maken het noodzakelijk om reeds bij het ontstaan die brede context vast te
leggen. Beschrijven bestaat in dit verband uit steeds weer terugkerende processen
van het vastleggen en verbinden van metadata aan archiefbescheiden vanaf het
moment van ontstaan.
Chris Hurley heeft het als volgt omschreven: "Archivists participate in record
keeping processes by documenting complex relationships between records and
context. Records must be placed in context -in time and place- by fashioning
descriptive entities and documenting relationships. This is how we can locate
them into a time-bound, evidential cocoon of meaning."20
Deze benadering stelt dus dat archiefbescheiden in tijd en plaats moeten
worden 'gefixeerd' en meteen verbonden aan de context ook in brede zin, dat wil
zeggen met zoveel contextinformatie dat de archiefbescheiden ook buiten het
eigen domein te begrijpen zijn. Elke keer als er opnieuw van archiefbescheiden
gebruik wordt gemaakt, binnen of buiten het oorspronkelijke domein, vindt een
dergelijke 'fixatie' plaats.21 Op deze wijze wordt het beschrijven van archief
bescheiden en het vastleggen van hun context een incremented proces.22
In het SPlRT-project is het genoemde continuum-model ontwikkeld, waarin
de verbanden tussen functies, actor en archiefbescheiden zijn weergegeven.23
Mede daarop gebaseerd is een concept recordkeeping metadata standaard ontwik
keld, die drie hoofdentiteiten onderkent: agent (actor), business (functie) en
records (archiefbescheiden). Mensen verrichten activiteiten of doen zaken in een
maatschappelijke en organisatorische context en produceren daarbij archief
bescheiden. Die activiteiten worden geregeld door wet- en regelgeving, standaar
den, ethische codes, gebruiken enz., in SPlRT-termen samengevat onder het
begrip mandate. Het gaat daarbij zowel om interne (binnen een organisatie) als
externe, maatschappelijke regels. De archieffunctie (business recordkeeping) is
ondergebracht bij de hoofdentiteit business en wordt beschouwd als een integraal
onderdeel van een bedrijfsproces.
Hoewel binnen het model rekenschap is gegeven van de relaties tussen de
entiteiten, zijn de onderzoekers in het project tot de conclusie gekomen dat met
name op dit punt nog het nodige werk verricht moet worden, gezien de dynamiek
en complexiteit van die relaties, zodanig zelfs dat die relaties meer het middel
punt van aandacht worden dan de entiteiten.24 Kern van deze zienswijze is dat
relaties in organisatiestructuur of functie niet mono-hiërarchisch zijn, maar
meer-dimensionaal en steeds veranderend.
Er is bij nadere beschouwing van deze benaderingen een ontwikkeling in denken
waar te nemen die begint bij een traditionele, retrospectieve wijze van beschrij
ven van archieven, zoals verricht bij archiefdiensten, en voorlopig uit komt bij
een dynamische, incrementele en meer multifunctionele manier van het vastleg
gen van context. Drijfveer daarachter zijn de ontwikkelingen en de kenmerken
van de moderne technologie. Deze hebben ingrijpende gevolgen voor de wijze
waarop wij met informatie omgaan. Het SPIRT-model is het verst gevorderd in
het denken over deze laatste benadering en vrijwel uitsluitend daarop gericht.
Niettemin gaat het bij het SPIRT-project vooral om de wijze waarop het beschrij
ven en vastleggen van context vorm gegeven kan worden. Het is zaak duidelijk
heid te verkrijgen over de context zelf. Ook daar kan evenwel het SPIRT-model
ondersteuning geven. De twee genoemde benaderingen, retrospectief en incre
mented, sluiten elkaar overigens niet uit, maar vullen elkaar veeleer aan.
Tweedeling in context
Er zijn verschillende invalshoeken mogelijk. Twee springen er uit, de invalshoek
van de creatie met de organisatie en het bedrijfsproces als context en de invals
hoek van het beheer met het archiefsysteem als context. Als derde invalshoek zou
het gebruik kunnen worden genoemd, maar deze ligt dicht tegen de ontstaans-
context aan dan wel is er onderdeel van en zou ik daarom voorlopig als onderdeel
daarvan willen zien.
Op grond hiervan zou ik een tweedeling in de context willen maken:
(1) De omgeving waarin archiefbescheiden ontstaan, omvattende
functionele context, dit zijn de functies die uitgevoerd moeten worden
om iets te bereiken;
organisatorische context, zijnde de organisaties die verantwoordelijk zijn
voor de uitvoering van functies;
wettelijke (juridische) context, zijnde de wet- en regelgeving die ten grond
slag ligt aan de functies en uitvoering ervan;
administratief-procedurele context, zijnde het feitelijke bedrijfsproces,
waardoor een functie wordt uitgevoerd;
technische context, zijnde de technische middelen of infrastructuur,
waarmee een functie wordt uitgevoerd;
(2) en de omgeving waarin archiefbescheiden beheerd worden, omvattende
het archief beheersregime, zijnde de verantwoordelijkheden, regels en
procedures die de archivering en het beheer van archiefbescheiden regelen,
inclusief de eisen die er aan gesteld worden;
documentaire (of archivistische) context, zijnde de samenhang tussen de
archiefstukken bijvoorbeeld in de vorm van dossiers met classificatiecodes
of series;
technische context, zijnde de technische middelen of infrastructuur,
waarmee de archiefbeheersfunctie wordt uitgevoerd.
Bij vergelijking van deze indeling met die van Thomassen kan de hier genoemde
eerste categorie grotendeels gerekend worden tot de functionele en organisatori
sche context en de tweede categorie tot de administratieve context, met dien
verstande dat zij hier iets verder zijn uitgewerkt.25
In het onderstaande volgt een korte omschrijving van deze verschillende
soorten context.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
20 C. Hurley, 'The making and keeping of records: (1) What are finding aids for?', Archives and manuscripts
26, no.l (mei 1998) 74e. v..
21 Die registratie van gebruik van archiefbescheiden is betrekkelijk nieuw als element in beschrijven en m.n.
in het Pittsburgh project naar voren gebracht als een van de functionele eisen. Zie ook D. Bearman,
'Recordkeeping systems', Archivaria 36 (herfst 1993) 32.
52
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
22 Vergelijk A. Cunningham, 'Dynamic descriptions: Australian strategies for the intellectual control of
records and recordkeeping systems', in: Horsman e.a., Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, 133-142.
23 Zie voor het continuum-model Horsman e.a., Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, 145 e.v..
24 Zie website van SPfRT-project: www.sims.monash.edu.au/rcrg/research/spirt/onresearch.htm.
25 Zie Thomassen, 'Het begrip context in de archiefwetenschap', elders in dit jaarboek.
53
