bracht door de administratie bij de uitvoering van de procedure waarin de
stukken hun functie vervulden. Zolang de stukken bestaan, bestaan in elk geval
ook die verwijzingen naar de context. Voor digitale archiefdocumenten ligt dat
anders en moeten al bij de vorming maatregelen ter behoud van contextuele
informatie genomen worden. Vanaf het ogenblik dat archivarissen dit onderken
den werden ze gedwongen duidelijk te maken welke contextuele informatie van
belang was en dus te bepalen wat de context van archief behelst, uit welke ele
menten hij bestaat. De noodzaak van een dergelijke analyse komt ook nadrukke
lijk naar voren bij de ontwikkeling van geautomatiseerde systemen voor
beschrijving en retrieval van archief, zeker als die systemen als doel hebben
toegang op afstand te verlenen tot hele archiefbewaarplaatsen.
Dit artikel beschrijft de context van archief in algemene termen, dus onafhan
kelijk van specifieke casussen. Zo wil het een bijdrage leveren aan de uitbouw van
beschrijvingsstandaards en de ontwikkeling van context-georiënteerde zoek
programma's. Voor een belangrijk deel is het artikel gebaseerd op discussies
binnen een werkgroep die zich met archivistische concepten bezig houdt.5 De
tekst is evenwel niet getoetst door de werkgroep en is dan ook op persoonlijke
titel geschreven. Deels is het artikel ook gebaseerd op een informatiekundige
studie van ISAD(G) en ISAAR(CPF) als onderdeel van de werkzaamheden van
het Committee on information technology van de ICA. Tenslotte heeft het
ontwerp van een database voor een gids op het archief van de Staten-Generaal,
uitgevoerd in opdracht van de Rijksarchiefdienst in hoge mate bijgedragen tot de
ideevorming, niet in de laatste plaats door de analyse die Theo Thomassen van
dat archief heeft verricht en het begrippenapparaat dat hij daarop heeft ontwik
keld.
Begripsvorming en probleemstelling
Als er een context is, moet er ook een object zijn waarvan het de context is. Het is
dus van belang vast te stellen wat dat object is. Thomassen is heel duidelijk: het
archief. De context bestaat uit actoren (personen, organen, organisaties), hun
functies, werkprocessen en archiveringsprocessen. Archief is procesgebonden
informatie, zegt de 'Korte introductie', met andere woorden, archiefdocumenten
zijn logisch via werkprocessen aan de context gebonden - aan de functionele
context wel te verstaan, waarvan die werkprocessen zelf ook deel uitmaken.
Ondanks de fraaie, vertrouwde beeldspraak uit de tijd van de Handleiding over
het organisch groeien van archieven, een beeldspraak die ook nu nog naklinkt in
de PIVOT-term 'neerslag', is de binding in hoge mate bewust. Het archiverings-
proces maakt de binding expliciet. Het maken van een document kost energie en
is in elk geval niet zonder meer vanzelfsprekend.6 En wat voor het maken van
documenten geldt, gaat ook op voor het bewust bewaren, het archiveren van
68
documenten. Ook dat is minder vanzelfsprekend dan de vertrouwde definities
van archief suggereren.7
De omgeving van de procesgebonden informatie is gevarieerd en dynamisch.
Ze bestaat uit processen (inclusief archivering) die voortvloeien uit functies,
uitgevoerd door organisatieonderdelen voor belanghebbenden. Een model zoals
Hans Hofman in zijn bijdrage presenteert is een goed hulpmiddel om enige orde
in de begrippen aan te brengen.
De context van een archief is zelden of nooit stabiel, maar aan voortdurende
veranderingen onderhevig. Dus is het ook van belang het tijdstip van analyse in
ogenschouw te nemen. Een voorbeeld moge dit verduidelijken. De taken van een
gemeente zijn vastgelegd in de Gemeentewet. Niet alleen is deze wet in de ander
halve eeuw van zijn bestaan herhaaldelijk gewijzigd, ook de organisatie van
gemeenten is voortdurend aan veranderingen onderhevig, evenals de wijze
waarop gemeenten taken uitvoeren, documenten maken, gebruiken en archive
ren. Veranderingen in de context hebben consequenties voor de inhoud en
structuur van het archief.
Van geen enkel archief, zelfs van geen enkel archiefstuk is de context exact gelijk
aan een andere. Geen organisatie is gelijk aan een andere, competenties verschil
len, de betrokken mensen zijn anders. Daarom zijn archieven en archiefstukken
ook steeds uniek.8 Voor de analyse en beschrijving van archieven zijn algemeen
aanvaarde modellen ontwikkeld. Zo steunen de internationale standaards voor
het beschrijven, ISAD(G) op een generiek structuurmodel van het archief
(archief - reeks/serie - bestanddeel) en op een nauwkeurig gedefinieerd begrip
penapparaat. ISAD(G) is vooral bestemd voor de beschrijving van inhoud en
structuur van het archief. ISAAR(CPF), de contextuele tegenhanger van
ISAD(G), is veel globaler en beschrijft eigenlijk alleen de organisatie en zelfs die
nog zeer summier. Vanuit het doel van de standaards, authority control op het
niveau van archiefvormer, is dat begrijpelijk, maar voor het adequaat beschrijven
van de context schiet de standaard tekort.9 Zowel een adequaat model als een
doelmatig begrippenapparaat om het model in uit te drukken ontbreken.
Modellen zoals Hofman en Thomassen die in deze bundel presenteren hebben
waarde voor theorievorming, als ontwerpmodel voor beschrijvingssystemen zijn
ze nog niet nauwkeurig genoeg.10
Aanknopingspunten
De context van het archief bestaat dus uit de personen, organisaties die het
archiefvormen en de processen en functies waarin de documenten gemaakt en
gebruikt worden. Aan die functies liggen wetgeving en/of doelstellingen ten
grondslag. Ook de technologie waarmee documenten gemaakt, gedistribueerd en
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
5 Deze werkgroep van de Archiefschool bestaat uit Herman Coppens, Hans Hofman, Eric Ketelaar,
Theo Thomassen en ondergetekende. Het eerste jaar maakte ook Geert-Jan van Bussel er deel van uit.
6 F.C.J. Ketelaar, Archivalisering en archivering. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoogle
raar in de archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op vrijdag 23 oktober 1998 (Alphen aan den
Rijn 1998).
PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT
7 Zie voor redenen van ontstaan, gebruik en archivering van documenten ook: J. Papritz, Archivwissenschaft.
Teil 1. (Marburg 1976) 126 e.v..
8 Zelfs naar vorm en inhoud gelijke documenten (kopieën) zijn in de regel naar functie verschillend, en dus
vanwege de verschillende context, uniek.
9 Zie voor andere, fundamentele bezwaren tegen de standaards het artikel van Hofman elders in dit jaarboek.
Hofman gaat in zijn bijlage 1 al wel verder, door gegevenselementen op te sommen.
69