aan de achterkant van de bedrijfsprocessen verlaten en een sterke positie verover en aan het beginpunt. Wij moeten archiverings- en archieffuncties niet als strikt gescheiden, maar als geïntegreerde functies leren zien. Ervaren professionals als wij zijn moeten we in de eerste plaats gaan inzien, dat wij, in een omgeving die door bits en bytes wordt gedomineerd, snel onze status van experts zullen verlie zen als we onze kennis en vaardigheden niet up to date brengen. Wij dragen niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid kennis en ervaring op archiefgebied met ons mee, maar ook de last van de traditie. Als wij de proble men die door digitaal archief zijn opgeroepen effectief te lijf willen gaan, als we willen dat een nieuw type professional wordt opgeleid die na het behalen van het diploma ook nog eens door de professie wordt opgenomen, dan moeten we ons zo hebben bijgeschoold, dat we ons eigen gedrag kunnen veranderen en een andere rol kunnen gaan aannemen. Integratie op het gebied van wet- en regelgeving Mijn laatste voorbeeld van integratie heeft betrekking op de archiefwetgeving. In het algemeen wordt de wet pas veranderd als het maatschappelijke proces in een vergevorderd stadium is. Maar blijkbaar gaat het proces van de integratie van dynamisch en statisch archief snel. De eerste fase, de fase van de integratie van functies, is nog niet eens voltooid, als het laatste stadium, de aanpassing van de wet- en regelgeving op de onderscheiden terreinen, al op de rails wordt gezet. In Australië hebben het theoretische concept van het records continuum en de geïntegreerde kijk op archiveringsfunctie en de functie van het archiefbeheer hun weg naar de wetgever al gevonden. In 1998 werd, alweer in New South Wales, de Archives Act 1960 vervangen door een Records Act. Deze nieuwe wet is er niet alleen op gericht om een belangrijk deel van het cultureel erfgoed van de staat een betere bescherming te bieden, maar ook om het archiveringsregime bij de overheid op het verlangde peil te houden en de efficiency en de verantwoor dingsbekwaamheid van de overheid door betere archivering te bevorderen. In een speciaal hoofdstuk van de wet worden de verantwoordelijkheden van overheidsorganen op het gebied van de archivering omschreven. In dit deel zijn regelingen en bepalingen opgenomen voor de archivering, maar worden over heidsorganen bovendien verplicht om hun activiteiten volledig en nauwkeurig te archiveren en om machineleesbare informatie die zij beheren (zoals digitaal archief) zodra daar vraag naar is te produceren of raadpleegbaar te maken. Deze bepalingen worden gezien als een kernbestanddeel van de strategieën die voor de publieke sector van New South Wales zijn ontwikkeld om digitaal archief voor langere tijd goed te kunnen beheren. De bepalingen in de State Records Act die betrekking hebben op archivering hebben natuurlijk alleen maar zin als er een hoogste uitvoeringsorgaan is dat erop toeziet dat het openbaar bestuur zich er ook aan houdt. Dat orgaan is de State Records Authority (wat voordien de State Archives Authority was) onder leiding van de Director of State Records (voorheen de Principal Archivist). De autorisatie van beschikkingen tot vernietiging en bewaring van staatsarchief is een van de wettelijke taken die aan de State Records Authority is opgedragen. De wet is welbewust opgesteld om als instrument te dienen voor de noodzakelijke verschuiving in de richting van een meer pro-actief model voor de vorming, het beheer, de vernietiging en de juridische overdracht van staatsarchief. Behalve bepalingen die gericht zijn op de kwaliteit van de archivering, bevat de nieuwe wet ook bepalingen met betrekking tot het beheer van overheidsarchief, die moeten garanderen dat archief van blijvende waarde dat niet meer door de archiefvormer wordt gebruikt goed wordt beheerd. De wet geeft de State Records Authority de bevoegdheid om staatsarchief te beheren hetzij door het desbe treffende archief fysiek in beheer te nemen, hetzij door het bij overeenkomst in beheer of bewaring te geven aan een andere persoon (bijvoorbeeld een ander overheidsorgaan). Dit onderdeel van de wet zal belangrijker worden naarmate de hoeveelheid digitaal archief toeneemt en het minder praktisch of wenselijk wordt om archief fysiek aan State Records over te dragen. Verschillende functies, verschillende verantwoordelijkheden Naarmate archief steeds meer zijn vaste, fysieke verschijningsvorm verliest, raken dynamisch en statisch archief, de archiveringsfunctie en de functie van het archiefbeheer, nauwer met elkaar verweven. De archiveringsfunctie wordt geherdefinieerd als de functie binnen het archiefregime die de organisatie in staat stelt om zijn taken uit te voeren en door middel van archief verantwoording af te leggen. Implementatie van de archiveringsfunctie is niets anders dan het archiveringssysteem laten draaien, gebruiken en beheren en ervoor zorgen dat het doelmatig en doelgericht kan werken. De professional die de bijbehorende taken uitvoert is de moderne records manager. De archiefbeheersfunctie wordt geherdefinieerd als de functie binnen het archiefregime die de organisatie of de gemeenschap waar die organisatie deel van uitmaakt in staat moet stellen om door middel van archief verantwoording af te leggen over haar verleden. Implementatie van de archiefbeheersfunctie komt neer op het verzekeren van de permanente toegankelijkheid en de duurzame kwa liteit van de van blijvend belang geachte output van het systeem. De professional die deze taken uitvoert is de moderne archivaris. De nauwe binding van de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie binnen één archiefregime leidt tot de convergentie van de ingangseisen tot beide professies. Ook in de toekomst zul je nog records managers hebben die gespeciali seerd zijn in informatica en archivarissen die gespecialiseerd zijn in geschiedenis en oorkondenleer. Maar hun basiskwalificaties zullen, net als hun kerncompe tenties, dezelfde zijn: een kwalificatie in de wetenschappelijke discipline die ten grondslag is gelegd aan beide beroepen, een kwalificatie dus in de archiefweten schap. Het zou mooi zijn als records managers en archivarissen ook lid zouden zijn van dezelfde beroepsvereniging. Op dat gebied zou integratie voor beide beroeps groepen de mogelijkheid bieden om hun professionele competentie te vergroten en hun prestaties in de uitoefening van hun maatschappelijke verantwoordelijk heden te optimaliseren. Archivarissen en records managers: dezelfde professie, verschillende verant woordelijkheden, dat was het onderwerp van deze bijdrage. Alle specialisten in onze professie op het gebied van het digitaal archief bepleiten een intieme relatie tussen de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie. En daarin hebben ze groot gelijk. De meesten bepleiten bovendien een leidende rol voor de archivaris in de ontwikkelingsfase van archiveringssystemen. Maar die stellingname is niet onbetwist. Op het DLM-forum over digitaal archief dat in 1996 werd gehouden DE PROFESSIE 192 THEO THOMASSEN ARCHIVARISSEN EN RECORDS MANAGERS 193

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 98