serie artikelen over de organisatie(verandering). Deze stukjes zijn geschreven
door Frits Isaac en hebben het doel de werknemers uitleg te geven over de
(re) organisatie van het bedrijf. Hij doet dit, zoals Yates het noemt, met een sugar
coat, namelijk als een soort sprookje: 'Appelkar en Bijenkorf'.20
In downward (en lateralcommunication spelen vergaderingen een belangrijke
rol. Vanaf 1929 zijn notulen van directievergaderingen bewaard gebleven 21
De notulen zijn zeer summier, eigenlijk een soort afsprakenlijstjes. Aanvankelijk
wordt er onregelmatig vergaderd, meestal op zondagochtend bij Leo Meyer thuis.
In december 1932 wordt besloten één keer in de twee weken te vergaderen. Vanaf
dat moment komt er meer systematiek in de vergaderingen; er worden dan ook
klappers aangelegd om de toegankelijkheid van de notulen -en daarmee van het
organisational memory- te vergroten.
Upward reporting
De eerste jaarverslagen, midden in de jaren twintig22, zijn nog eenvoudig van
opzet en bestaan uit balans en staat van baten en lasten. Controle en het meten
van resultaten worden echter steeds belangrijker. Kengetallen op organisatie
niveau zijn de basis voor performance sturing op afdelingsniveau. Tussen 1932 en
1940 produceert het Research Bureau een groot aantal enquêtes, rapporten en
statistieken over allerhande onderwerpen. Er zijn grafieken waarop een vergelij
king wordt gemaakt tussen Amsterdam en Den Haag van de 'zaterdagomzet in
procenten van weekomzet'.23 Naast grafieken maakt het Research Bureau ook
veel tabellen24, bijvoorbeeld van de omzet per afdeling en per dag; de afdelingen
zijn genummerd volgens de internationale Standard merchandise classification.
Productie en reproductie van documenten
Aangezien de meeste stukken in het Bijenkorf archief van na 1910 zijn is niet aan
te geven wanneer wordt overgestapt van handgeschreven naar getypte vorm; de
meeste stukken zijn getypt. Behalve de financiële administratie: die blijft, in ieder
geval tot 1936, handgeschreven.25
Een in 1934 gemaakte inventaris van het filiaal Amsterdam26 geeft onder andere
een opsomming van alle kantoormachines. De Bijenkorf heeft in dat jaar op
de kantoorafdeling achttien typemachines staan. Daarnaast is er een aantal
gespecialiseerde apparaten in huis, zoals boekhoudmachines, frankeermachines,
calculators, een kopieermachine en ook achttien telmachines.
Opbergen en terugvinden
Systematisch management is gebaseerd op formele geschreven communicatie.
Het management formuleert beleid en analyseert resultaten aan de hand van
formele geschreven communicatie. De neerslag hiervan vormt tezamen het
corporate memory van de organisatie. Deze neerslag moet -zoals we bij de directie-
notulen zagen- echter ook snel en effectief gevonden kunnen worden.
Tot de late jaren dertig is de archivering bij de Bijenkorf van ondergeschikte
betekenis geweest. Er zijn geen stukken bewaard gebleven over het archiefbeheer.
De eerder behandelde organisatieverandering, gebaseerd op systematisch
management, heeft vanaf 1932 een toename aan archiefstukken tot gevolg. Er
ontstaan problemen met de toegankelijkheid. In 1937 komt de Bijenkorf directie
tot het inzicht dat archivering een beleidsinstrument zou moeten zijn en worden
voorstellen tot verbetering van het archiefbeheer geformuleerd.
De problemen zijn, kort samengevat:
te grote fysieke verspreiding van het archief; decentralisatie;
onvoldoende ruimte;
geen eindverantwoordelijke;
onbekendheid welke afdeling verantwoordelijk is voor welk gegevens;
geen vernietigingsbeleid;
elke afdeling heeft eigen classificatie methode;
geen adequaat gebruik van technische mogelijkheden(zoals verpakking).27
Voor de oplossing van deze problemen gaat de Bijenkorf te rade bij andere
bedrijven. Er zijn verslagen te vinden over de inrichting van het archief bij onder
andere de Twentsche Bank, Centraal Beheer en de Bataafsche Petroleum
Maatschappij.28 Een groot aantal verbeteringen wordt ingevoerd, waaronder
invoering van een éénduidige classificatiecode en het opstellen van vernietigings-
lijsten. Vernietiging van archiefstukken wordt gebonden aan goedkeuring door
drie verantwoordelijken: de afdelingschef, de functionele chef en de accoun
tant.29
Tot slot wordt er in 1938 ook een taakomschrijving voor de archivaris ontwor
pen. Opvallend is vooral het vierde punt van deze taakomschrijving: "De archiva
ris heeft ervoor te zorgen, dat alle gegevens van het hoofdkantoor, die volgens
instructie bewaard moeten blijven, direct na afhandeling naar het archief
gebracht worden."30 Uit dit stuk blijkt dat de Bijenkorf aan het eind van de jaren
dertig had ingezien dat het archief een essentieel onderdeel zou moeten zijn van
de beleidsvorming. De voorstellen tot verbetering van het archiefbeheer zijn
helaas niet alle uitgevoerd, waarschijnlijk als gevolg van de Tweede Wereldoorlog
waarin de Bijenkorf, zijn personeel en zijn archief zoveel te lijden hebben gehad.31
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
20 J.A. Yates, Control through communication. The rise of system in American management
(Baltimore-London 1989) 76.
21 Archief Bijenkorf, inv.nrs. 99, 101, 103.
22 Ibidem, inv.nr. 258A.
23 Ibidem, inv.nr. 1433.
24 Ibidem, inv.nr. 1416.
25 Ibidem, inv.nrs. 1155, 1161, 1166, 1190, 1197,1200, 1201.
26 Ibidem, inv.nr. 557.
142
ANNELOT VIJN BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE BIJENKORF
27 Ibidem, inv.nr. 280.
28 Ibidem, inv.nr. 280.
29 Ibidem, inv.nrs. 279, 280.
so Ibidem, inv.nrs. 929, 280.
3i L. van den Berkt en M. de Vos, 'Eenzijdig joodsch van structuur. Bijenkorf 1940- 1945',
Skript historisch tijdschrift 60 (1998) 15-25.
143