de creatie van arbeidsplaatsen en het ontvangen van belasting; voor een milieu groepering zo min mogelijk vervuilend produceren."18 Dit verklaart waarom de systeemleer niet spreekt van functies of taken van systemen, maar van het gedrag; immers het doel is gedefinieerd in termen van functies en de besturende autoriteit zal het systeem de taak opleggen het doel te bereiken. Gedrag is een neutrale term, idealiter is het gedrag van het systeem zodanig dat het gestelde doel bereikt wordt. Het gedrag is datgene wat de beschouwer waarneemt dat het systeem doet: een auto rijdt, of rijdt juist niet, een boom laat zijn bladeren vallen, een man achter een loket verkoopt postzegels. Het systeem vertoont dat gedrag door middel van processen; componenten van het systeem voeren die processen uit. Heel bondig definiëren Kramer en De Smit het proces als samenhangend gedrag. Samenvattend levert de systeembenadering het volgende model en begrippen apparaat: Een systeem bestaat uit componenten (actoren) die verbonden zijn door processen. Een systeem staat door invoer, uitvoer en besturing in relatie met zijn omgeving. Een functie is wat het systeem teweegbrengt (of moet brengen). Het doel van het systeem is zijn beoogde functie te vervullen. De beschouwer neemt het gedrag van het systeem waar en kan dat toetsen aan het doel. Een taak is wat het systeem is opgelegd om de functie te vervullen. Een proces is wat het systeem doet en uiteindelijk het gedrag oplevert. Systeembenadering in de organisatiekunde Voor het Nederlandse taalgebied is A.C.J. de Leeuw een belangrijke exponent van de systeembenadering in de organisatiekunde.19 Hij hanteert in overeenstem ming met de systeemtheorie de begrippen doel, taak, functie en proces, met een vergelijkbare betekenis. Als reële, sociale systemen zijn organisaties minder rationeel dan theoretische systemen. In de systeemleer zijn de componenten (elementen, entiteiten) van het systeem theoretische objecten, die doen wat ze moeten doen en als dat niet gebeurt zijn ze stuk. In de werkelijkheid van organisaties bestaat op zijn minst een deel van de objecten uit mensen die soms wat anders doen dan van hen gevraagd wordt, zonder dat ze daarom defect zijn. Als organisatiekundige onder kent De Leeuw dat natuurlijk. Zo verklaart hij dat doelen niet compleet en expli ciet hoeven te zijn -idealiter natuurlijk wel, maar in de praktijk zal dat niet altijd het geval zijn- en dat de doelen ook niet constant zullen zijn. In zijn kritiek op de PIVOT-benadering heeft ook de historicus Bob de Graaff gewezen op het verschijnsel dat organisaties en mensen binnen organisaties hun eigen, soms verborgen en ongeschreven doelen stellen, die alleen uit het gedrag van de orga nisatie zijn af te leiden.20 Taak en functie liggen in eikaars verlengde. Een taak is een geheel van activi teiten (of een enkele activiteit) die iemand (of een groep, generieker uitgedrukt: een systeem) geacht wordt te verrichten. Een taak geeft aan wat een entiteit moet doen. De functie duidt op het effect dat iemand (een systeem) geacht wordt te bewerkstelligen, op de bijdrage aan het geheel. De functie geeft aan waarom iemand of een organisatie iets doet. Taak en functie, zegt De Leeuw, behoren bij elkaar als middel en doel. Zo is college geven een taak, bevorderen dat studenten leren een functie. Het begrip functie heeft een iets hoger abstractieniveau en is eventueel zelfs los te koppelen van een bepaalde persoon of organisatie. Bij de constructie van het model zal ik daarvan gebruik maken. Aan het begrip proces voegt De Leeuw niet zo veel toe; het is zelfs opvallend dat hij het behandelt in zijn hoofdstuk over de systeemleer en niet in de meer toepas singsgerichte hoofdstukken waarin juist wel doel, taak en functie aan de orde komen. Een kenmerkende eigenschap voor processen is de rol van de tijd. Onderdelen van een proces, zoals processtappen of activiteiten, en de compo nenten die de processen uitvoeren worden niet alleen verbonden door de inhoud van het proces maar ook in relaties van volgtijdelijkheid. Een proces is onderdeel van een systeem maar zelf ook weer een systeem. Processen voeren de taken uit en dragen zo bij aan de realisatie van een functie. Zo zijn taak en functie ook weer als systeem te beschouwen. Ook die eigenschap zal ik bij de constructie van het model benutten. Zeker niet van belang ontbloot is de schijnbare tegenstelling tussen proces en structuur: "In sommige literatuur worden de begrippen structuur en proces als tegenpolen afgeschilderd. Processen zouden dan gaan over het veranderlijke, het dynamische en structuren over het onveranderlijke, het statische. Dit is een te eenvoudige voorstelling van zaken. Immers: een proces is ook een systeem en heeft (derhalve) structuur. Voorts merken we hier op dat de structuren zelf (uiteraard) ook kunnen veranderen." De onder meer door Hans Hofman beschreven discussie over wat we onder herkomst (provenance) moeten verstaan heeft dus meer dimensies dan organisatiestructuur en processen. Thomassen maakt impliciet in zijn definitie van archief als procesgebonden informatie gebruik van de structuur en structurerende eigenschappen van processen door de structuur van het archief die van de processen te laten volgen. Als dan die proces structuren zelf al zo dynamisch zijn, zoals De Leeuw betoogt, dan is een logische CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE 18 N.J.T.A. Kramer en J. de Smit, Systeemdenken. Inleiding tot de begrippen en de concepten (Leiden 1982). Op dit boekje is deze paragraaf voor een belangrijk deel gebaseerd. 19 A.C.J. de Leeuw, Organisaties: management, analyse, ontwerp en verandering. Een systeemvisie (Assen-Maastricht 19883). Ook J. in 't Veld, Analyse van organisatieproblemen. Een toepassing in denken van systemen en processen (Amsterdam-Brussel 19855) heeft een gelijke benadering, maar is wat minder theore tisch. Ook het klassieke handboek voor de administratieve organisatie van Starreveld hanteert een systeem benadering: R.W. Starreveld, H.B. de Mare en E.J. Joëls, Bestuurlijke informatieverzorging. Deel 1: Algemene grondslagen (Alphen aan den Rijn 198 52). 72 PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT 20 B. de Graaff, 'Archiefselectie: een zaak van meer dan alleen beleid', in: Bijdragen en mededelingen betreffende de geschiedenis der Nederlanden 108 (1993 754-763. In zijn hiervoor genoemde boek besteedt J. in 'tVeld substantieel aandacht aan doelformulering. De onderkenning van het bestaan van persoonlijke belangen van medewerkers is een wezenlijk onderdeel van de door hem ontwikkelde methodiek. 73

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 37