1
i
i
Upward reporting
Na de oprichting van de Billiton Maatschappij ontstond langzamerhand de
behoefte om terugkoppeling naar de directie in 's-Gravenhage zo gestroomlijnd
mogelijk te maken. Zoals reeds eerder vermeld werd de directie in Batavia ver
tegenwoordigd door een vertegenwoordiger en voor de bedrijfsvoering op Billiton
was een hoofdadministrateur aangesteld. Het eiland Billiton werd in de eerste
jaren van de Billiton Maatschappij opgedeeld in een aantal geografische een
heden. Elke eenheid had tot doel het opsporen en winnen van in de bodem aan
wezige tinerts. Het structureren van de werkzaamheden, het aanstellen van
werknemers en andere bedrijfseconomische aangelegenheden kwamen voor reke
ning van de hoofdadministrateur. Gedurende een aantal jaren was hij ook als
enige verantwoordelijk voor de periodieke verslagen omtrent de gang van zaken
op Billiton. Deze periodieke verslagen bevatten gegevens over onder meer de aan
tallen mijnwerkers, de arbeidsomstandigheden, de gezondheidstoestand van de
mijnwerkers, het gebruik en onderhoud van de verschillende bedrijfsmachines en
de voedselvoorraden. De rapporten gaven ook weer of de hoofdadministrateur op
dienstreis of met verlof was geweest en dan met name zijn ervaringen tijdens de
dienstreis. Ook de vertegenwoordiger rapporteerde regelmatig in brieven aan de
directie in 's-Gravenhage. Deze brieven betreffen vooral de financiële aan
gelegenheden van de onderneming en de contacten die de vertegenwoordiger
in Nederlands-Indië onderhield.
Deze brieven en rapporten werden met de hand geschreven. Pas in 1905
verschenen de eerste getypte bijlagen bij de maandelijkse rapporten van de hoofd
administrateur aan de vertegenwoordiger, respectievelijk de directie in 's-Graven-
hage.20 De bijlagen werden gekopieerd door het gebruik van carbonpapier.
Vermoedelijk werden de kopieën naar 's-Gravenhage verzonden en daar na lezing
ingebonden.21 In hetzelfde jaar 1905 werden de functies van vertegenwoordiger
en hoofdadministrateur verenigd in één persoon. De nieuwe functionaris, de
hoofdadministrateur/vertegenwoordiger had zijn nieuwe standplaats
in Tandjong-Pandan op Billiton. Vermoedelijk is men toen ook overgegaan tot
het aanstellen van administrateurs voor iedere geografische eenheid. Deze admi
nistrateurs waren verantwoordelijk voor de gang van zaken van hun eenheid
en rapporteerden daar wekelijks over. Door deze personeelsuitbreiding kon men
de rapporten van uitgebreide informatie voorzien. Tekeningen ter illustratie van
bepaalde werkzaamheden werden langzamerhand de norm. In 1919 verschijnen
de eerste voorgedrukte tabellen die gebruikt worden voor het bijhouden van de
verschillende ontginningen en de mijnwerkerssterkte. De tabellen werden met
de hand ingevuld.
De maandelijkse gegevens werden aan het eind van een boekjaar verwerkt in
het jaarverslag, de verantwoording van de Maatschappij naar haar aandeelhou
ders en de samenleving.
I
Figuur t. Het Billitonarchief als intelligence office (1928)
(Algemeen Rijksarchief, Archief Billiton, inv.nr. 56).
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
20 Archief Billiton, inv.nr. 231.
21 Archief Billiton, inv.nr. 218-249.
134
CHARLENE MACDONALD HET INTELLIGENCE OFFICE VAN DE BILLITON MAATSCHAPPIJ
Gedachtenstroom van
alle Werelddeelen
Directs
//Gedachtenstroom
naar
alle Werelddeelen
Nieuwe opbouw
Dec imaal-Archief
lieering van de^be'grippen
Documentatie^van de Dlrecti
DECIMAAL-ARCHIEF
INTELLIGENCE-OFFICE)
Ge de
Archivaris
i
Ontleding van den strooi: in 2 gedeelten
Geestelyke resultaten
Formuleering van de resultaten
Telegrammen
Notulen
Rapporten
Mail
Correspondentie
Archivaris
Definieering van de begrippen
Alphabetisch Archief
Categorisch Archief
Afdeelings-Archieven
OP I SEPTEMBER 1928
573 GEESTELYKE CELLEN.
DIRECTIE
Beraadslaging met
Commissarissen
Secretarissen.
Experts
Periodiek voorkomende
begrippen, gevolgd door
automatische behandeling
Operatorische begrippen
(welke een geestelyke reactie
gevolge hebben
Definieering van de
voor
135