van de agent te Zwolle in 1926 om een kopieermachine
wordt afgewezen met de woorden: "dat indien ten Uwent het aantal copyen dus
b.v. geen honderd-minimum per dag bedraagt [de machine] niet tot haar recht
[komt]. Het is een Massa-machine en [daardoor] blyft voor kleine hoeveelheden
copyen, de kwast, danwel de doorslag verre te verkiezen."13
Ten behoeve van de hoofdbank te Amsterdam wordt in 1921 voor het dupli
ceren via fotografie echter wel een zogenaamde 'Kontophot-afdeling' ingericht.
De Kontophot-machine "neemt enkel op en verzamelt inwendig de opnamen, die
daarna ontwikkeld en gefixeerd worden in eene afzonderlyke donkere kamer.
In 1 uur kunnen 300 afdrukken worden gemaakt. Voor het photograferen van bv
afschriften Rekening-Crt, waarby ieder blad slechts eenmaal genomen wordt en
dus telkens omwisseling met het volgende blad noodig is, acht ik [de controleur-
generaal] by eenige routine een aantal van 100 bladen per uur alleszins
mogelyk." Eerst in 1926 wordt een overzicht gegeven voor welke taken en werk
zaamheden van de Bank gebruik wordt gemaakt van de Kontophotmachine en
wat opvalt is dat zich dit niet beperkt tot de afdelingen die zich bezig houden
met de kerntaken van de Bank.14
Opbergen en terugvinden
Vanaf het begin van haar geschiedenis besteedt de Bank aandacht aan haar
archieven. In de instructie voor de secretaris (1821) wordt bepaald dat deze
onder meer zal zijn belast met "de bewaring van het archief der Nederlandsche
Bank en alle boeken, registers, papieren en andere stukken, welke president en
directeuren zullen oordeelen, dat in het gemelde archief moeten worden ver
zameld en bewaard". Buiten de correspondentie bevat het archief ook de memo
rialen, journalen, grootboeken, bankbiljettenboeken Geheime Staat15 en
andere financiële bescheiden.
Het beheer over de archieven van de Bank, en hiermee is in dit geval niet gedoeld
op de lopende administraties en de dynamische archiefbestanden, is bij de
oprichting van de secretarie in 1863 onder verantwoordelijkheid van die afdeling
gebracht. In april 1877 kreeg deze afdeling als eerste een 'onderchef', mr. Jakob
Gijsbert Nicolaas de Hoop Scheffer, die zich speciaal ging bezighouden met het
archiefbeheer; de onderafdeling 'afdeling archief' was geboren16 en de titel 'archi
varis' voor het eerst bij de Bank vergeven.17 De Hoop Scheffer zou tot 1880 archi
varis blijven; wie hem als archivaris is opgevolgd is uit het archief niet gebleken.
Ook ten aanzien van de kantoren werd het archiefbeheer geregeld. Tot de kan
toren worden de bijbank in Rotterdam en de agentschappen in de provincies
gerekend. De correspondentschappen waren formeel-juridisch geen onderdeel
van de Bank. Toch moesten ook de correspondentschappen van de directie een
eigen archief bijhouden: zij dienden ervoor te zorgen dat "te allen tijde aan
de Directie der Bank, of aan haar daartoe schriftelijk gemachtigde, alsook aan
den Kassier-Generaal en/of het Bestuur der Bijbank en/of de Agent dadelijke
overlegging der waarden, boeken en papieren, tot het correspondentschap
behoorende, moeten plaatshebben".18
De archieven van de afdelingen, wij zouden ze nu als op termijn te vernietigen
archieven beschouwen, kwamen in of voor 19U19 onder beheer van de custos
(de huismeester). In zijn instructie staat onder andere dat "hij meer in het
byzonder belast [is] met het beheer van het magazijn van registers en formulie
ren en met de zorg voor de berging op de archief-zolders". Als de custos in 1916
plotseling overlijdt, wordt de zorg voor deze archieven ondergebracht in het
bureau van de controleur-generaal. Het feitelijk beheer van deze archieven lag
overigens bij de magazijnmeester.
De verbouwing van het gebouw van de Bank aan de Oude Turfmarkt aan het
begin van de twintigste eeuw was voor de controleur-generaal aanleiding om in
1912 de directie te verzoeken "by de nieuwe bouwplannen rekening te houden
met het inrichten van een CENTRAAL-ARCHIEF, waar alle gebruikte bescheiden
(die thans naar de diverse bureaux terug gaan) worden bewaard". De controleur-
generaal besluit zijn betoog met de opmerking dat "eene CENTRALE bewaar
plaats, met SYSTEMATISCHE berging, als een eisch van den tegenwoordigen
tijd beschouwd [mag] worden". Er wordt dus een lans gebroken voor het centraal
bewaren van archieven van alle aard, van formulieren, routinematige materialen
en stukken die uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komen tot beleids
matige stukken die langer moeten worden bewaard. Onder verantwoordelijkheid
van de magazijnmeester is het centraal archief vervolgens in vier maanden tijd
omgepakt en gecatalogiseerd.20
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
12 Verondersteld mag worden dat hier wordt gedoeld op de kopieerpers. Deze pers is in ieder geval in 1865 al
in gebruik: hetgeen blijkt uit de aanschaf van olie voor dit apparaat (onkostenboek 1865). Het is mogelijk
dat zij is aangeschaft naar aanleiding van een artikel in De economist van 1858, bewezen kan dit echter niet
worden. Vergelijk I.J. Brugmans, 'Uit de geschiedenis van het kantoor', Economisch- en sociaal historisch
jaarboek 44 (1982) 220.
13 Archief DNB, dossier 1.422.42/99/7/1, Copieermachines 1920-1926.
14 Archief DNB, dossier 1.422.42/99/8/1, Copieermachines, kontophot copierapparatuur 1921-1931.
15 Deze is vanaf 1814 dagelijks opgemaakt en bevat de geldstroom in en uit de Bank: De Vries, Geschiedenis,
V1 159186. Na 1956 staat de Geheime Staat bekend als de Dagbalans.
150
HANS WAALWIJK BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE NEDERLANDSCHE BANK
16 De Jager, De bank, 69; Archief DNB, dossier 1.21.114/99/40/1, Mr. J.G.N, de Hoop Scheffer 1885-1923.
17 N. van Horn, 'Oude spullen', De Florijn, personeelsblad van De Nederlandsche Bank NV (januari 1987).
18 Archief DNB, dossier 1.226.3/99/10/1, Correspondentschap Kampen, instructies 1917-1944.
19 In de instructie voorafgaand aan die van 1911 wordt geen gewag gemaakt van de onderhavige taak.
20 Archief DNB, dossier 1.22/97/125/1, Structuur DNB, afdelingen, interne organisatie, magazijn en
expeditie 1916-1967.
151