De begrippen beleidsterrein en actor en de archivistiek
Als het gaat om de archivistische vernieuwing die de Methode Institutioneel
Onderzoek heeft opgeleverd wordt door de medewerkers van de Rijksarchief
dienst meestal gewezen op het begrip handeling.12 En dat is niet helemaal
terecht. Hoewel, zoals eerder in dit artikel vermeld werd, een goede definitie van
het begrip beleidsterrein ontbreekt, is het juist het begrip beleidsterrein dat een
ingrijpende vernieuwing van de archivistische methodiek met zich meebrengt.
Beleidsterrein is een 'contextueel begrip': het is een begrip waarmee alle actoren
en handelingen in een logische samenhang verbonden worden.13 In de brochure
Handelend optreden wordt een beleidsterrein omschreven als: "een cluster van
beleidsprocessen, ten aanzien waarvan organen een in de wet geformuleerde ver
antwoordelijkheid dragen. Een beleidsterrein wordt afgebakend door de verant
woordelijkheid die een aantal overheidsorganen tezamen hebben ten aanzien van
een gebied van de samenleving". En als "Het geheel van relaties tussen actoren
die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald over
heidsbeleid, dat voortvloeit uit een overheidstaak". Deze definities starten vanuit
beleidsprocessen, taken en verantwoordelijkheden: de overheid is actief, dus is er
een beleidsterrein. In deze definitie ontbreekt het doel: een overheid neemt ver
antwoordelijkheid omdat zij zich een of meer doelen stelt ten aanzien van een
gebied van de samenleving.
Ook het begrip actor is te beschouwen als een contextueel begrip. Door de han
delingen te relateren aan het begrip actor en niet aan de archiefvormer, kunnen
zij worden geordend binnen de context van het beleidsterrein. Het is niet meer de
archiefvormer (meestal een organisatorisch onderdeel binnen de administratie
van de actor), die bepalend is voor de vorming van het archief, maar de actor.
De actor is het orgaan dat is bevoegd tot het verrichten van handelingen. Het
begrip actor maakt dan een logische reconstructie mogelijk van de neerslag van
de handelingen van een bepaald beleidsterrein.
Met behulp van deze begrippen maakt de Methode Institutioneel Onderzoek een
contextuele bewerking van de moderne overheidsarchieven mogelijk. De ontwik
keling van de MIO past dan binnen de ontwikkeling van archivistische theorie
en methoden zoals die ondermeer plaatsvindt in Australië, de VS en Canada.
In de jaren zestig publiceerde de Australiër Peter Scott zijn inzichten rond het
begrip provenance. Hij constateerde dat het structuurbeginsel14 vooral betrek
king had op de directe relatie tussen de archiefvormer en het fysieke archief.
Tevens constateerde hij dat dit beginsel voor moderne archieven nauwelijks
bruikbaar was. Archieven in de moderne overheidsadministratie zijn vaak niet
herkenbaar als afgesloten archieven, maar vormen een onderdeel van een door
lopende archiefvorming. Archieven zwerven als het ware rond binnen de over
heid rond al naar gelang de organisatie van een of meer departementen wordt
gewijzigd.
Veel fysieke overheidsarchieven zijn bovendien de neerslag van meerdere
archiefvormers, opeenvolgend in tijd of gelijktijdig bestaand. Digitale archiefbe
standen kunnen zich fysiek ergens anders bevinden dan de archiefvormer.
Dit geldt ook voor de Nederlandse situatie, waarin de rijksoverheid sinds 1945
talloze organisatorische veranderingen heeft ondergaan, talrijker en sneller dan
voorheen. Er zijn departementen opgeheven en gesticht, taken zijn van het ene
naar het andere departement overgegaan en binnen de departementen hebben de
voortdurende reorganisaties een veelvoud aan directies, directoraten-generaal,
diensten en ZBO's opgeleverd. En dan heb ik nog niet eens de commissies en
raden genoemd en de internationale fora die een rol spelen op een beleidsterrein.
Het begrip archief als "een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of
opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen" en het daaraan
gekoppelde structuurbeginsel zijn niet toereikend als er binnen een departement
nauwelijks nog een geheel archief te onderscheiden valt. Dit verschijnsel
benoemde Peter Scott als multiple provenance: de meervoudige archiefvormer.
Scott ontwikkelde vervolgens een methode om in een logische structuur de
archiefbescheiden te relateren aan de actoren en organen, welke de basis vormt
voor een instrument voor archiefbeheer, selectie en verwerving.15
De Methode Institutioneel Onderzoek doet iets dergelijks. Een beleidsterrein
is de logische structuur die niet rechtstreeks is gerelateerd aan de fysieke archief
bestanddelen, maar de contextuele basis vormt om handelingen en actoren te
relateren aan archiefbestanden, in welke hoedanigheid deze ook voorkomen
en waar deze zich ook bevinden. Een RIO maakt het niet alleen mogelijk de aan
wezige en geïdentificeerde neerslag te beschrijven, zoals tot nu toe gebruikelijk is
bij het inventariseren van afgesloten fysieke archiefbestanden, maar kan ook
gebruikt worden om nog te vormen neerslag in een logische structuur onder te
brengen.
Dit kan worden geïllustreerd aan de hand van het Virtueel Archief Klassieke
Varkenspest. Dit virtuele archief werd door het ministerie van LNV in 1997 opge
steld om een goed overzicht te krijgen van de organisatieonderdelen en de archie
ven, die zij vormden in het kader van de bestrijding van de klassieke varkenspest,
ten behoeve van het gebruik van de archiefbescheiden bij de politieke en finan
ciële verantwoordingsplicht van de minister. Aan de hand van dit Virtueel
Archief is het RIO Gezondheid en welzijn van dieren getoetst op de mogelijkheid
om handelingen te kunnen relateren aan de archiefbescheiden zoals die in het
Virtueel Archief stonden beschreven. Dat dit gedaan kon worden blijkt uit het
onderstaande voorbeeld. In de laatste kolom zijn de nummers toegevoegd van de
handelingen die in het RIO staan beschreven.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
12 Zie bijvoorbeeld A.G. de Vries, 'Aangenaam: de (dynamische) toegang op gegevensbestanden' in:
Rijksarchiefdienst/ministerie van Financiën, De toegang ontsloten.Voordrachten gehouden op de themabijeen
komst over bewerking en toegankelijkheid van het archiefblok over de Rijksbegroting van het ministerie van
Financiën over de periode 1940-1981 ('s-Gravenhage 1994).
13 Van Dale Groot woordenboek der Nederlandse taal, prof. dr. G. Geerts en dr. H. Heestermans (red.). Twaalfde
uitgave 1992. (Utrecht-Antwerpen 1995) geeft als een van de omschrijvingen van de term context: "het
verband waarin zich iets voordoet." Deze omschrijving lijkt mij in de context van dit artikel zeer bruikbaar.
14 Het beginsel dat een archief een geheel is waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet mag worden
verstoort maar zo nodig moet worden hersteld. (Lexicon van Nederlandse Archieftermen ('s-Gravenhage
1983) nr. 9).
206
NOOR SCHREUDER DE METHODE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK IN DE PRAKTIJK
15 S. McKemmish, 'Are records ever actual?' in: S. MacKemmish, M. Piggott (eds.), The records continuum. Ian
Maclean and Australian Archives first fifty years (s.l. 1994).
207