De zoekactie via de beschrijvings- of representatie-elementen die we voor de
wanneer-, waar- en wat-vragen uitkiezen, moet een antwoord opleveren in de
vorm van de naam of namen van een of meer archiefvormers (het beschrijvings
element wie). Die naam maakt vervolgens de bijbehorende bescheiden, indien
bewaard, vindbaar. Overigens, ook een directe vraag naar de vindplaats (en) van
het archief van een archiefvormer moet natuurlijk beantwoord kunnen worden.
Bij vergelijking met de gegevenselementen die de internationale standaard
International Standard for Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons
and Families (ISAAR(CPF)) onderscheidt voor de beschrijving van archiefvor
mers, bleken de beide elementenverzamelingen aardig overeen te komen
(zie bijlage 1). Verbazend is dat niet: het gaat immers om twee common sense
benaderingen van de beschrijving van dezelfde entiteit. Onze verzameling
beschrijvingselementen is zo te beschouwen als een iets vernederlandste, maar
vooral: meer direct op gebruik in een zoeksysteem toegespitste variant van
ISAAR(CPF). Waarbij mag worden opgemerkt dat onze beschrijving niet van
ISAAR(CPF) is afgeleid, maar er alleen goeddeels mee samenvalt.
Bij de precieze bepaling en bij de vormgeving van de elementen (dus: met welke
gegevens precies representeer je de chronologische, geografische en inhoudelijke
kenmerken van de archiefvormers; en vervolgens: hoe, in welke vorm worden die
gegevens verzameld, ingevoerd en aangeboden) gold verder het uitgangspunt dat
de representatie-elementen zo dicht mogelijk moeten liggen bij de termen waarin
en de manier waarop de onderzoeker de vraagstelling formuleert. Zoveel mogelijk
moeten (ook voor de gebruiker niet zichtbare) vertaalslagen tussen beide kanten
van het systeem (zoektermen respectievelijk representatie-elementen) worden
vermeden. Elke vertaalslag immers betekent mogelijkheden tot betekenisver
schuiving tussen vraag en representatie en dus kwaliteitsverlies in het zoek
proces. Maximale semantische eenduidigheid was, zoals het hoort, het streven.
Dat is het best te illustreren aan de opzet, gekozen voor de representatie van de
geografische component van het systeem. Daarbij merk ik op dat deze (behalve
het eerste niveau, vestigingsplaats) in de conceptuele fase is blijven steken, bij
gebrek aan voortzetting van het project. Gelukkig zijn de ontwikkelingen op het
gebied van geografische informatie systemen (GIS) zo snel, dat wat een paar jaar
geleden nog moeilijk te realiseren leek, nu min of meer binnen handbereik is.
We onderscheidden drie geografische niveaus:
Vestigingsplaats
Dit begrip is betrekkelijk weinigzeggend in een zoekproces dat niet op één
beperkte plaats gericht is, maar simpel uit te voeren. Gebruik wordt gemaakt
van een lijst van plaatsnamen (a la het digitale telefoonboek). Deze lijst is
ook in de zoekmodule door middel van een scrollbox beschikbaar: volledige
een-op-een-relatie tussen vraagformulering en zoekterm. Er is over gedacht in
een latere ontwikkelingsfase ook oudere varianten van plaatsnamen en hiër
archische relaties tussen plaatsnamen op te nemen, zodat het mogelijk wordt
bepaalde gevraagde plaatsen te herleiden tot de hoofdplaats van bijvoorbeeld
een bestuurlijk of rechterlijk ressort. Dat brengt ons bij het tweede niveau: het
Ressort
Op zich is dit een betrekkelijk duidelijk begrip: het gebied waarbinnen
of waarover een archiefvormer zijn gezag of taken uitoefende; in de praktijk
liggen de grenzen, afhankelijk van periode en type archiefvormer, wel eens
vaag.
Kan de vestigingsplaats praktisch worden opgevat als een simpele, van
eenduidige naam te voorziene puntlocatie, lastiger is het om een een-op-een-
relatie tussen representatie- en zoekmogelijkheid te krijgen bij meer ruimte
lijke geografische eenheden als 'ressort'. Begripsmatig is hier veel moeilijker
eenduidigheid te verkrijgen in de terminologie. Zo zijn begrippen als
'Gelderland', 'Betuwe', 'Achterhoek' of 'Veluwe' te onzeker in hun bedoeling,
zeker wanneer er een langer tijdsverloop in het spel is.
Weliswaar moet het in beginsel mogelijk zijn een systeem op te zetten waarbij
voor elke plaats is vast te stellen binnen welke (kerkelijke, bestuurlijke, rech
terlijke etc.) ressorten deze viel en zo de koppeling plaats -ressort- archief
vormer aan te brengen. In de praktijk zal dat echter niet simpel zijn. Daarom
is principieel gekozen voor een aanpak via een GIS. Hoewel ook hier nog wel
wat haken en ogen zijn, is het in beginsel eenvoudig. Bij het invoeren van de
gegevens wordt de contour van het ressort rechtstreeks via het beeldscherm
ingegeven. Bij het bepalen van de geografische component van de vraag geeft
de gebruiker evenzo direct via het scherm het gebied aan dat van belang is.
Per definitie is daarmee volstrekte identiteit gewaarborgd. Elke archiefvormer
waarvan het ressort geheel of gedeeltelijk met het gevraagde gebied overlapt,
wordt als treffer aangemerkt, mits die archiefvormer ook voldoet aan de
andere ingevoerde zoektermen (periode, onderwerpsaanduiding).
Voordeel van deze aanpak is dat veranderingen in het landschap (andere
kustlijn of rivierloop) zo kunnen worden geneutraliseerd. Het zou overigens
aardig zijn te bedenken welke mogelijkheden een gedigitaliseerde historische
atlas zou kunnen opleveren.
Invloedssfeer
Dit niveau is ingebracht om aan te kunnen geven dat een bepaalde archief
vormer zich voor het geheel of een deel van zijn taken of activiteiten niet tot
het strikte ressort beperkte. Te denken is aan buitenlandse betrekkingen van
landsheren; of bedrijven met nevenvestigingen of min of meer wijd gespreide
afzetgebieden. Probleem blijft hier de 'verdunning' van de bemoeienis van
een archiefvormer; zo bevindt zich in het Gelders Hertogelijk Archief heel
wat meer over Gelre dan over de relatie met Holland of Utrecht en dat is weer
meer dan wat er is over die betrekkingen met Engeland, Schotland, Oost-
Pruisen of Italië.
Bij alle schijnbare stelligheid die hier te horen zou kunnen zijn is het goed vast te
stellen dat om allerlei redenen ook bij de geografische kant van representeren en
zoeken geen sprake is of kan zijn van volstrekte exactheid. Daarvoor is een aantal
redenen. Ik noem technische beperkingen (het kan gewenst zijn met een niet al
te scherpe exactheid van de in te voeren grenscoördinaten genoegen te nemen);
of onvoldoende scherpe kennis van ressortgrenzen. We zullen er steeds mee
moeten blijven leven dat bij alle pogingen die we doen, benadering, niet perfectie
de realiteit zal blijven. Wel moeten we per soort gegeven streven naar maximale
gelijkheid van representatie- en zoekmiddelen. Voor het ene soort is dat gemak-
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
222
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
223
