voor telefoon, gas en elektriciteit ontstaan, soms door municipalisering van
particuliere concessies.
Voor een ondernemende overheid voldoen de klassieke methoden van infor
matiebeheer, boekhouding en controle niet meer.20 In 1909 en 1912 wordt het
gemeente- en staatsbedrijven toegestaan een commerciële boekhouding te
voeren. Ook in het scientific management lopen de gemeente- en staatsbedrijven
voorop, zoals ook blijkt uit de hierna volgende studies van de Haagse Duinwater
leiding en de gemeentelijke gas- en elektriciteitsfabrieken te Tilburg. Trots tonen
zij hun innovaties op landelijke, druk bezochte tentoonstellingen: etalages van
bestuurlijke vernieuwing, de eerste in 190621, gevolgd door andere, met als hoog
tepunt de 'Tentoonstelling op het gebied van de openbare en particuliere bedrijfs
administratie' (T.O.P.A.) in 1926.22
Nieuwe systemen
Yates beschrijft hoe de groei van correspondentie en gegevensverwerking leidt tot
het slechten van technologische barrières. Bestaande maar meestal sluimerende
technieken werden aangepast, nieuwe behoeften vergden nieuwe technieken en
apparatuur.23 Voor de productie van documenten denken we dan aan de schrijf
machine. In de reproductie van documenten krijgen carbonpapier en duplicators
nieuwe toepassingen. Voor het opbergen en terugvinden worden nieuwe filling
technieken, kaartsystemen, zaaksgewijze ordening en decimale codes ingevoerd.
In de interne communicatie ontstaan, zoals Yates het noemt, nieuwe genres.
Productie van documenten
Vernieuwingen in de archiefvorming kan men vooral afmeten aan de wijze
waarop de archiefvormer zijn uitgaande stukken vervaardigt en bewaart.
Zoals gezegd was het kopijboek in het bedrijfsleven voorgeschreven. Daarvoor
kon men kiezen tussen het met de hand inschrijven van minuten in een brieven
boek of het afschrijven van de uitgaande stukken in een kopieboek.24 Het laatste
kan met de hand of door mechanische reproductie met behulp van een brieven-
of kopieerpers. Daarin wordt het letter press copying book (kopieerboek25) gelegd;
tussen de bladen van dun vloeipapier komen de, met behulp van kopieerinkt
geschreven en bevochtigde uitgaande brieven. Door de druk van de kopieerpers
wordt de tekst overgebracht op het vloeipapier.26 De brievenpers was al in de
achttiende eeuw bekend (George Washington kreeg er in 1782 een uit Holland
van De Neufville27), maar hij wordt pas gemeengoed vanaf het midden van de
negentiende eeuw. Kopieerboek en kopieboek kunnen enige tijd naast elkaar
bestaan, zoals bij de werf Fijenoord te Rotterdam waar vanaf 1855 het kopieer
boek voor arbeidsintensieve correspondentie als begrotingen en prijsopgaven
wordt gebruikt naast de aloude met de hand beschreven kopieboeken.28
Brieven-, kopie- en kopieerboek zijn chronologisch ingericht. Er kunnen door
afsplitsing series ontstaan. Fijenoord kende naast het 'gewoon kopieboek' ook
een kopieboek voor de werktuigbouw (sedert 1841) en aparte kopieboeken voor
bepaalde relaties, bijvoorbeeld het departement van Koloniën 1835-1842 en het
departement van Marine 1845-1855.
In de jaren zeventig wordt in Amerika het prototype van de schrijfmachine in
industriële productie genomen (Remington).29 Begin jaren tachtig brengt Fred.
Stieltjes Co. te Amsterdam de Remington op de Nederlandse markt. Uit adver
tenties kennen we enkele vroege gebruikers van de Remington nr. 2 (op de markt
in de V.S. 1878/1879). Van Eeghen en Co. schaffen al in 1885 een schrijfmachi
ne aan, maar die wordt weinig gebruikt omdat de machine zo langzaam werkt30
(pas in 1895 komt de eerste schrijfmachine met direct zichtbaar schrift: de
Underwood31).
Al in 1878 zendt de Groninger gemeentesecretaris een met de schrijfmachine
vervaardigde brief aan de gemeente Dordrecht; kennelijk op een privémachine,
want pas in 1899 vernemen we over de aanschaf door de gemeente Groningen
van een schrijfmachine.32 Bij gemeenten en ministeries dringt de schrijfmachine
langzaam door: incidenteel in de jaren tachtig en de vroege jaren negentig, maar
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
20 J.C.M. van den Ende, The turn of the tide. Computerization in Dutch society 1900-1965 (Delft 1991) 62-75.
21 N. Randeraad, 'Een etalage van bestuurlijke vernieuwing, De tentoonstelling op gemeentelijk admini
stratief gebied in 1906', Amstelodamum 82 (1995) 141-151; Ketelaar, 'Recordkeeping systems'.
