vens verspreid zijn over vele handelingen. Indien men bijvoorbeeld een onder
zoek doet naar de ruilverkaveling van een specifieke polder, bijvoorbeeld het
Grootslag, dan vindt men deze gegevens op papier niet bij elkaar maar over een
groot aantal handelingen verspreid.
Dit dilemma kan niet makkelijk worden opgelost met een klassieke presentatie
op papier. Zonder gestructureerde contextuele presentatie kan de onderzoeker
echter geen goede, wetenschappelijke en bronkritische analyse maken. De twee
uitgangspunten moeten dus met elkaar worden verbonden. Enerzijds moeten
gegevens in hun oorspronkelijke structuur kunnen worden gepresenteerd
en anderzijds moeten gegevens over een object/subject, thema, plaats en/of tijd
systematisch en helder bij elkaar gevonden kunnen worden. De oplossing van dit
dilemma, en de grote kans voor de archivistiek, ligt, uiteraard zouden we bijna
willen zeggen, in de toepassing van ICT. Een gestructureerde database of ander
logisch systeem maakt het mogelijk om gegevens in hun oorspronkelijke struc
tuur weer te geven én object, plaats of tijd te vinden door middel van een gestruc
tureerd zoeksysteem of zelfs vormen van full text retrieval of combinaties
daarvan. Zolang de archiefbescheiden echter niet integraal in het systeem
als images zijn ondergebracht, is het zoeken afhankelijk van de in het systeem
ingebrachte gegevens. Dit betekent dat als zoekelementen de beschrijvingen van
het beleidsterrein, de actor, de handeling, het organisatieonderdeel, en de neer
slag (archiefeenheid) kunnen worden benut. Het organisatieonderdeel komt
als element niet voor in het Rapport Institutioneel Onderzoek maar komt in de
toegang tot uiting in de archiefordening (archiefblok/archiefvormer). Van de
fysieke archiefeenheid wordt de oorspronkelijke 'dossier'beschrijving overgeno
men (tenzij die beschrijving apert onjuist is). Volgens ons zal deze beschrijving in
de dynamische fase van de archiefvorming in de toekomst worden vervangen
door een aanduiding van object/subject, plaats en tijd. De handeling waarvan de
archiefeenheid de neerslag is vormt immers al de beschrijving van de neerslag.
We kennen dit verschijnsel natuurlijk al bij de zogenaamde object- of persoons
dossiers. Dit zal echter een universeel uitgangspunt worden. In het voorbeeld van
de ruikverkaveling zal dus bij elke handeling alleen de naam van de betreffende
polder, plaats en tijd worden vermeld. Dit kan dan ook eenvoudig geïndexeerd
worden en met geautomatiseerde zoeksystemen kan zo gemakkelijk alle neerslag
betreffende een object bij elkaar worden gepresenteerd. De gebruiker heeft de
mogelijkheid in de contextuele gegevens van deze objecten te bekijken zodat een
bronkritische bestudering mogelijk is.
Het toekennen van trefwoorden aan archief eenheden is een specialiteit van
de documentalist en niet van de archivaris (of de documentaire informatiever
zorger). Deze zal vooral beschrijvingen van de structuur (het beleidsterrein,
de actor, de handelingen) tot zijn domein gerekend zien. In de praktijk zullen
de vakgebieden of specialismen in elkaar kunnen overvloeien. Ook in geautoma
tiseerde processystemen (volgens ons beter dan record keeping systems omdat
daarin de nadruk weer ligt op het record, whatever that may be) zal de archivaris
borg moeten staan voor de architectuur van de context. Nog meer dan in een
fysieke omgeving zal in de digitale wereld de context waarborg zijn voor authen
ticiteit en identificatie van gegevens binnen hun oorspronkelijke gebruik.
De basisgegevens die volgens de Methode Institutioneel Onderzoek worden
opgenomen staan ook in processystemen borg voor toegankelijkheid en bron
kritische interpretatie van de neerslag.
