in Nederlands-Indië de bedrijfsvoering onder leiding van een hoofdadministra
teur, administrateur of administrateur-superintendent.
Pas in 1864 huurde de Billiton Maatschappij een eigen kantoor in 's-Graven-
hage; voordien zullen de zaken bij de twee directeuren aan huis zijn behandeld.6
De boekhouder was tevens conciërge. In 1879 en 1927 verhuisde het kantoor;
in het laatste jaar werkten er negentien beambten, verdeeld over vijf afdelingen,
te weten Algemene Zaken, Technische Dienst, Boekhouding, Statistiek en
Registratie.7
Opbergen en terugvinden
In het archief van de Billiton Maatschappij is over de periode van vóór 1927
weinig feitelijke informatie aangetroffen over registratuur en archiefvorming. De
stukken van vóór 1927 werden niet van een registratuurkenmerk voorzien en aan
genomen mag worden dat de meeste stukken in grotere series werden geordend.8
Na 1927 zou het concern zich verder uitbreiden in een complexe organisatie
van dochterondernemingen verspreid over heel Nederlands-Indië. Elke dochter
maatschappij had haar directie in 's-Gravenhage en haar bedrijfsvoering werd
onder leiding van een hoofdadministrateur verricht in Nederlands-Indië. Als
gevolg van deze ontwikkelingen ontstond de behoefte aan één centraal gevormd
archief waarin de stukken met betrekking tot concernaangelegenheden als
zodanig, de concernaangelegenheden met betrekking tot de dochters en directie
aangelegenheden van de afzonderlijke dochters bijeen waren.9
In februari 1927 heeft Van Arkel, lid van de raad van beheer van de GMB, bij
de Koninklijke Paketvaartmaatschappij (KPM) en de Bataafsche Petroleum
Maatschappij (BPM) te Amsterdam inlichtingen ingewonnen inzake archieforde
ning. Deze organisaties hadden namelijk de decimale classificatie ingevoerd voor
het beheer van hun archief. Het resultaat was het in dienst nemen van mejuf
frouw P.H.J. Lefèbre die bij de KPM ruime ervaring had opgedaan met de decima
le classificatie. Zij werd met de inrichting van het archief belast en trad voor een
jaar in dienst tegen een salaris van 400 per maand. Bij aanvang van haar werk
zaamheden heeft Nel Lefèbre een 'voorstel tot het invoeren van de afdeeling regi
stratuur en tot reorganisatie van het archief' geschreven. In dit voorstel heeft ze
uiteengezet wat de functie van een registrateur respectievelijk archivaris inhoudt.
Ze gaf aan dat het "archiefmateriaal, mits goed toegankelijk voor de
Maatschappij, van onschatbare waarde kan zijn". Voor de ontsluiting heeft zij
gebruik gemaakt van het "zoogenaamde Decimale stelsel van Meivin Dewey, in
eigen bewerking voor practisch speciaal gebruik geschikt gemaakt...".10
In september 1928, aan het eind van haar jaarcontract, heeft Lefèbre een
'verslag over de invoering en de beteekenis van het decimaal-archief systeem' aan
de directie van de GMB gepresenteerd.11 In dit verslag is ze ingegaan op zaken
zoals de functie van de archivaris, de vervaardiging van de archiefcode die speci-
aal voor de Billiton Maatschappij ontworpen werd en de voordelen van het
systeem. Nel Lefèbre gaf in een begeleidende brief te kennen dat zij zich niet vol
doende gewaardeerd voelde. Dat viel niet in goede aarde bij de directie, die
verkoos om Lefèbre te ontslaan. Als reden werd opgegeven dat de opvattingen van
mejuffrouw Lefèbre "niet in overeenstemming zijn met de hiërarchie op ons
kantoor".12 Deze reden is opmerkelijk. De directie was duidelijk van mening dat
de archivaris het recht niet had pretenties te hebben over de functie die ze uit
oefende. Anderzijds heeft deze gebeurtenis enigszins te maken met de rol van de
vrouw in het bedrijfsleven. De vrouw kwam in de eerste twintig tot dertig jaar
van deze eeuw weliswaar steeds vaker voor in de kantoren, maar meestal slechts
voor het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. Het was geenszins
gemeengoed dat een vrouw de bedrijfsladder beklom en het hebben van een
mening over de uit te oefenen functie werd evenmin geduld. Maar dit hoefde niet
overal zo te zijn. Lefèbre had immers jarenlange ervaring opgedaan bij de KPM.
De documentatie in het archief verspringt na de episode-Lefèbre naar de periode
1943-1946.13 Toen is er wederom een handleiding gemaakt met daarin de te
gebruiken registratiemiddelen. Aangezien dit buiten de onderzoeksperiode valt, is
daar niet verder op ingegaan. Tussen 1928 en 1943 is er weinig tot geen neerslag
van pogingen tot verdere uitbreiding van het archiefsysteem.
Het decimaal archief
Het systeem op basis van de decimale classificatie dat Lefèbre invoerde, zorgde
voor een nieuwe wijze van registreren en ordenen. De stukken werden geregis
treerd en geordend op classificatie, per categorie en op alfabet. 'Geclasseerde'
stukken waren de stukken die van principieel belang waren. Deze stukken wer
den op code geordend waarbij zonodig onderlinge verwijzingen werden gemaakt.
In de gevallen waarin het voorkeur verdiende stukken als serie te ordenen
werden kopieën gemaakt voor de onderwerpsdossiers.
Administratieve stukken waarvan het gewenst was dat ze bleven berusten
onder de personen die ermee werkten, werden voornamelijk gerekend tot de
'categorische stukken'. Pas als de stukken geen functie meer vervulden werden ze
aan het centraal archief aangeboden. Tot deze stukken behoren de personeelsdos
siers, stukken met betrekking tot statistische gegevens, het archief van de
afdeling Technische Dienst en de stukken die aan de raad van beheer of raad
van commissarissen gericht zijn.
Voor elke dochtermaatschappij van het Billitonconcern werd naast de boven
genoemde registratie een alfabetisch geordende serie aangelegd. In deze serie
werden stukken geordend die niet voor classificatie noch voor categorische orde
ning in aanmerking kwamen. Het doel hiervan was tweeledig. Ten eerste een effi
ciënte voortgangscontrole van alle stukken die in en uit de organisatie kwamen
en ten tweede het vormen van een geschoond beleidsarchief (van geclasseerde
stukken) ter ondersteuning van de werkzaamheden van de onderneming.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
6 A.F. Kamp, De standvastige tinnen soldaat. 1869-1960 N.V. Billiton Maatschappij 's-Gravenhage
('s-Gravenhage 1960) 287.
7 Archief Billiton, inv.nr. 56: Stukken betreffende de registratuur en de inrichting en beheer van het archief
van het Billitonconcern, 1927-1954. Ook het navolgende is grotendeels aan dit inventarisnummer
ontleend.
8 Gruythuysen en Kramer, Inventaris, 39.
130
CHARLENE MACDONALD HET INTELLIGENCE OFFICE VAN DE BILLITON MAATSCHAPPIJ
9 Ibidem, 38.
10 Archief Billiton, inv.nr. 56: Voorstel tot het invoeren van de afdeeling registratuur en tot reorganisatie
van het archief (1927).
11 Archief Billiton, inv.nr. 56.
12 Archief Billiton, inv.nr. 56: Brief directie Billiton Maatschappij aan de heer F. J. Houwert,
Mijnbouwmaatschappij STANNUM, Weltevreden, d.d. 17 oktober 1928.
is Archief Billiton, inv.nr. 56.
131
