De behoefte aan goed gestructureerde en gebruiksgerichte zoekmogelijkheden
bleef daarmee bestaan (het project DiLIAS had overigens op zich geen vervolg en
bleef half voltooid en ongeëvalueerd liggen2). Albert Meijer (Rijksarchief
Zeeland) en schrijver dezes (Rijksarchief Gelderland) adviseerden als project
groep Achterstanden toegankelijk maken van de Rijksarchiefdienst het Convent
van rijksarchivarissen in december 1996 onder meer om voorrang te geven aan
de ontwikkeling van een digitaal archievenoverzicht. Deze aanbeveling was met
name gebaseerd op de voor de hand liggende gedachte, bij het zoekproces gebruik
te maken van de hoofdstructuur van de door archiefdiensten beheerde bestan
den: de opbouw uit afzonderlijke archieven. Ook speelde de opvatting mee dat bij
het ontwikkelen van een systeem op dit niveau veel van de zoekproblemen
zouden kunnen worden behandeld die kunnen voorkomen in een systeem dat
alle niveaus van aggregatie omvat. Maar dan met een beperkt aantal objecten in
de database, voor een proefproject een belangrijk voordeel.
In 1997 -de Rijksarchieven Zeeland en Gelderland waren met het oog op eigen
planning al met de voorbereiding van het project begonnen- adviseerde de werk
groep Gegevensmodel LIAS, belast met het doen van een voorstel over de in een
zoeksysteem op te nemen gegevens, de algemene rijksarchivaris om het groene
licht te geven voor het Archiefvormersoverzicht als proeftuinproject niet voor
maar bij de Rijksarchiefdienst. De projectopdracht was een werkend model van
een digitaal archievenoverzicht te leveren. Op de achtergrond speelde inmiddels
ook de ontwikkeling van een nieuwe versie van het archiefbeheerprogramma
Archeion (thans ABS-Archeion). Hierin moest een zoekfunctie op bestands
niveau worden ingebouwd, die echter embryonaal bleef door de beperkte moge
lijkheden binnen het ontwikkelproces van ABS-Archeion. Het Archiefvormers
overzicht beoogde tevens, langs experimentele weg aan te geven hoe deze functie
eruit zou kunnen zien. De algemene rijksarchivaris stelde ƒ25.000,- ter beschik
king, de beide dragende Rijksarchieven investeerden een veelvoud daarvan in
menskracht. Voor de zomer van 1998 was het systeem klaar. Het rapport van de
projectgroep werd bij brief van 7 oktober 1998 aan de algemene rijksarchivaris
aangeboden.
Klaar. Dat wil zeggen: er was een systeem gebouwd, in MS Access geprogram
meerd door J an Andrik, voormalig medewerker van het Rijksarchief Gelderland.
Het Archiefvormersoverzicht bestaat uit een invoer- en beheermodule; en een
min of meer experimentele raadpleegmodule. Via de eerste module wordt de
onderliggende database gevuld of inhoudelijk aangepast, waarna de gegevens
overgepompt worden naar de raadpleegmodule. Hierdoor zijn beveiligingsproble
men op eenvoudige wijze vermeden. De projectmedewerkers Inge de Jong en Paul
van Dun hadden met hulp van andere medewerkers van beide Rijksarchieven de
database gevuld met een realistische hoeveelheid 'echte' gegevens. Beproeving
van het systeem in een realistische situatie was daarmee mogelijk en zou steeds
beter mogelijk worden naarmate de database verder gevuld zou raken en de uit
komsten van de tests in volgende versies verwerkt zouden zijn.
Tijdens en na de ontwikkelingsfase is het Archiefvormersoverzicht gedemon
streerd aan diverse groepen vakgenoten van binnen en buiten de Rijksarchief
dienst en in Duitsland en België. De reacties waren en zijn zeer positief.
Gemeenlijk vindt men de simpele toepassing van archivistische grondregels in
een geautomatiseerde omgeving aantrekkelijk en de resultaten veelbelovend. Dat
het project niet kon worden voortgezet is dus voor alle betrokkenen extra spijtig.
De opzet van het project liet niet toe, de uitgebreide beproeving door archiefge
bruikers die was voorgenomen, uit te voeren. Beperkte tests leverden echter al
interessante gegevens op, die bij een doorontwikkeling van nut zullen blijken te
zijn. Ook vanuit het bedrijfsleven werd en wordt belangstelling getoond.
Daar echter inmiddels bij de Rijksarchiefdienst de prioriteiten anders gelegd
waren en er geen belangstelling meer bestond voor de ontwikkeling van een zoek
systeem, kon het project niet worden voortgezet, ondanks ook de veelbelovende
mogelijkheid de nieuwe productieomgeving voor primaire toegangen (inventaris
sen) van de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) te Winschoten en het
Archiefvormersoverzicht samen te voegen. Zonder ondersteuning waren de beide
dragende Rijksarchieven zelf niet in staat met het experiment door te gaan.
Zonder uitzicht op uiteindelijke implementatie moest worden gevreesd dat ook
het tijdrovende verder vullen van de database verloren moeite zou zijn. Het prin
cipe van de sunk costs werd daarom op het project toegepast, waarmee erger
-throwing good money after bad- vermeden werd.
Althans, zo leek het af te lopen - want er is op het moment dat dit geschreven
een reële mogelijkheid dat het project uit de winterslaap zal worden gewekt.
Het Archiefvormersoverzicht: een werkend digitaal representatie-
en zoeksysteem voor archieven
Beschrijving van inrichting en werking van een geautomatiseerd systeem op
papier heeft iets vreemds. Het is alsof men in geschrifte een film navertelt.
Ik beperk me daarom tot enkele hoofdlijnen en probeer het gebrek aan levende
beelden op te vangen door een gevarieerde lay-out. Veel van de feitelijke informa
tie is bijeengebracht in enkele tabellen en illustraties en in de bijlage.
Achterliggende opvattingen en gedachten
Het belangrijkste uitgangspunt heb ik hierboven genoemd: het zoekproces naar
archivalische bronnen kan het beste de structuur van de bestanden volgen.3
Praktisch wil dat zeggen: eerst bepalen welke archieven of verzamelingen bij
een gegeven zoekvraag in aanmerking komen. Daarna kan een gerichte zoekactie
binnen een bestand worden uitgevoerd. Dat kan via een klassieke database-
bevraging, via zoeken op trefwoord(en), al dan niet booleaans, al dan niet full
text, en/of via een tekstpresentatie met HTML/XML, zoals bijvoorbeeld Encoded
Archival Description EADdat we toen natuurlijk nog niet kenden, maar dat als
presentatievorm voordelen heeft). Daarbij moet de gebruiker wel zo min moge-
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
2 Bij enkele Rijksarchieven bestaat een min of meer gevulde database, met name in Noord-Brabant.
Er is perspectief dat de zoekmogelijkheden worden verbeterd, mogelijk door koppeling met het
Archiefvormersoverzicht.
216
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
3 Dit is meer een stelling dan een bewezen waarheid. Maar twee dingen gelden zeker: de bewijslast ligt bij de
pertinentialisten, niet bij de traditionele structuralisten en tot dusverre is er niets geproduceerd dat er op
wijst dat dit bewijs ooit geleverd zal worden. Terwijl dit Archiefvormersoverzicht weer aardige aanwijzingen
oplevert dat structureel zoeken werkt.
217
