Proeftuin Archiefvormersoverzicht
Rijksarchief Gelderland/Rijksarchief Zeeland
vraag
vraag
vraag
zoekgeleiding
en vraag-filtering
Archeion/ABS
archiefbeheer-
inventarissen, systeem
nadere V
toegangen
uiteindelijke situatie:
onderhoud van het
systeem is noodzakelijk
standaard-
onderzoeken
helpdesk
applicatie - en
systeembeheer
monitoring
archiefvormers
overzicht
Figuur 2. Het Archiefvormersoverzicht als onderdeel van een totaal systeem
van digitale toegankelijkheid voor archiefdiensten.
Linksboven worden de vragen aan het systeem aangeboden. Het eivormige gebied
bevat uitfiltering van vragen die niet voor het zoeksysteem geschikt zijn of het
niet nodig hebben, zoals hierboven bij de beschrijving van het zoekproces in het
Archiefvormersoverzicht aangegeven. De uitgefilterde vragen gaan naar de
speciale applicaties voor standaardonderzoeken of naar de (menselijke) help
desk. In eenvoudige vorm zijn deze functies al in het Archiefvormersoverzicht
aanwezig. Men kan zich voorstellen dat vragers in deze fase ook verwezen worden
naar literatuur over hun onderwerp (een nette variant op "leest u er toch eerst
eens een boekje over") en naar niet-archivalische bronnen. Tenslotte, het is fijn
wanneer men bij ons onderzoek komt doen; maar het is beter wanneer men
adequaat, dat is: overeenkomstig behoefte en mogelijkheden, wordt geholpen.
En er zit ook een andere kant aan.
Wanneer we bijvoorbeeld de geografische toegang tot ons systeem kunnen
combineren met de historische waardenkaarten die op provinciaal niveau
beschikbaar of in ontwikkeling zijn en/of met het geografische interface van de
bodemarchief-database Archis (Rijksdienst voor het Oudheidkundig
Bodemonderzoek in Amersfoort), dan zijn onze bestanden ook in omgekeerde
richting voor andere gebruikersgroepen gemakkelijker bereikbaar. Iets dergelijks
is voor de aansluiting met bibliothecaire bestanden en museale collecties zonder
veel fantasie denkbaar.
De aldus geprepareerde vraag wordt naar het Archiefvormersoverzicht, het
centrale deel van het systeem, geleid. Vervolgens bereikt men inventarissen en
nadere toegangen en het beheer- of aanvraagsysteem. Dat voor wie wil ook moge-
lijkheden moeten bestaan om direct de inventarissendatabase en onderliggende
nadere toegangen te benaderen, is niet ingetekend, maar spreekt voor zich.
Evenzo, dat vanuit de standaardonderzoeken (genealogie; huizenonderzoek)
verbindingen naar Archiefvormersoverzicht en inventarissen moeten bestaan.
Hoewel ik eerder heb gesteld dat een systeem eigenlijk zonder menselijke inter
ventie moet kunnen werken, is aan te nemen dat een menselijke helpdesk nodig
zal blijven (met van die ouderwetse archivarissen, die alles weten). Altijd zal het
systeem onvolmaakt zijn, zullen mensen vastlopen of niet tevreden zijn met
het resultaat, hoe goed de ingebouwde hulpfuncties, de representatie en de vraag-
geleiding ook zijn. Ik denk alleen maar aan (ze zijn al eerder genoemd) niet-
Nederlandstaligen. Al die groepen moeten we niet in de kou laten staan.
Integendeel, de helpdesk moet gemakkelijk bereikbaar zijn en kwalitatief uitste
kend. Hoe haar te organiseren is een volgend punt. Moet ze alle dagen in de week
24 uur per dag open zijn? Dat lijkt me onnodig, onrendabel en te duur. Moet ze
centraal zijn of bijvoorbeeld gedecentraliseerd naar de archiefdiensten?
Dat laatste is bij de gegeven neiging tot concentratie van diensten allicht een
mooi evenwichtspunt tussen schaal, benodigde specialistische kennis van zaken
en het simpele feit dat die archiefdiensten er wel blijvend zoiets als een studie-
zaal- en inlichtingendienst op na zullen houden.
Maar samenwerking is daarbij alweer een must. Want de helpdesk is een onmis
bare schakel in de al even gewenste monitoringfunctie. Een systeem als dit moet
permanent in de gaten gehouden worden om te kunnen zien waar de zwakke
punten zitten of waar nieuwe standaardvragen opkomen die een eigen applicatie
rechtvaardigen. Die monitoring- en onderhoudfunctie dient zich over alle delen
van het systeem uit te strekken. En ze zal duur zijn, wat op zich een reden is voor
gezamenlijke systeemontwikkeling. Kostenbesparing en kwaliteitswinst moeten
in elk stadium en op elk onderdeel te realiseren zijn.
Een paar overpeinzingen tot slot
Kwaliteitsnormen
De in het begin van deze bijdrage geformuleerde meetlat ("niet slechter dan de
traditionele hulpmiddelen") is niet bijster exact en meer intuïtief dan operatio
neel. Maar toch kan ze helpen om wat concreter te worden. Ik grijp daarbij deels
terug op opmerkingen elders in dit stuk.
Ik denk dat we er nog niet aan toe zijn om met cijfers voor recall en precision
te gaan werken. Misschien moeten we de zaak gewoon experimenteel benaderen.
Dat kan als volgt: in elk gegeven ontwikkelingsstadium wordt een toegankelijk
heidssysteem beoordeeld door een groep gebruikers er een aantal vragen aan
te laten stellen. De antwoorden op de tevoren op papier vastgelegde vragen
worden beoordeeld door een groep terzake deskundigen. Daarnaast worden meer
objectief meetbare gegevens (snelheid tussen begin en slot van een vraagsessie;
gelopen parcours; verhouding zinnige en onzinnige resultaten, dus toch een
beetje precisionmeting) en gebruikerssatisfactie bij de beoordeling betrokken.
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
236
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
237
