serie artikelen over de organisatie(verandering). Deze stukjes zijn geschreven door Frits Isaac en hebben het doel de werknemers uitleg te geven over de (re) organisatie van het bedrijf. Hij doet dit, zoals Yates het noemt, met een sugar coat, namelijk als een soort sprookje: 'Appelkar en Bijenkorf'.20 In downward (en lateralcommunication spelen vergaderingen een belangrijke rol. Vanaf 1929 zijn notulen van directievergaderingen bewaard gebleven 21 De notulen zijn zeer summier, eigenlijk een soort afsprakenlijstjes. Aanvankelijk wordt er onregelmatig vergaderd, meestal op zondagochtend bij Leo Meyer thuis. In december 1932 wordt besloten één keer in de twee weken te vergaderen. Vanaf dat moment komt er meer systematiek in de vergaderingen; er worden dan ook klappers aangelegd om de toegankelijkheid van de notulen -en daarmee van het organisational memory- te vergroten. Upward reporting De eerste jaarverslagen, midden in de jaren twintig22, zijn nog eenvoudig van opzet en bestaan uit balans en staat van baten en lasten. Controle en het meten van resultaten worden echter steeds belangrijker. Kengetallen op organisatie niveau zijn de basis voor performance sturing op afdelingsniveau. Tussen 1932 en 1940 produceert het Research Bureau een groot aantal enquêtes, rapporten en statistieken over allerhande onderwerpen. Er zijn grafieken waarop een vergelij king wordt gemaakt tussen Amsterdam en Den Haag van de 'zaterdagomzet in procenten van weekomzet'.23 Naast grafieken maakt het Research Bureau ook veel tabellen24, bijvoorbeeld van de omzet per afdeling en per dag; de afdelingen zijn genummerd volgens de internationale Standard merchandise classification. Productie en reproductie van documenten Aangezien de meeste stukken in het Bijenkorf archief van na 1910 zijn is niet aan te geven wanneer wordt overgestapt van handgeschreven naar getypte vorm; de meeste stukken zijn getypt. Behalve de financiële administratie: die blijft, in ieder geval tot 1936, handgeschreven.25 Een in 1934 gemaakte inventaris van het filiaal Amsterdam26 geeft onder andere een opsomming van alle kantoormachines. De Bijenkorf heeft in dat jaar op de kantoorafdeling achttien typemachines staan. Daarnaast is er een aantal gespecialiseerde apparaten in huis, zoals boekhoudmachines, frankeermachines, calculators, een kopieermachine en ook achttien telmachines. Opbergen en terugvinden Systematisch management is gebaseerd op formele geschreven communicatie. Het management formuleert beleid en analyseert resultaten aan de hand van formele geschreven communicatie. De neerslag hiervan vormt tezamen het corporate memory van de organisatie. Deze neerslag moet -zoals we bij de directie- notulen zagen- echter ook snel en effectief gevonden kunnen worden. Tot de late jaren dertig is de archivering bij de Bijenkorf van ondergeschikte betekenis geweest. Er zijn geen stukken bewaard gebleven over het archiefbeheer. De eerder behandelde organisatieverandering, gebaseerd op systematisch management, heeft vanaf 1932 een toename aan archiefstukken tot gevolg. Er ontstaan problemen met de toegankelijkheid. In 1937 komt de Bijenkorf directie tot het inzicht dat archivering een beleidsinstrument zou moeten zijn en worden voorstellen tot verbetering van het archiefbeheer geformuleerd. De problemen zijn, kort samengevat: te grote fysieke verspreiding van het archief; decentralisatie; onvoldoende ruimte; geen eindverantwoordelijke; onbekendheid welke afdeling verantwoordelijk is voor welk gegevens; geen vernietigingsbeleid; elke afdeling heeft eigen classificatie methode; geen adequaat gebruik van technische mogelijkheden(zoals verpakking).27 Voor de oplossing van deze problemen gaat de Bijenkorf te rade bij andere bedrijven. Er zijn verslagen te vinden over de inrichting van het archief bij onder andere de Twentsche Bank, Centraal Beheer en de Bataafsche Petroleum Maatschappij.28 Een groot aantal verbeteringen wordt ingevoerd, waaronder invoering van een éénduidige classificatiecode en het opstellen van vernietigings- lijsten. Vernietiging van archiefstukken wordt gebonden aan goedkeuring door drie verantwoordelijken: de afdelingschef, de functionele chef en de accoun tant.29 Tot slot wordt er in 1938 ook een taakomschrijving voor de archivaris ontwor pen. Opvallend is vooral het vierde punt van deze taakomschrijving: "De archiva ris heeft ervoor te zorgen, dat alle gegevens van het hoofdkantoor, die volgens instructie bewaard moeten blijven, direct na afhandeling naar het archief gebracht worden."30 Uit dit stuk blijkt dat de Bijenkorf aan het eind van de jaren dertig had ingezien dat het archief een essentieel onderdeel zou moeten zijn van de beleidsvorming. De voorstellen tot verbetering van het archiefbeheer zijn helaas niet alle uitgevoerd, waarschijnlijk als gevolg van de Tweede Wereldoorlog waarin de Bijenkorf, zijn personeel en zijn archief zoveel te lijden hebben gehad.31 CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 20 J.A. Yates, Control through communication. The rise of system in American management (Baltimore-London 1989) 76. 21 Archief Bijenkorf, inv.nrs. 99, 101, 103. 22 Ibidem, inv.nr. 258A. 23 Ibidem, inv.nr. 1433. 24 Ibidem, inv.nr. 1416. 25 Ibidem, inv.nrs. 1155, 1161, 1166, 1190, 1197,1200, 1201. 26 Ibidem, inv.nr. 557. 142 ANNELOT VIJN BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE BIJENKORF 27 Ibidem, inv.nr. 280. 28 Ibidem, inv.nr. 280. 29 Ibidem, inv.nrs. 279, 280. so Ibidem, inv.nrs. 929, 280. 3i L. van den Berkt en M. de Vos, 'Eenzijdig joodsch van structuur. Bijenkorf 1940- 1945', Skript historisch tijdschrift 60 (1998) 15-25. 143

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 72