De culturele context
van archieven'
De architectuur van een context database
Het model, zoals dat in de voorgaande twee paragrafen is geschetst, kan de basis
voor een database ontwerp zijn. Hoe de database er precies uit komt te zien hangt
af van het doel dat er mee beoogd wordt.
Is het doel de ontwikkeling van een systeem dat toegang verschaft tot reeds
gevormde archieven die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, dan zal
het database ontwerp betrekkelijk eenvoudig zijn. Het is nu eenmaal ondoenlijk
van elke archiefvormer de functies (taken) en processen gedetailleerd te beschrij
ven en op procesniveau de relatie met de archiefdocumenten te leggen. De struc
tuur zal waarschijnlijk lijken op die van de internationale beschrijvingstandaards
ISAD(G) en ISAAR(CPF)dat wil zeggen: georiënteerd op de actor als archiefvor
mer, dus ook op een redelijk hoog niveau in de organisatie. Voor de beschrijving
van functies en competenties zal een ruim toebemeten veld beschikbaar zijn,
maar ongestructureerd. De processen zullen nog minder aan bod kunnen komen.
De koppeling tussen context en archiefdocumenten38 en hun context kan bij
het beschrijven achteraf nauwelijks nauwkeuriger worden bepaald dan op het
niveau van actor en dat van archiefbestanddelen (als aggregaties van documen
ten). Het groeiend inzicht, in de late jaren tachtig en begin jaren negentig van de
twintigste eeuw, dat de relatie tussen actor (archiefvormer) en archief lang niet
altijd een simpele één-op-één-relatie was, is al een hele stap vooruit geweest.
De oorspronkelijke ISAD(G) versie uit 1992 ging in feite nog uit van de idee dat
een fonds, een archief, slechts één archiefvormer had, en dat de beschrijving van
het archief gelijkstond aan die van de vormer. Hofman geeft een summier verslag
van de ontdekking van die complexere verbanden tussen de vormer en zijn
archief in Nederland bij de ontwikkeling van Archeion; het moet gezegd dat
Nederland daarin niet achterliep, zeker niet wat de praktische toepassing van die
ontdekking betreft. Overigens, eigenlijk was het de herontdekking van een ver
schijnsel dat al aan Van Riemsdijk bekend was.39
Als het doel van de database de ontwikkeling zou zijn van een systeem van
dynamisch beschrijven, tijdens creatie en gebruik, dan zou de structuur veel
nauwkeuriger het model moeten en kunnen volgen.40 Door een nauwkeurige
vastlegging van de context waarin de documenten ontstaan en koppeling van de
beschrijving documenten aan de beschrijving van de context, kan niet alleen de
authenticiteit van de documenten blijvend worden aangetoond, maar ook de
directe toegankelijkheid en de correcte interpretatie.41 Was de interpretatie van
papieren documenten al afhankelijk van toelichtende gegevens, metadata, het
intellectueel, administratief en fysiek beheer van digitale archiefdocumenten
zullen volledig afhankelijk zijn van metadatasystemen. Het hier beschreven
model van de context beoogt een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van
metadatasystemen, maar spreekt zeker niet het laatste woord.
Vergadercultuur
Nederland en Duitsland hebben sinds 1995 een gezamenlijk legerkorps, gelegerd
in Münster. De gemeenschappelijke taal is Engels, maar de sensibilités bleven
nationaal verschillend.2 De Duitse officieren ergeren er zich aan dat hun
Nederlandse collegae steeds de bureaudeur open hebben staan: men wordt bijna
gedwongen naar binnen te kijken en ziet dan de Nederlanders altijd maar discus
siëren en koffie drinken. Men loopt zomaar naar binnen, zonder aan te kloppen,
zonder zich militair correct te melden: "Melde gehorsamst, Herr Major."
Omgekeerd vinden de Nederlanders de gesloten deuren van de Duitsers een
hindernis voor collegiale omgang: wat speelt zich eigenlijk achter die gesloten
deuren af?
Deze deuren-metafoor is een uitdrukking van twee volkomen verschillende
opvattingen over het werk, die ook op andere punten naar voren komen. In een
op consensus gerichte samenleving -zoals de Nederlandse al eeuwenlang, sinds
de tijd van de door regentencommissies geregeerde Republiek- is het samen met
elkaar praten een vorm van werk.3 Maar in een op regels georiënteerde samen
leving, zoals de Pruisisch-Duitse, telt de individuele, achter een schrijftafel uitge
voerde arbeid. Wie dat onderscheid niet kent en er niet mee weet om te gaan,
komt in een multinationale vergadering bedrogen uit. In datzelfde Nederlands-
Duitse hoofdkwartier beschouwen de Nederlanders een vergadering als een
middel voor open discussie, die moet leiden tot een consensus op grond waarvan
dan collegiaal een besluit wordt genomen. De Duitse deelnemers aan zo'n ver
gadering raken geïrriteerd: zij zien de vergadering niet als onderhandeling, maar
als besluitvormend.
Voor Fransen is het doel van een vergadering niet meningsvorming en con
sensus, maar instructie en coördinatie; een vergadering is vooral de gelegenheid
voor de baas om autoriteit uit te oefenen.4 Besluitvorming geschiedt vooral
schriftelijk: in Frankrijk is het circuleren van rapporten voor individuele studie
en commentaar belangrijker dan mondelinge presentaties en discussies (wat
Fransen als een innovatie van Angelsaksische herkomst zien).
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
38 Ik gebruik niet zonder opzet het woord archiefdocumenten. Zij zijn het directe resultaat van activiteiten
in de processen. Archiefbestanddelen zijn het product van archiveringsactiviteiten.
39 T.H.P.M. Thomassen, 'Van evenement naar structuur: ordenen en beschrijven in de eeuw vóór de
Handleiding', P.J. Horsman, T.H.P.M. Thomassen en F.C.J. Ketelaar, Tekst en context van de Handleiding voor
het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum 1998) LXIX.
40 Zie voor dynamisch beschrijven: Adrian Cunningham, 'Dynamic descriptions: Australian strategies for the
intellectual control of records and recordkeeping systems', in: Horsman e.a., Naar een nieuw paradigma
in de archivistiek, 133-142.
41 Sommige definities van context (zie Hofmans artikel elders in dit jaarboek) lijken context te verwarren
met informatie over de context. Er is toch echt sprake van twee grootheden. De informatie over de context
(deel van het metadatasysteem) is een afbeelding van de context, niet de context zelf.
82
ERIC KETELAAR
1 Bewerking van mijn toespraak 'L'ethnologie archivistique', ter opening van het Europees colloquium
van de Association des archivistes francais, Straatsburg, 20 oktober 1999.
2 W. Herrlitz, '1st Befehl Befehl? Beobachtungen beim deutsch-niederlandischen Korps in Münster', in:
F. Wielenga (ed.), Niederlander und Deutsche und die Europaische Einigung (Amsterdam 1998) 66-70.
3 W. van Vree, Nederland als vergaderland. Opkomst en verbreiding van een vergaderregime (Groningen 1994).
4 J. Mole, Zo doen we dat! Over het omgaan en samenwerken met Europeanen (Schoonhoven 1997).
83