De gebruiker aan het woord
De contextuele toegang -de PIVOT-inventaris- heeft tot nu toe weinig aandacht
gekregen in de archivistische wereld. De vele inmiddels reeds verschenen 'institu
tionele toegangen op gegevensbestanden met betrekking tot diverse beleidster
reinen' hebben niet hun weg gevonden in de recensiekolommen van het
Archievenblad of andere vakbladen. Alleen in het PIVOT-themanummer van het
Archievenblad uit 1997 vinden we, naast de artikelen over het selectiedebat,
specifieke aandacht voor de gebruikswaarde van de toegang. De ene recensent is
vernietigend in zijn oordeel en raadt de gebruiker aan om maar een andere hobby
te beoefenen, 'tuinieren is ook leuk'.30 Hier wordt evenwel niet alleen vergeten
dat ook tuinieren, net als het gebruik van de PIVOT-inventaris, een grondige
oriëntatie en basiskennis vereist, ook gaat de recensent voorbij aan het uitgangs
punt van functionaliteit dat ten grondslag ligt aan de institutionele toegang.
Door deze benadering vanuit de beschrijvende archivistiek kan de PIVOT-toegang
niet anders zijn dan een inventaris die nog ingewikkelder is dan de inventaris die
we al kenden. De andere recensent kiest een theoretischer benadering en behan
delt vooral het gebrek aan inzicht in de samenhang tussen handeling, organisa
tie, organisatieonderdeel en neerslag.31 Hij wijst erop dat het onmogelijk is om
op eenvoudige wijze de oorspronkelijke structuur van het archief terug te vinden:
"De PIVOT-methode houdt zich met andere woorden alleen bezig met het
hoogste niveau van de context, namelijk dat van de voorwaardenscheppende
omgeving. Het inventariseren volgens de PIVOT-methode isoleert de handelingen
van andere handelingen van hetzelfde organisatieonderdeel en van de wijze
waarop hetzelfde of een ander organisatieonderdeel de neerslag van deze hande
lingen verwerkt. Dit lijkt mij een principieel bezwaar Context is op alle
niveau's essentieel voor archiefstukken en dat betekent dat deze ook bij de raad
pleging van het archief zichtbaar moet blijven."32 Ook hier kan worden gesteld
dat de contextuele toegang teveel vanuit het paradigma van de beschrijvende
archivistiek wordt benaderd. Het gaat de recensent immers om de archiefstukken
in hun documentaire context, terwijl de functionele archivistiek de neerslag
weergeeft in de context van handelingen. Deze twee uitgangspunten zijn onver
enigbaar in de eigenlijke inventaris, maar het blijft een punt dat ook de PIVOT-
toegang met behulp van een extra instrument (concordantie tussen handelingen
en oorspronkelijke codering, en dergelijke) de gebruiker toegang zou moeten
kunnen verschaffen tot de oorspronkelijke documentaire context. Een historicus
tenslotte, is ronduit positief over de institutionele toegang, al was het alleen
maar om het Rapport Institutioneel Onderzoek dat als inleiding tot de toegang
kan worden gebruikt, maar dat ook als historische studie een grote zelfstandige
waarde heeft.33 Uit de casusstudie van de recensent blijkt dat de wetenschap
pelijke onderzoeker via de context van de handelingen op efficiënte -en voor
het onderzoek belangrijk- stimulerende wijze naar de relevante neerslag wordt
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
254
BERT LOOPER, BERT DE VRIES CONTEXTUELE TO E G ANG K E LIJ K H E ID
29 Klep, 'Bronnencommentaren'.
30 J. Sanders, 'Tuinieren is ook leuk!', Archievenblad nr. 6 (juni/juli 1997) 43-45.
31 A.J.M. den Teuling, 'Pivot en context', Archievenblad nr. 6 (juni/juli 1997) 45-47.
32 Den Teuling, 'Pivot en context', 47.
33 W. Fritschy, 'De onderzoeker denkt mee', Archievenblad nr. 6 (juni/juli 1997) 48-50.
255