DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
Archiefvormersoverzicht15 ISAAR(CPF)16
Gegevens archief
Expert
Note area
3.2 Conventions and rules followed
in creating the authority entry
and elements in information area
3.3 date of creation of authority
record46
Volledigheid archief:
algemene opmerking
verliezen (globaal)
belangrijkste series of onderdelen
(globaal)
Vindplaats(en)42
land(en)
bewaarplaats(en)
archiefbloknummer(s)43
looptijd van elk archiefblok
toegang(en)44
afzonderlijke inventaris
nummers.45
aantal organisatieonderdelen. Hoe ver de organisatie wordt gedecomponeerd in onderdelen, is een kwestie
van diepgang van beschrijving."
27 Kan ook op het niveau van organisatieonderdelen worden vastgelegd.
28 Bij deze gegevens is het wenselijk rekening te kunnen houden met eventuele wijziging(en). Dit kan door
de opeenvolgende vestigingsplaatsen te koppelen aan een periode binnen de looptijd van de archiefvormer.
29 Bij deze gegevens is het wenselijk rekening te kunnen houden met eventuele wijziging(en) in het taken
pakket. Dit kan door de afzonderlijke taken te koppelen aan een periode binnen de looptijd van de archief
vormer.
30 Niet gerealiseerd in Archiefvormersoverzicht. Bij deze gegevens is het wenselijk rekening te kunnen houden
met eventuele wijziging(en) in het takenpakket. Dit kan door de afzonderlijke taken te koppelen aan een
periode binnen de looptijd van de archiefvormer.
31 Niet gerealiseerd in Archiefvormersoverzicht. Bij deze gegevens is het wenselijk rekening te kunnen houden
met eventuele wijziging(en) in het takenpakket. Dit kan door de afzonderlijke taken te koppelen aan een
periode binnen de looptijd van de archiefvormer.
32 De gegevens die in de information area (zie noot 10) opgenomen moeten worden verschillen per type
authority record. Hier zijn de gemeenschappelijke elementen opgenomen.
33 Par. 2.1.2: voor corporate bodies komen daarnaast de volgende gegevenselementen voor: legal number(s);
business location; legal status; mandate and function; administrative structure.
Par. 2.2.2: voor personen de volgende elementen: place(s) and /or geographical areas of residence; nationality;
occupation; sphere of activity.
Par. 2.3.2: voor families de volgende elementen: place(s) and/or geographical areas of residence; nationality;
occupation; sphere of activity; family tree.
34 Par. 2.1.3, 2.2.3; 2.3.3.
33 Par. 2.1.6; 2.2.6; 2.3.6.
242
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
ATHOS17 Zuid-Hollands ABS-Archeion
Archievenoverzicht18
Actueel ordeningsschema
archief
Oude orde(s)
Beschrijving van series47
Beschrijving van bestanddeel
Analyse van bestanddeel48
Nummer archiefblok
Naam archiefblok
Periode
Omvang
Bewaarplaats
Nummer archief
Naam archief
Periode
Omvang
Nummer toegang
Naam toegang
Bewaarplaats
Nummer archiefblok
Naam archiefblok
Periode
Omvang
Nummer toegang
Naam toegang
Individuele
inventarisnummers49
3' Par. 2.1.8; 2.2.8; 2.3.8.
37 Binnen deze geschiedenis kan met free text retrieval worden gezocht naar woorden in de tekst.
38 In het Archiefvormersoverzicht kan onbeperkt worden verwezen naar relevante literatuur.
ï9 De wet- en regelgeving bestaat uit verwijzingen naar de vindplaatsen van instellings-, organisatie- en
opheffingsbesluiten enz. Dit kunnen wetten, KB's, notariële akten, statuten enz. zijn.
40 Par. 2.1.9, 2.2.9, 2.3.9.
41 Gekoppeld aan zowel actor als taak/handeling.
42 Een archief kan verdeeld zijn over diverse blokken, in diverse bewaarplaatsen.
43 Koppeling naar ABS-Archeion is hier gedacht.
44 Via een identificerend nummer (conform ABS-Archeion). Volgens de definities is de relatie archiefvormer
archiefblokken een n:m relatie, lang niet altijd 1:1.
45 Wanneer een blok niet volledig tot het archief van één archiefvormer hoort. De optelsom van blokken en
delen van blokken is de virtuele reconstructie van het archief van een archiefvormer.
46 In Archiefvormersoverzicht als beheerinformatie beschikbaar.
42 Een serie bestaat uit individuele bestanddelen. De eigenschappen en koppelingen van series gelden ook
voor de individuele bestanddelen (overerving). Aan elke taak/handeling en aan elk bedrijfsproces is een
serie gekoppeld. De actoren en organisatieonderdelen zijn gekoppeld (via de series) aan individuele
bestanddelen. ATHOS behelst dus -anders dan het Archiefvormersoverzicht of ISAAR(CPF)- ook de
beschrijvingselementen binnen het archief.
48 Regesten, trefwoorden, naamindices enz.
49 Met vervolgens informatie over vindplaats binnen depot: depot- (kast- en planknummer), openbaarheid,
beschikbaarheid, aanwezigheid van duplicaten. In de vergelijkingstabel is ABS-Archeion vooral opgenomen
om te laten zien dat het Archiefvormersoverzicht met het beheersysteem zodanig overlapt, dat kan worden
doorgekoppeld wanneer het niveau van de inventarissen aan het Archiefvormersoverzicht zal zijn toege
voegd.
243
