Ontstaanscontext
Functionele context
Er is de nodige verwarring rond begrippen als functie, taak, handeling, activiteit
en transactie. Wat is de hiërarchie als die er al is, ofwel hoe verhouden de begrip
pen zich tot elkaar? PIVOT kent de begrippen functie en activiteit formeel niet en
onderscheidt achtereenvolgens beleidsterrein, taak "geheel van samenhangen
de handelingen"), en handeling. Thomassen houdt het in zijn 'Korte introductie
tot de archivistiek' betrekkelijk simpel en onderscheidt missie of
doelstelling(en), taken en activiteiten, tezamen de 'functionele context'. SPIRT
onderscheidt voor de entiteit functie: transacties (transactions, bijvoorbeeld
besluiten, berichten of stappen in een proces), activiteiten (activities, organisato
rische activiteiten of beroepen, waarvan zij deel uitmaken), functies (functions,
uitgevoerd door die activiteiten) en 'omringende' functies (ambient functions, de
bredere maatschappelijke doelstellingen).26
Het is de vraag of het noodzakelijk is het begrip functie hier nader onder te ver
delen, gezien ook de opmerkingen in het kader van het SPfRT-project. Een inde
ling is afhankelijk van de omgeving, waarin ze wordt toegepast en is bovendien
niet statisch, hooguit een momentopname in een bepaald domein (tijd en
plaats!). Niettemin lijkt een algemene indeling handig om enig houvast te
bieden. Om het eenvoudig te houden zou een drietal kernniveaus kunnen
worden gebruikt om de functionele context te beschrijven: functie, handeling en
activiteit. Het begrip handeling is hier opgenomen om niet te veel uit de pas te
lopen met de PIVOT-benadering die inmiddels redelijk is ingeburgerd. Hoewel
PIVOT het begrip taak gebruikt, acht ik functie een betere aanduiding van een
samenhangend geheel van handelingen gericht op het bereiken van een bepaald
doel, bijvoorbeeld milieubeheer (functie) met als doel bescherming van het
milieu. Activiteit kan worden omschreven als een concrete hoeveelheid werk van
een bepaald type, bijvoorbeeld beoordelen van aanvragen van een vergunning.
Een activiteit kan bestaan uit bij SPIRT onderscheiden, bovengenoemde (trans)-
acties. De handeling in dit voorbeeld kan zijn het verlenen van vergunningen
voor transport van gevaarlijk afval.
Organisatorische context
De uitvoering van functies is opgedragen aan actoren. Dat kunnen organisaties,
functionarissen of individuen zijn. Deze zijn verantwoordelijk voor de uitvoering
en hebben de bijbehorende bevoegdheden gekregen. Dit is de formele organisato
rische structuur, waarbij de functies en activiteiten zijn verdeeld en onderge
bracht in grote en kleine organisatie-eenheden. Elke organisatie is in de regel ook
zelf gestructureerd in kleinere eenheden, met eigen functies en bevoegdheden,
afhankelijk van de behoefte en inzichten. Er kan zich zowel een min of meer
horizontale als verticale structurering voordoen. De bestuurlijke indeling in
Nederland met een onderscheid tussen rijk, provincies, gemeenten en water
schappen, is een voorbeeld van het laatste. De organisatorische context betreft
dus de verdeling van verantwoordelijkheden (werkverdeling) en de organisatori-
sche structuur die bij de uitvoering van werk wordt gebruikt. In het verleden was
deze binnen een organisatie sterk hiërarchisch van aard, door de moderne tech
nologie komt deze structuur onder druk te staan en vervagen organisatiegrenzen.
Wettelijke context
Functies en actoren worden geregeerd door de wettelijke en juridische context,
dat wil zeggen de wet- en regelgeving, waarop de onderscheiden functies en de
verdeling van verantwoordelijkheden is gebaseerd. Het betreft de wettelijke basis,
dat wil zeggen de wettelijke regelingen op grond waarvan een organisatie en/of
een functie in het leven is geroepen. Deze kan nader zijn gespecificeerd in een
mandaat met een toekenning van functie(s) en bijbehorende bevoegdheden aan
een organisatie.
De functionele, de organisatorische en wettelijke context zou ik samen de
institutionele context willen noemen.
Administratief-procedurele context
De administratief-procedurele context betreft de wijze waarop een functie in de
praktijk wordt uitgevoerd, het bedrijfsproces. Hier komen de actor en de functie
samen. Hoewel deze tot op zekere hoogte formeel beschreven kan worden in
stappen en procedurele regels, gewoonten enz., is de wijze waarop een bepaalde
zaak is afgehandeld een proces op zich met eigen kenmerken. Geeft de adminis
tratief-procedurele context een formele beschrijving over hoe gehandeld zou
moeten worden, in de archiefstukken is voor een belangrijk deel terug te vinden
hoe gehandeld is. Deze vormen immers een afbeelding van wat gebeurd is.
Technische context
De technische context omvat de hulpmiddelen waarmee een bedrijfsproces
wordt uitgevoerd en documenten of archiefbescheiden gemaakt worden. Vooral
in een digitale omgeving is deze van belang, zoals reeds vermeld. De snelheid van
ontwikkelingen in de ICT en de ongrijpbare aard van digitale informatie vereisen
dat ook over de technische oorsprong van archiefbescheiden informatie vast
gelegd moet worden.
Beheerscontext
De tweede cluster van context die een rol speelt bij archiefbescheiden is die van
het beheer. Doel van dat beheer is de archiefbescheiden in stand te houden
conform de eisen die er aan gesteld worden vanuit de archiefvormende organi
satie of in tweede instantie door de maatschappij. De belangrijkste zijn het
realiseren van de toegankelijkheid, het garanderen van de authenticiteit en
betrouwbaarheid, en beschikbaarheid. Thomassen duidt dit gebied aan met de
term 'administratieve context', waaronder hij de inrichting en organisatie van
het archiveringssysteem vat.27 Het is evenwel zinvol een onderscheid te maken
tussen de wijze waarop de archiveringsactiviteiten worden uitgevoerd en de
aansturing ervan. De eisen die aan archiefbescheiden worden gesteld worden
geïmplementeerd in een archiveringssysteem, de activiteiten die in dat kader
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
26 S. McKemmish e.a., 'Describing records in context in the continuum', 9-10.
54
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
27 Thomassen, 'Een korte introductie in de archivistiek', 16.
55
