begrip
archief
archiefvormers
gegevens
organisatorische
functionele
concept
sociale
politieke
economische
culturele
religieuze
historische
model
Context en functioneel
institutioneel onderzoek:
theorie
Inleiding
context
context
context
context
context
context
context
context
context
context
context
context
context
context
De archiefvormingscontext of provenantial context wordt al sinds de negentiende
eeuw tot de archivistische context gerekend. Archivarissen spraken toen al over
de herkomst of provenance van archief en daar bedoelden ze dan met name de
formele archiefvormer mee. Later werd die archiefvormer wat nauwkeuriger
bepaald. Archieven moesten worden beschreven in relatie tot "het bestuur of een
zijner ambtenaren" (Handleiding) of de "instelling, persoon of groep personen"
Lexicondie de bescheiden hadden ontvangen of opgemaakt. Het probleem dat
archieven niet altijd bij de archiefvormers bleven berusten werd door de
Handleiding onderkend en opgelost: als archiefvormers functies aan andere orga
nisaties of personen overdroegen, dan moest ook het bijbehorende archief
worden overgedragen: archieven volgen functies.
De toenemende veranderlijkheid van organisaties in de tweede helft van de
twintigste eeuw (waarvan de vele departementale herindelingen in Nederland
een voorbeeld zijn) en de introductie van digitaal archief in het laatste kwart van
die eeuw maakten de relatie tussen archiefvormer en archief minder stabiel
dan de relatie tussen archief en de functies die die archiefvormers hadden uitge
oefend. Archivarissen kwamen in de jaren tachtig tot de conclusie dat ze bij de
afbakening en beschrijving van meer recent archief beter de relatie konden bena
drukken met de functies die het archief hadden gegenereerd, dan met de organi
saties of personen die die functies achtereenvolgens of gelijktijdig hadden
uitgeoefend. Herkomst moest niet alleen in organisatorische, maar ook, of zelfs
in de eerste plaats, in functionele termen worden gedefinieerd.
In het buitenland werd dit credo onder meer uitgedragen in 'The power of the
principle of provenance', dat in 1985 in het Canadese tijdschrift Archivaria werd
gepubliceerd. David Bearman en Richard Lytle betogen hierin dat de goede
beschrijving van de herkomst van archief bepalend is voor een effectieve bevra
ging ervan. Wie archief beschrijft moet een goed begrip hebben niet alleen van
de structuur van de organisatie, maar ook en vooral van de processen die het
archief hebben gevormd. Bearman en Lytle pleiten ervoor om in toegangen niet
teveel de nadruk te leggen op de relatie van archieven met de structuur van
organisaties, maar meer op de relatie van archieven met de samenhangende
functies die die organisaties hebben uitgeoefend (en waarvan de structuur niet
HOOFDSTUK
11