vens verspreid zijn over vele handelingen. Indien men bijvoorbeeld een onder zoek doet naar de ruilverkaveling van een specifieke polder, bijvoorbeeld het Grootslag, dan vindt men deze gegevens op papier niet bij elkaar maar over een groot aantal handelingen verspreid. Dit dilemma kan niet makkelijk worden opgelost met een klassieke presentatie op papier. Zonder gestructureerde contextuele presentatie kan de onderzoeker echter geen goede, wetenschappelijke en bronkritische analyse maken. De twee uitgangspunten moeten dus met elkaar worden verbonden. Enerzijds moeten gegevens in hun oorspronkelijke structuur kunnen worden gepresenteerd en anderzijds moeten gegevens over een object/subject, thema, plaats en/of tijd systematisch en helder bij elkaar gevonden kunnen worden. De oplossing van dit dilemma, en de grote kans voor de archivistiek, ligt, uiteraard zouden we bijna willen zeggen, in de toepassing van ICT. Een gestructureerde database of ander logisch systeem maakt het mogelijk om gegevens in hun oorspronkelijke struc tuur weer te geven én object, plaats of tijd te vinden door middel van een gestruc tureerd zoeksysteem of zelfs vormen van full text retrieval of combinaties daarvan. Zolang de archiefbescheiden echter niet integraal in het systeem als images zijn ondergebracht, is het zoeken afhankelijk van de in het systeem ingebrachte gegevens. Dit betekent dat als zoekelementen de beschrijvingen van het beleidsterrein, de actor, de handeling, het organisatieonderdeel, en de neer slag (archiefeenheid) kunnen worden benut. Het organisatieonderdeel komt als element niet voor in het Rapport Institutioneel Onderzoek maar komt in de toegang tot uiting in de archiefordening (archiefblok/archiefvormer). Van de fysieke archiefeenheid wordt de oorspronkelijke 'dossier'beschrijving overgeno men (tenzij die beschrijving apert onjuist is). Volgens ons zal deze beschrijving in de dynamische fase van de archiefvorming in de toekomst worden vervangen door een aanduiding van object/subject, plaats en tijd. De handeling waarvan de archiefeenheid de neerslag is vormt immers al de beschrijving van de neerslag. We kennen dit verschijnsel natuurlijk al bij de zogenaamde object- of persoons dossiers. Dit zal echter een universeel uitgangspunt worden. In het voorbeeld van de ruikverkaveling zal dus bij elke handeling alleen de naam van de betreffende polder, plaats en tijd worden vermeld. Dit kan dan ook eenvoudig geïndexeerd worden en met geautomatiseerde zoeksystemen kan zo gemakkelijk alle neerslag betreffende een object bij elkaar worden gepresenteerd. De gebruiker heeft de mogelijkheid in de contextuele gegevens van deze objecten te bekijken zodat een bronkritische bestudering mogelijk is. Het toekennen van trefwoorden aan archief eenheden is een specialiteit van de documentalist en niet van de archivaris (of de documentaire informatiever zorger). Deze zal vooral beschrijvingen van de structuur (het beleidsterrein, de actor, de handelingen) tot zijn domein gerekend zien. In de praktijk zullen de vakgebieden of specialismen in elkaar kunnen overvloeien. Ook in geautoma tiseerde processystemen (volgens ons beter dan record keeping systems omdat daarin de nadruk weer ligt op het record, whatever that may be) zal de archivaris borg moeten staan voor de architectuur van de context. Nog meer dan in een fysieke omgeving zal in de digitale wereld de context waarborg zijn voor authen ticiteit en identificatie van gegevens binnen hun oorspronkelijke gebruik. De basisgegevens die volgens de Methode Institutioneel Onderzoek worden opgenomen staan ook in processystemen borg voor toegankelijkheid en bron kritische interpretatie van de