worden uitgevoerd worden in hoge mate bepaald door omstandigheden, gewoon
ten, organisatiecultuur en dergelijke of anders gezegd: de feitelijke werking van
een systeem is niet per se hetzelfde als de veronderstelde of gewenste werking.
Archiefbeheersregime
Het archiefbeheersregime is het beleid of het kader dat in een bepaalde periode is
uitgestippeld met betrekking tot de archivering en het archiefbeheer. Hierbij is
bepaald wie voor welke onderdelen verantwoordelijk is, wat vastgelegd en gear
chiveerd moet worden, welke selectiecriteria gelden, welke eisen aan het beheer
en de bewaring worden gesteld, welke procedures gelden, enz., kortom alles
betreffende de organisatie en inrichting van het archief- of archiveringssysteem.
Als zodanig beïnvloedt het archiebeheersregime ook het ontstaan van archiefbe
scheiden. Het is in de regel de organisatie zelf die deze eisen vaststelt, niet de
archiefbeheerder. Deze is er om het archiefbeheer vorm te geven. Een voorbeeld
waarbij dat goed is aangegeven, is de ISO records management standaard.29
Betreft het bovenstaande de eisen, regels en procedures, het is ook van belang
om de uitvoering ervan (de performance) te meten en daarmee de kwaliteit van
het systeem vast te stellen en deze goed te documenteren, zodat te allen tijde
reconstructie mogelijk is van wat er gebeurd is binnen het systeem.
Documentaire context
Daarmee wordt bedoeld de wijze waarop de dossiers worden gevormd en
de archiefbescheiden zijn geordend.
De context beïnvloedt immers de structuur van een archief en wel op
tweeërlei wijze:
(1) door de documenten die worden gemaakt en vastgelegd (ontstaan);
(2) door de wijze waarop administraties er mee omgaan (het beheer).
Een archief als samenhangend geheel van archiefbescheiden en gezaghebbende
bron van informatie kan in de loop van de tijd voor verschillende functies
gebruikt worden. Inzichten veranderen en daarmee ook de wijze waarop het
archief wordt beheerd en gebruikt. In het verleden zijn zo archieven vaak her-
ordend om de nieuwe beheerders beter te dienen of opnieuw beschreven om
aan de gewijzigde toegankelijkheidseisen te voldoen. Het is van belang ook deze
dynamiek in gebruik en zienswijzen vast te leggen als steeds nieuwe context.
In een papieren wereld levert de fysieke ordening van de archiefbescheiden een
context op. In een digitale is deze alleen in metadata terug te vinden.28
Technische (beheers) context
Deze is niet per se hetzelfde als de technische omgeving, waarin de archiefbe
scheiden zijn ontstaan, zeker voor digitale archiefbescheiden zal deze zich in de
loop der tijd sterk wijzigen. Voor het instandhouden van digitale informatie kan
niet volstaan worden met het bewaren van de eenmaal gecreëerde of ontvangen
digitale bestanden. Regelmatig zullen zij moeten worden aangepast aan of
geschikt gemaakt voor de nieuwe dan geldende technologie. Echter ook ten
aanzien van papieren en andersoortige archiefbescheiden is het noodzaak han
delingen te verrichten om ze in stand te kunnen houden.
Het dient te allen tijde mogelijk te zijn de uitgevoerde handelingen in dit
verband te kunnen traceren en beoordelen. Daartoe dienen ze te worden geregis
treerd. Op deze wijze wordt het mogelijk de authenticiteit van de archiefbeschei
den vast te stellen.
In bijlage 1 is een overzicht van gegevens van beide categorieën context
weergegeven.
Een model voor de ontstaanscontext
Na de grenzen van het begrip context verkend te hebben door de omvang te
hebben vastgesteld is het zaak nader in te gaan op de inhoud ervan. Welke gege
vens over context moeten worden vastgelegd en vervolgens hoe zou dat kunnen?
In het volgende zal eerst kort worden ingegaan op het beschrijven van de ont
staanscontext van archiefbescheiden leidend tot een model.
Mede gebaseerd op het Australische SPIRT-recordkeeping metadata model kan
een viertal grootheden worden onderscheiden bij het beschrijven van de ont
staanscontext. Dat zijn de actor, de functie, de wettelijke basis en het bedrijfspro
ces. Ten aanzien van de eerste twee zijn verschillende niveaus mogelijk, variërend
van het individu of de individuele actie tot een organisatie of een samenstel van
acties, dat we (maatschappelijke) functie zouden kunnen noemen. Het bedrijfs
proces zelf, dat niet bij SPIRT voorkomt, is de wijze waarop een functie wordt uit
gevoerd door een organisatie. Als zodanig is deze entiteit in zekere zin van een
andere orde dan de andere drie en representeert de werkwijze (procedure en
stappen waarin iets tot stand gebracht wordt). Het beschrijven van het bedrijfs
proces is het meest lastig. Wat gedaan kan worden is het beschrijven van het
formele proces of de procedures, ook wel administratieve organisatie. Het werke
lijke proces of wat er werkelijk gebeurt wordt, zoals reeds aangeduid, voor een
deel in de archiefbescheiden weergegeven.30
Onderstaand is een vereenvoudigd model weergegeven van archiefbescheiden en
hun institutionele context met de bovengenoemde entiteiten. Dit model kan
zowel van boven naar beneden als van onder naar boven gelezen worden.
In het eerste geval is de context of de ontstaansomgeving leidend en worden
archiefbescheiden gevormd die het bedrijfsproces mogelijk maken en als bewijs
kunnen dienen. Dit is de invalshoek die vooral bij een digitale omgeving opgeld
zal doen.
In het tweede geval is het archief uitgangspunt en
(1) bevat dat archief informatie over de context waarin het ontstaan is en
(2) heeft het archief informatie nodig over de context, waarin het ontstaan is om
geïnterpreteerd te kunnen worden.
Bij deze invalshoek bestaat het archief al en kan worden terug gekeken in de tijd.
Zodra het domein van oorsprong verlaten wordt, is dit van belang.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
28 Zie ook J. Hofman, 'Het intellectueel beheer van archiefbescheiden in het digitale tijdperk', in:
Horsman e.a., Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, 121-132.
29 Zie ISO/DIS Records management standard 15489.
56
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
30 In de informatiekunde bestaan diverse schematechnieken die de processen en bijbehorende
gegevens (stromen) inzichtelijk kunnen maken. Voorbeelden daarvan zijn dataflow diagrammen (DFD) en
sequence diagrammen van universal modeling language (UML).
57
