In 1917 vraag DNB zich (naar aanleiding van een ontdekte fraude) af hoe
"het staat met de administratieve organisatie en controle bij de Bank en hare
Agentschappen". In een rapport hierover wordt vastgesteld dat de controle
op afdelingen onder andere omvat "het nagaan of de vanwege de Directie vast
gestelde Instructien en Voorschriften worden nageleefd". Daarnaast, zo con
cludeert men, is de toestand bij de Bankkantoren zorgwekkend. "Te veel bestaat
by de Agentschappen de toestand, dat de eenmaal ingedeelde werkverdeeling
steeds in handen blyft van dezelfde beambten. Ingevoerd moet worden de
bepaling, dat HH Agenten VERPLICHT zyn, het rooster der werkzaamheden
te doen rouleren. Daarmede zal bereikt worden eene zich zelf regelende controle,
want ieder beambte weet, dat op zeker tydstip een ander in zyn administratie
zal komen."6
Regelmatig wordt geïnventariseerd hoeveel personeelsleden van de Bank in de
provincie werkzaam zijn. Na het afzetten van de uitkomst tegen de toename of
afname van de werkzaamheden, zowel in complexiteit als in kwantiteit, alsmede
in verhouding tot de hoogte van het maatschappelijk kapitaal van het bankkan
toor, wordt voorgesteld het personeelsbestand uit te breiden of in te krimpen.7
De Bank is blijkbaar constant bezig cijfers te verzamelen die inzicht kunnen
geven in baten en lasten. Door bankkantoren met elkaar te vergelijken kan de
efficiëntie bij een bankkantoor worden geanalyseerd. Bijna alle kantoren voeren
immers dezelfde werkzaamheden uit, het aantal personeelsleden was per kantoor
echter niet gelijk.8 Effectiviteit in het uitvoeren van werkzaamheden wordt daar
naast regelmatig gecontroleerd aan de hand van onderzoek bij derden. Zo is in
1934 een vergelijkend onderzoek gestart naar de organisatie, werkzaamheden,
personeelsbezetting en wat al niet meer zij tussen de afdeling bewaarneming van
DNB en van de Javasche Bank. Wat uit het onderzoek met name blijkt, is dat bij
DNB erg stipt wordt omgegaan met de scheiding van werkzaamheden, wellicht
bedoeld om fraude te voorkomen. Ter illustratie hiervoor mag het volgende
gedeelte uit het rapport Werkzaamheden afdeling Bewaarneming dienen:
"Bij de Nederlandsche Bank is angstvallig voorgeschreven, dat niet het
minste contact tussen mantelkelder en couponbladenkelder mag bestaan,
waardoor heel veel geloop, door het afzonderlijk transporteeren van for
mulieren en van waarden, zoowel bij deponeering als bij het lichten wordt
veroorzaakt. Bovendien is er nog een administratie op de afdeeling
Bewaarneming om na te gaan of de formulieren voor berging de kelders
stuk voor stuk bereiken. Voor den omloop der formulieren zijn daardoor
meerdere tusschenstations noodig, hetgeen meer geloop en meer kans op
stagnatie veroorzaakt. Het niveauverschil tussen de afdeeling Bewaar
neming en de Waardekelders beloopt 53 treden."9
Het aardige van deze beschrijving is dat de managementproblemen bij de Bank
voor een gedeelte worden veroorzaakt door de indeling van de kantoorruimten
en de indeling van eigenlijk het hele bankgebouw aan de Oude Turfmarkt in
Amsterdam. Een wirwar van trappen en kamertjes, zo is het gebouw ooit om
schreven, hetgeen wordt bevestigd door de opmerking in hetzelfde rapport over
de bewaarneming dat dit kantoor over zestien verschillende locaties is verdeeld.
Het enige voordeel van deze geografische verspreiding is dat het leidt tot de nood
zaak om een deel van de administratieve organisatie te veranderen. Door intro
ductie van een nieuw kaartensysteem en een andere wijze van bergen van
kaarten, waarbij verschil in afmeting en kleur van groot belang is bij het streven
om de veertien verschillende administraties tot één administratie samen te
voegen. Hetzelfde was in 1930 al geschied om de achterstanden bij het
Bankbiljettenkantoor weg te werken. Deze achterstanden waren met name ver
oorzaakt door het 'in duplo
verrichten van taken'.10
Sinds de jaren 1910 kampt de Bank met een steeds maar groeiend ruimtegebrek.
Hoe langer hoe meer communicatie tussen werknemers van de Bank is noodza
kelijk om de kwaliteit van het werk te kunnen blijven garanderen, onder andere
vormgegeven door interne controlemaatregelen. De veranderingen in kantoor
organisatie sedert de jaren twintig zijn mijns inziens voor een belangrijk deel
te verklaren uit deze ruimteproblematiek. De technologische ontwikkelingen en
ontwikkelingen op het gebied van de managementtheorie11 hebben natuurlijk
een positieve bijdrage geleverd. Maar de vraag naar nieuwe methoden en techno
logie kwam voort uit de ruimteproblematiek.
Productie en reproductie van documenten
De eerste typemachine wordt op 2 maart 1899 aangeschaft. Deze machine was
eerst gehuurd door de secretarie en zo goed bevonden dan tot aanschaf werd
overgegaan. In eerste instantie is de machine gebruikt voor de correspondentie,
later, als er meer machines bij de Hoofdbank en de Bankkantoren worden
gebruikt, wordt hij ook toegepast voor bijvoorbeeld het invullen van belenings-
kaarten.
In 1917 worden de eerste telmachines bij DNB aangekocht. Uit een enquête
onder veertien bankkantoren over het gebruik van de Burroughs telmachine
blijkt dat de machine bij tien kantoren geregeld wordt gebruikt, bij drie agent
schappen één maal per jaar voor controledoeleinden en het opstellen van
registers, bij één agentschap wordt de telmachine niet gebruikt (en later terug
gezonden: het betreft hier het Agentschap Enschede). Dertien agenten zijn over
de machine overigens van mening dat het gebruik in meer of mindere mate
arbeidsbesparend is. In de jaren 1920 wordt van de Burroughs telmachine
overgestapt op de Remington schrijf-tel-machine.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
6 Archief De Nederlandsche Bank (Archief DNB), dossier 1.23/97/16/1, Methoden voor bureauorganisatie,
administratieve verantwoording en controle 1917-1970.
7 Archief DNB, dossier 1.226/97/1326/1, Bijbank en agentschappen, werkzaamheden i.v.m. de personeels
bezetting 1932.
8 Hierbij moet er wel rekening mee worden gehouden dat het aantal transacties en klanten per bankkantoor
behoorlijk kon verschillen.
9 Archief DNB, dossier 1.225/97/116/1, Afdeling bewaarneming, werkzaamheden en bespreking rapport
1934.
148
HANS WAALWIJK BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE NEDERLANDSCHE BANK
10 Archief DNB, dossier 1.225/97/78/1, Bankbiljettenkantoor, werkzaamheden 1930.
11 Verschillende artikelen van Th. Limperg (een prominente figuur uit de Nederlandse beweging voor
scientific managementuit de jaren 1920 zijn in de bibliotheek terug te vinden. Opvallend is in die zelfde
periode dat de archivaris van de Bank, blijkens bewaard gebleven circulatielij sten, het tijdschrift
Administratieve Arbeid, een maandblad voor Rationele werkmethoden leest.
149
