The power of the principle
of provenance*
menten worden gekoppeld om de boodschap die daarin is vervat leesbaar, begrij
pelijk, betrouwbaar en duurzaam te maken.
In de tweede plaats moet eenduidig worden bepaald naar welk object het con
textbegrip verwijst. Het archief, het archiefbestanddeel, het archiefdocument en
de archivistische data hebben allemaal hun eigen context die elkaar geheel of
gedeeltelijk kunnen overlappen. In de klassieke benadering waarin het fysieke
archief en zijn fysieke bestanddelen centraal staan, wordt de context bij voorkeur
beschreven op het archiefniveau (in de inleiding van de inventaris); ISAD(G) sti
muleert de opneming van contextbeschrijvingen ook op het serieniveau. Bij digi
taal archief staat het archiefdocument, het record, centraal en wordt bijgevolg
met context doorgaans de context van het archiefdocument bedoeld. Het lijkt
aan te bevelen om het begrip context zonder nadere specificatie op te vatten als
context van archief in de zin van procesgebonden informatie, ongeacht welk
aggregatieniveau die procesgebonden informatie heeft. Wil men context gebrui
ken in een meer specifieke zin, dan zou men uitdrukkelijk moeten aangeven over
welk object men het heeft.
In de derde plaats moet de relatie tussen context enerzijds en structuur en
vorm anderzijds (respectievelijk de relaties tussen de documenten en tussen de
gegevens binnen de documenten) ondubbelzinnig worden gedefinieerd. Op zich
is er geen onoverkomelijk bezwaar in te brengen tegen de incorporatie van struc
tuur en vorm in het contextconcept. Het lijkt mij echter beter (en meer in over
eenstemming met het gebruik van de termen in andere disciplines) om structuur
en vorm als zelfstandige analytische begrippen op te vatten. Dat maakt het ook
gemakkelijker om de structuur van een archief en de vorm van de archiefdocu
menten te presenteren als een representatie van de context en in het bijzonder
van de functies die dat archief en die documenten hebben gegenereerd.
Als er meer eenstemmigheid zou komen in de kwesties die hierboven zijn
aangeroerd, dan zouden ook de verschillende contextaspecten -en met name
die contextaspecten die niet bij de functionele en de organisatorische context
horen- eenduidiger kunnen worden gedefinieerd en van elkaar afgebakend.
De verdere standaardisering van de archivistische beschrijvingsmethoden, de
verdere ontwikkeling van digitale toegangen en de verdere regulering van de
digitale archiefvorming zouden hier zeer bij zijn gebaat.
[14] The task of managing information in organizations is becoming more
challenging as the organizations become larger and more complex, and as infor
mation technologies and general societal developments increase the volume and
sophistication of available information. This task can best be met by the careful
study of how these organizations create, use, and discard information. A practical
understanding must be gained of organizations as living cultures or organisms
which create and use information; upon this foundation, sound information
management can be developed.
How many archivists will recognize the preceding comments as relevant to
them and the archival profession? Do archivists have much to contribute to the
management of information in large organizations? Will archivists bring their
knowledge of how organizations create and use information to bear on modern
information management problems? Will the archival profession consequently
make a transition to the modern information culture, or will it remain behind
as a keeper of paper and electronic relics?
The key to the archivists' contribution to information management lies in their
unique perspective provided by the principle of provenance as it concerns organi
zational activity, especially how organizations create, use and discard informa
tion. Despite the insights provided by provenance, however, archivists have not
exploited its potential for retrieval in traditional archival applications, and have
not even attempted its wider application to the management of all information
within their organizations.
This article offers a critique of the application of the principle of provenance in
traditional archival environments and proposes its expansion in a more powerful
application to information management. The article also advocates a much more
aggressive leadership role for archivists in the wider management of information
resources.1
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
28
DAVID BEARMAN RICHARD LYTLE
Reprinted from Archivaria 21 (winter 1985-86) 14-27.
1 During its lengthy gestation period, many persons helped by commenting on the paper. Alice Prochaska,
Eddy Higgs, and John Walford of the Public Records Office provided comments back in 1982. Several
interested staff of the U.S. National Archives helped about the same time, at least once in a luncheon
session called for the purpose. More recently, Terry Eastwood at the University of British Columbia, Tom
Nesmith, General Editor of Archivaria, and Terry Cook, former General Editor of Archivaria, provided very
useful critique. Fred Stielow, University of Maryland, provided some very useful comments on a late draft.
We are especially appreciative of the interest shown by our Canadian colleagues. Their encouragement
motivated us to complete the paper.
29