voorziene beschrijvingen daarvan en waar beschikbaar: alle mogelijke nadere
toegangen. Via die hulpmiddelen kan dan de overgang gemaakt worden naar het
beheersysteem (ABS-Archeion, of een ander systeem) voor aanvragen en reserve
ren van stukken: rest nog de reis naar de archiefbewaarplaats, waar het eigenlijke
onderzoek dan zonder oponthoud kan beginnen.
Kader 4
Systeembeheerselem enten.
Het Archiefvormersoverzicht op zijn plaats gezet:
van deelsysteem naar heel systeem
Een mooie en goedgevulde database, een werkende zoekmodule, aardig interface
en leuke beheertoeters en -bellen, een (in beginsel) goed werkend systeem: het is
niet genoeg. Een overzicht op archievenniveau, of het nu archiefvormersover
zicht of archievenoverzicht heet, is niet meer dan een onderdeel van het voor de
digitalisering van de toegang tot onze collecties benodigde totale systeem.
Ik zie er daarbij van af, in te gaan op de wenselijkheid te komen tot een werkelijk
publiekvriendelijk, geïntegreerd en kwalitatief goed systeem voor de integrale
toegankelijkheid van alle kenbronnen voor ons verleden. Daartoe zijn inmiddels
aanzetten, zowel in het kader van de activiteiten van de Vereniging DEN, als op
regionaal niveau.13 Wie de moeizaamheid beziet waarmee samenwerking binnen
het archiefwezen op dit gebied tot stand komt, of eigenlijk: nog tot stand moet
komen, is over algemene landelijke erfgoeddigitalisering licht voorzichtig
gestemd.
Niettemin is het leuk en wenselijk iets te zeggen over dan maar een integraal
systeem van toegankelijkheid voor de archieven, dat rekening houdt met de ver
bindingen naar andere disciplines van erfgoedbeheer en -exploitatie.
Het Archiefvormersoverzicht is van den beginne af gedacht als onderdeel van
zo'n systeem. Als schematische afbeelding daarvan is de in projectkringen wisse
lend 'koffiemolen' en 'vleesmolen' genoemde vorm in figuur 2 bedacht.
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
In het systeem zijn vanzelfsprekend functionaliteiten verwerkt die nodig zijn voor goed
functioneren, onderhoud en voortgaande verbetering van het systeem. In de proeftuin
omgeving zijn deze functies over het algemeen slechts rudimentair uitgewerkt.
Gebruiksmonitoringfunctie
Het is van belang te weten hoeveel en hoe het systeem gebruikt wordt, waar de voor
keuren van de gebruikers liggen, welke paden zij niet bewandelen, waar de duidelijk
heid onvoldoende is en/of de ingebouwde hulpfuncties tekort schieten. Ook zou de
beheerder van het systeem moeten kunnen nagaan welke antwoorden op welke vragen
worden gegeven. Zonder die gegevens is het niet mogelijk de kwaliteit van het systeem
te beantwoorden. Minder belangrijk, maar nuttig, zijn gegevens als gebruiksduur,
duur van elke volledige zoekactie, afgebroken zoekacties, responstijden (bij diverse
soorten zoekacties).
Enkele van deze functies zijn in het Archiefvormersoverzicht gerealiseerd. Nog op te
lossen: de waarborging van de privacy van gebruikers.
Overpompfunctie: beveiliging tegen externe aanslagen op de integriteit van de database
Het Archiefvormersoverzicht bestaat in hoofdzaak uit twee modulen: een voor gege
vensinvoer en -beheer; een voor raadpleging. Deze twee zijn volstrekt gescheiden.
Overbrengen van een nieuwe set gegevens geschiedt 'buitenom'. Er is op geen moment
koppeling tussen de twee databases. Goedkoper, simpeler firewall was niet te bedenken.
Thesaurus/trefwoordenlijsten/plaatsnamenlijsten: geautoriseerde lijsten
Voor een aantal gegevenselementen gebruikt het systeem vaste lijsten van toegestane
termen, waaruit bij gegevensinvoer en bijzoekacties geput moet worden. Dit is uit
vloeisel van de wens invoer en raadpleging zo gelijkvormig mogelijk te maken. De tref
woordenlijst is ontleend aan de toenmalige versie van de ING-thesaurus, de plaats
namenlijst is freeware en de competentie/taken/bemoeienissenlijst is eigen bouwsel.
Zoals elders in de tekst is aangegeven moet hier nog werk gedaan worden.
Dat is een inspanning die het archiefwezen gestandaardiseerd dient uit te voeren.
Ten eerste omdat het voor de onderzoekers onplezierig is steeds met andere semantie-
ken te worden geconfronteerd. Ten tweede en wezenlijk, omdat ontwikkeling en onder
houd van deze systeemonderdelen zeer duur is. Ten derde, nog wezenlijker als dat zou
kunnen, omdat de interoperabiliteit (de mogelijkheid tot samenwerking of zelfs
samenvoeging) van de afzonderlijk ontwikkelde systemen waarschijnlijk op technisch
niveau wel haalbaar is, maar dan op dit semantische niveau stuk kan lopen. En als het
er niet op stuk loopt, dan maakt gescheiden ontwikkeling van de semantische onder
delen van de systemen die interoperabiliteit tenminste veel moeilijker. Liever nu wat
gedesinvesteerd of de inspanningen tot nu toe als voorbereidende werkzaamheden
afgeschreven, dan later een kater.
234
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
Beveiligingsfunctie
Zie overpompfunctie en autorisatiefunctie.
Autorisatiefunctie
Zoals gebruikelijk kan de applicatiebeheerder diverse gebruikers diverse autorisaties
geven voor het raadplegen, invoeren en/of wijzigen van gegevens.
In- en uitvoerinterfaces
Deze zijn nog simpel in de gewone Access-vormen gemaakt. Aan de vormgeving van
met name een raadpleegmodule (gebruikersinterface, hulpfuncties) moet veel zorg
besteed worden. Hiervoor is samenspel tussen gespecialiseerde vormgevers of beeld
schermergonomen, archivarissen-beheerders en eindgebruikers nodig. Ook zal veel
aandacht nodig zijn voor de rapportmogelijkheden voor de gebruiker.
13 Zo hebben het Rijksarchief Gelderland, de Gelderse Bibliotheek, het Gelders Oudheidkundig Contact
(steuninstelling voor historische verenigingen en musea) en Biblioservice Gelderland (de vroegere
Gelderse Bibliotheekcentrale) het initiatief genomen voor een gezamenlijk Gelderse erfgoedsite. Van
daaruit zijn ook contacten gelegd met soortgelijke initiatieven in Noord-Brabant en Limburg. Bij de ont
wikkeling is vanzelfsprekend ook de vereniging Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) betrokken.
235
