Het Archiefvormersoverzicht als zoeksysteem Een database met gegevens over archiefvormers en archieven is nog geen zoek systeem. Daartoe moeten meer ingredi├źnten worden toegevoegd. Na voltooiing van de invoermodule was daarom de beurt aan de raadpleegmodule. Kader 3 geeft een samenvatting van de elementen waaruit deze module bestaat. Hierbij merk ik op dat diverse elementen vanzelfsprekend tweemaal voorkomen. Dat de voor de representatie gebruikte gegevenselementen ook in het zoekproces weer terugkomen spreekt vanzelf. Het is me bij demonstraties van het systeem echter duidelijk geworden dat-behoudens het tonen van het systeem zelf- de didacti sche scheiding in twee deelsystemen het meest verhelderend werkt. Kader 3 Onderdelen van de raadpleegmodule van het Archiefvormersoverzicht. DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER Functies Zoekfunctie Op dit moment is alleen eenvoudig booleaans zoeken mogelijk in een aantal tabellen of kan door het invullen van enkelvoudige mogelijkheden uit scrollboxes (bijvoorbeeld bij trefwoorden, plaatsnamen, dateringen) de zoekopdracht omschreven worden. Het Archiefvormersoverzicht biedt twee zoekschermen: een uitgebreid (figuur 1waar het mogelijk is alle aanwezige representatie-elementen als zoektermen te gebruiken, en een beperkt, waar slechts enkele trefwoorden plus een tijdsbepaling kunnen worden ingevuld. In dat geval zoekt het systeem door alle tabellen (beschikbare gegevens) naar treffers. Contextgevoelige hulpfunctie Op vele plaatsen in het systeem verschijnen hulpteksten bij het benaderen van een knop. Uitbreiding en verbetering van deze functie is zeker nodig, maar tijdrovend en kostbaar. Om te beginnen is er uitgebreider testen van het Archiefvormersoverzicht voor nodig. En dat kan pas zinvol wanneer er meer gegevens zullen zijn ingevoerd en aandacht is besteed aan het wegwerken van enkele hierboven opgesomde tekort komingen en onvoltooidheden.... Zeker is dat hulpfuncties in dit soort systemen zeer belangrijk zijn en dat hun vervaar diging en onderhoud de nodige aandacht verdienen. Zo zou in het systeem ook een soort gebruikerscursus moeten zijn opgenomen; en zou het goed zijn, de gebruiker steeds de ontsnapping naar een menselijke helpdesk te bieden. Database Te onderscheiden in: doorzoekbare gegevens (de representatie-elementen) en nadere gegevens over de archiefvormer. Dit zijn gegevens, bedoeld om a. meer informatie over een geselecteerde archiefvormer te kunnen geven, om de gebruiker te kunnen laten bepalen of deze archiefvormer inderdaad voldoende relevant is; b. vanuit de gevonden archiefvormer zo mogelijk andere relevante archiefvormers te kunnen opsporen; en c. het onderzoek te kunnen voortzetten in de volgende fase: die van inventarissen en vindplaatsen. 228 MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT Doorzoekbare gegevens Voor zoekacties zijn de volgende gegevens beschikbaar: naam, alternatieve namen, geografie, looptijd, korte institutionele geschiedenis, trefwoorden, taken, rubriek archievenoverzicht, onderzoekssoort, rubriektitel in inventaris (zie voor nader toe lichting kader 2). Nadere gegevens over de archiefvormer Korte institutionele geschiedenis Van belang voor de gebruiker om snel te kunnen bepalen of een gevonden archief vormer werkelijk "iets is" voor het onderzoek (zie ook kader 2). Literatuur Dienstverlening aan het publiek: de belangrijkste literatuur over de archiefvormer, of waarin het archief van de archiefvormer gebruikt is, kan worden opgegeven. In het Archiefvormersoverzicht gebeurt dat nog door korte titels en verwijzingen naar de eigen bibliotheekcatalogus. Maar opent zich hier in een volgend stadium niet het per spectief van een meer algemene koppeling van literatuur en archieven, zoals dat ook schemert achter het gezamenlijk thesaurusgebruik? Wetgeving (instellings-, organisatie- en opheffingsbesluiten) Van belang voor wie meer wil weten over taken en interne organisatie van de archief vormer, zeker wanneer daarover geen institutionele geschiedenis beschikbaar is. Relaties: voorgangers; opvolgers; hogere en lagere organen; verwante archiefvormers Een zeer belangrijk onderdeel van het systeem. Hierlangs kan de gebruiker op zoek naar andere archieven die voor het onderzoek van belang kunnen zijn. Om onderweg 'de weg niet kwijt te raken' kent het Archiefvormersoverzicht enkele beperkte hulpmid delen. Het is steeds mogelijk naar voren te halen langs welke archiefvormers men heeft 'gereisd' en ook is de exacte formulering van de oorspronkelijke vraag ophaalbaar. De verwante archiefvormers zijn archiefvormers die volgens de beheerder voor een onderzoeker die belangstelling heeft voor een bepaalde archiefvormer, ook van nut kunnen zijn. Het gaat hierbij dus niet om formele relaties - daarvoor zijn de relaties 'voorgangers', 'opvolgers', 'hogere en lagere organen'. Het gaat louter om verwijzingen op basis van materiekennis: dienstverlening zoals in de studiezaal, maar dan digitaal. Het spreekt vanzelf dat hier subjectieve, soms toevallige (kennis)elementen een rol spelen. Een bezwaar is dat in dit geval mijns inziens niet, net zo min als in de tradi tionele praktijk van de onderzoeksbegeleiding. Een belangrijk probleem komt bij opvolgers en voorgangers aan het licht, wanneer het gaat om verlies van een of enkele taken aan een andere archiefvormer, die deze laatste hetzij toevoegt aan het eigen takenpakket of die zelfs het hele takenpakket van de nieuwe instelling uitmaken. Er zijn meer dergelijke varianten (tijdelijk verlies van een taak). De oplossing kan liggen in het werken met taken en niet met archiefvormers als centrale entiteit in het systeem, maar daar kleven weer andere bezwaren aan (zie hier boven bij 'taken/competenties'. Een soortgelijk successieprobleem doet zich voor bij ressortwijzigingen. Het kan zijn dat een verder doorgevoerde analyse van mogelijke koppelingen van taken en ressorten aan archiefvormers via een chronologische tussen tabel een oplossing oplevert. Volledigheid en opbouw archief Van belang voor de onderzoeker: deze krijgt zo een eerste indruk van wat ontbreekt (bijvoorbeeld: "1845-1890 in WOU verloren gegaan"). Ook biedt het systeem mogelijk heden om tips te geven in de trant van: "belangrijkste onderdeel zijn de jaarverslagen"; "zie voor toegang tot de series vonnissen Vergeten in het systeem is een directe 229

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 115