neerslag. De gebruiker aan het woord De contextuele toegang -de PIVOT-inventaris- heeft tot nu toe weinig aandacht gekregen in de archivistische wereld. De vele inmiddels reeds verschenen 'institu tionele toegangen op gegevensbestanden met betrekking tot diverse beleidster reinen' hebben niet hun weg gevonden in de recensiekolommen van het Archievenblad of andere vakbladen. Alleen in het PIVOT-themanummer van het Archievenblad uit 1997 vinden we, naast de artikelen over het selectiedebat, specifieke aandacht voor de gebruikswaarde van de toegang. De ene recensent is vernietigend in zijn oordeel en raadt de gebruiker aan om maar een andere hobby te beoefenen, 'tuinieren is ook leuk'.30 Hier wordt evenwel niet alleen vergeten dat ook tuinieren, net als het gebruik van de PIVOT-inventaris, een grondige oriëntatie en basiskennis vereist, ook gaat de recensent voorbij aan het uitgangs punt van functionaliteit dat ten grondslag ligt aan de institutionele toegang. Door deze benadering vanuit de beschrijvende archivistiek kan de PIVOT-toegang niet anders zijn dan een inventaris die nog ingewikkelder is dan de inventaris die we al kenden. De andere recensent kiest een theoretischer benadering en behan delt vooral het gebrek aan inzicht in de samenhang tussen handeling, organisa tie, organisatieonderdeel en neerslag.31 Hij wijst erop dat het onmogelijk is om op eenvoudige wijze de oorspronkelijke structuur van het archief terug te vinden: "De PIVOT-methode houdt zich met andere woorden alleen bezig met het hoogste niveau van de context, namelijk dat van de voorwaardenscheppende omgeving. Het inventariseren volgens de PIVOT-methode isoleert de handelingen van andere handelingen van hetzelfde organisatieonderdeel en van de wijze waarop hetzelfde of een ander organisatieonderdeel de neerslag van deze hande lingen verwerkt. Dit lijkt mij een principieel bezwaar Context is op alle niveau's essentieel voor archiefstukken en dat betekent dat deze ook bij de raad pleging van het archief zichtbaar moet blijven."32 Ook hier kan worden gesteld dat de contextuele toegang teveel vanuit het paradigma van de beschrijvende archivistiek wordt benaderd. Het gaat de recensent immers om de archiefstukken in hun documentaire context, terwijl de functionele archivistiek de neerslag weergeeft in de context van handelingen. Deze twee uitgangspunten zijn onver enigbaar in de eigenlijke inventaris, maar het blijft een punt dat ook de PIVOT- toegang met behulp van een extra instrument (concordantie tussen handelingen en oorspronkelijke codering, en dergelijke) de gebruiker toegang zou moeten kunnen verschaffen tot de oorspronkelijke documentaire context. Een historicus tenslotte, is ronduit positief over de institutionele toegang, al was het alleen maar om het Rapport Institutioneel Onderzoek dat als inleiding tot de toegang kan worden gebruikt, maar dat ook als historische studie een grote zelfstandige waarde heeft.33 Uit de casusstudie van de recensent blijkt dat de wetenschap pelijke onderzoeker via de context van de handelingen op efficiënte -en voor het onderzoek belangrijk- stimulerende wijze naar de relevante neerslag wordt DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER 254 BERT LOOPER, BERT DE VRIES CONTEXTUELE TO E G ANG K E LIJ K H E ID 29 Klep, 'Bronnencommentaren'. 30 J. Sanders, 'Tuinieren is ook leuk!', Archievenblad nr. 6 (juni/juli 1997) 43-45. 31 A.J.M. den Teuling, 'Pivot en context', Archievenblad nr. 6 (juni/juli 1997) 45-47. 32 Den Teuling, 'Pivot en context', 47. 33 W. Fritschy, 'De onderzoeker denkt mee', Archievenblad nr. 6 (juni/juli 1997) 48-50. 255

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 128