22 Algemeen Rijksarchief, 's-Gravenhage, Archief ministerie van Economische Zaken, Directie Handel en
Nijverheid 1905-1943, inv.nrs. 5261-5263; De tentoonstelling op het gebied van de openbare en particuliere
bedrijfsadministratie T.O.P.A. 1926, (III dln., Purmerend 1926); Bloemen, Scientific management, 173-175.
Op de T.O.P.A. stonden gemeentebedrijven van Amsterdam (8), Delft, Enschede, 's-Gravenhage (11),
Hilversum, Nijmegen, Sliedrecht, Steenwijk, Tilburg, Utrecht (2) en Zwolle, het hoogheemraadschap
Noord-Hollands Noorderkwartier, de provinciale elektriciteitsbedrijven van Friesland, Gelderland,
Groningen en Limburg, staatsbedrijven als de Staatsmijnen, de PTT en de Rijkspostspaarbank,
de Nederlandsche Spoorwegen, de Verzekeringsraad en verder ondernemingen als Centraal Beheer,
Eerste Nederlandsche, Hazemeyer, Hoogovens, KPM, Lever's, Niermeyer, Robaver, Stork, Philips, Verkade,
dagblad Het Volk, Werkspoor en Wilton.
23 De Tentoonstelling; R.G. ter Haak, Kantoormachines en administratie-systemen. Een beschrijving van moderne
hulpmiddelen ten dienste van de administratie (Amsterdam 1927); M.E.B. van Ophem en M.G.J. Duijvendak,
'Mechanisatie op kantoren tussen 1870 en 1930', Jaarboek voor de geschiedenis van bedrijf en techniek 1
(1984), 277-287; Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie'. Een beknopt overzicht bij J.M.
O'Toole, Understanding archives and manuscripts (Chicago 199) 15-19.
24 Lexicon van Nederlandse archieftermen ('s-Gravenhage 1983) nr. 40.
25 W.W. Streeter en B. Rhodes, Before photocopying. The art and history of mechanical copying 1780-1938
(New Castle, Del.-Northampton, Mass., 1999) 190 bevelen de term copying book aan, ter onderscheiding
van een copy book dat schrijfvoorbeelden bevat (een letter book bevat met de pen afgeschreven afschriften
van ingekomen en uitgaande brieven). De in Nederlandse prijscouranten en dergelijke gebruikte term
100
ERIC KETELAAR BESTUREN DOOR REGISTRATUUR, 187O-I94O
voor wat in het Engels ook wel een pressbook of letterpressbook heet, is copieboek. De Nederlandse archief
terminologie (zie vorige noot) gebruikt de term kopieboek voor een register van afschriften van uitgaande-
brieven, zonder onderscheid naar de wijze van vervaardiging van de afschriften. Ik gebruik voor de hier
beschreven mechanische kopieermethode, in navolging van Streeter en Rhodes, de term kopieerboek.
26 Yates, Control through communication, 26-28; B.L. Craig, 'The introduction of copying devices into the
British Civil Service, 1877-1889', in: B.L. Craig (ed.), The archival imagination. Essays in honour of Hugh
A. Taylor (Ottawa 1992) 105-133; Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 222; Streeter en
Rhodes, Before photocopying.
27 Streeter en Rhodes, Before photocopying, 10.
28 Zie noot 14. G. van der Drift onderzocht het archief van Fijenoord, gemeentearchief Rotterdam, inv.nrs.
82-84, 89, 118-123.
2»W.A, Beeching, Century of the typewriter (Bournemouth 1990) 152; L. Dingwerth, Historische
Schreibmaschinen. Faszination der alten Technik (Verl 1993) 186; H. Baudet, Een vertrouwde wereld. 100 Jaar
innovatie in Nederland (Amsterdam 1986) 139-142; Yates, Control through communication, 39-45; Van den
Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 229-230.
30 Brugmans, 'Uit de geschiedenis van het kantoor', 222.
31 Beeching, Century, 214-215; Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 229.
32 In het studiejaar 1998-1999 gaf ik mijn Leidse studenten archivistiek de opdracht in een aantal gemeente
archieven de invoering van de schrijfmachine na te gaan. T. Pronk vond in het gemeentearchief van
Dordrecht onder de bij de gemeentesecretaris ingekomen brieven (inv.nr. 3702) de brief van J. Oppenheim
te Groningen van 12 april 1878. Th. Niemeijer vond in de Groninger Archieven het voorstel aan de
gemeenteraad tot aanschaf van één schrijfmachine (Bijlagen bij de besluiten van de raad, inv.nr. 337, jaar
1899, bijlage der notulen nr. 277).
101
