De administratieve werkzaamheden namen toe en dus werd de ruimte die als
kantoor diende al snel te klein. In 1906 kreeg de administratie een eigen ruimte
tot zijn beschikking. Het kantoor werd doelmatig ingericht. Er kwamen nieuwe
kantoormeubels en de ruimte werd voorzien van flinke brandkluizen die als
archief gebruikt werden.23
In de jaren twintig werd er een kantoorgebouw gebouwd: "Ter voorziening in
de noodige ruimte voor den administratieven dienst werd de bestaande smederij
geamoveerd en op het vrij gekomen terrein een doelmatig kantoorgebouw opge
trokken, waarvan de bovenverdieping tot laboratorium werd ingericht".24
In 1923 werd het administratiegebouw uitgebreid en liet men kantoormeubels,
waaronder formulierenkasten met jaloeziesluiting, boekenkasten en cilinder-
kasten, ontwerpen.25
Productie van documenten
Aanvankelijk werd alles met de hand geschreven: het personeel op het kantoor
moest, behalve over snelle Tekenvaardigheid en een verzorgd uiterlijk, beschikken
over een duidelijk lopend handschrift.26 Na 1903/1904 ging men geleidelijk over
op de schrijfmachine.
In 1915 had men op de administratie een Burroughs schrijvende telmachine
één jaar op proef. Het bleek dat deze machine onmisbaar was geworden, omdat
de machine veel werk uit handen nam. De directeur legde aan burgemeester en
wethouders uit waarom deze machine zo nuttig was:
"De machine wordt gebruikt voor het in duplo maken van inkasseerings-
lijsten voor het gewoon gasverbruik en stroomverbruik en vervalt hierdoor
de maandelijkse afrekening der incasseerders, die vervangen is door eene
dagelijksche, waardoor bij gemaakte vergissingen in de ontvangsten, deze
bijna steeds achterhaald kunnen worden, terwijl de machine tevens een
uitstekende controle geeft op het werk, dat dagelijksch door deze beamb
ten wordt verricht.
De machine wordt verder gebruikt voor het opmaken der controlestaten
der muntgasverbruikers, waardoor het eentonige tellen dezer staten
geheel vervalt en tegelijk eene enorme tijdsbesparing verkregen wordt.
Verder wordt de machine gebruikt voor het maandelijks opmaken van
proefbalans, arbeidsloonenstaten en alle voorkomende tellings- en verza-
melstaten, die op eene gas- en elektriciteitsfabriek met ongeveer 10.000
verbruikers, regelmatig voorkomen.
De machine die voor onze fabriek de doelmatigste is, is de enkelvoudige
machine met 17 rijen, met splitsing, met elektrische beweegkracht,
waarvan de prijs bedraagt 1725,- met één jaar garantie."27
De echte ontwikkeling in de kantoormechanisatie viel pas in de jaren twintig.28
In 1923 ging men de gelijktijdige meteropname en inning uitvoeren. Daarvoor
wilde men een adresseermachine (Adressograph) aanschaffen:
"Deze machine is zeer solide geconstrueerd en voorzien van de nieuwste
vindingen als dateer- dupliceer- en repeteerinrichtingen met automatische
sorteer- en uitschakelapparaten. Deze machine zal o.a. als aanvulling
onzer boekhoudmachines, goede diensten kunnen bewijzen en daardoor
tevens worden voorkomen, dat binnenkort een derde boekhoudmachine
moet worden aangeschaft. Bij invoering van het tweeprijzenstelsel voor gas
en electriciteit is de bedoelde machine voor de administratie onmisbaar."29
Wat met deze mechanisering bereikt werd in de gas- en stroomadministratie,
de loonadministratie en de magazijnadministratie, toonde Tilburg trots op de
Tentoonstelling op het gebied van de openbare en particuliere bedrijfsadmini
stratie (T.O.P.A.) in 1926.30
Tien jaar later constateerde men tevreden: "In alle onderdelen van de admini
stratie werd voortdurend naar nog verder gaande efficiency gestreefd." En: "Niet
alleen dus dat het Elektriciteitsbedrijf zelf gelijke tred hield met de ontwikkelin
gen van de moderne techniek, ook de administratie -zeer terecht genoemd het
kompas voor een onderneming- was en is op de hoogte van de tijd."31
Opbergen en terugvinden
De bij de gasfabriek ingekomen correspondentie werd in eerste instantie bewaard
in een map. Voorin de map bevond zich een alfabetische lijst met naam, plaats
en het nummer dat naar de brief verwees. De ingekomen stukken werden tot
1891 chronologisch geordend, na die tijd tot 1909 werden ze alfabetisch op naam
van afzender geordend en in Leitz-ordners bewaard. Van elke uitgaande brief
werd een afschrift in een kopieerboek bewaard. In 1909 stapte men over op een
dossierstelsel, waarvoor men het Fortuna-kaartsysteem van Blikman Sartorius
gebruikte. Dit 'Kaart- en Briefrangschiksysteem' was dat jaar door Blikman
Sartorius in samenwerking met de gemeentesecretaris van Zaandam,
J.A. Zaalberg, op de markt gebracht.32
Interne communicatie
Downward communication
De communicatie verliep topdown. In de organisatie was sprake van een duidelij
ke hiërarchie. Aan de top stond de gemeenteraad die via het college van burge
meester en wethouders en de commissies de gas- en elektriciteitsfabrieken
bestuurde. In principe ging alles wat geregeld moest worden via deze lijn naar de
directeur die belast was met de dagelijkse leiding en dus het hoogste gezag had
binnen de organisatie.
Omdat er in eerste instantie niet veel mensen in de organisatie werkten, kon
de directeur alles mondeling en informeel regelen. Er waren in de periode 1873
tot 1930 dan ook geen handleidingen of opdrachtformulieren in gebruik. De
gemeentelijke gas- en elektriciteitsfabrieken beschikten zelf niet over memo-
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
23 Archief Energiebedrijven, inv.nr. 31, Jaarverslag 1906, 3-4.
24 Vijftig jaar bestaan der Gemeente Gasfabriek te Tilburg, 33.
25 Archief Energiebedrijven, inv.nr. 169.
26 Pirenne en Veen, Van Nijveroord naar Ringbaan Noord, 35.
27 Archief Energiebedrijven, inv.nr. 143, Kantoormeubelen. 1915-1922, brief 20-4-1915.
28 Ibidem, inv.nrs. 265 en 380.
124
NADIA LEHMANN DE GEMEENTELIJKE GAS- EN E L E CT RI C IT E IT S F A B R I E K E N TE TILBURG
2' Ibidem, inv.nr. 127, Administratie 1909-1923, brief 1-8-1923.
30 De tentoonstelling op het gebied van de openbare en particuliere bedrijfsadministratie, T.O.P.A. 1926 (III dln.,
Purmerend 1926) III, 155-164.
31 Ibidem.
32 F.C.J. Ketelaar, 'Zaalberg en Otlet: een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie
op archiefgebied', in: G. Janssens, G. Maréchal en F. Scheelings (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber
amicorum prof. dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 16121
125
