aan de achterkant van de bedrijfsprocessen verlaten en een sterke positie verover
en aan het beginpunt. Wij moeten archiverings- en archieffuncties niet als strikt
gescheiden, maar als geïntegreerde functies leren zien. Ervaren professionals als
wij zijn moeten we in de eerste plaats gaan inzien, dat wij, in een omgeving die
door bits en bytes wordt gedomineerd, snel onze status van experts zullen verlie
zen als we onze kennis en vaardigheden niet up to date brengen.
Wij dragen niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid kennis en ervaring op
archiefgebied met ons mee, maar ook de last van de traditie. Als wij de proble
men die door digitaal archief zijn opgeroepen effectief te lijf willen gaan, als we
willen dat een nieuw type professional wordt opgeleid die na het behalen van het
diploma ook nog eens door de professie wordt opgenomen, dan moeten we ons
zo hebben bijgeschoold, dat we ons eigen gedrag kunnen veranderen en een
andere rol kunnen gaan aannemen.
Integratie op het gebied van wet- en regelgeving
Mijn laatste voorbeeld van integratie heeft betrekking op de archiefwetgeving.
In het algemeen wordt de wet pas veranderd als het maatschappelijke proces in
een vergevorderd stadium is. Maar blijkbaar gaat het proces van de integratie van
dynamisch en statisch archief snel. De eerste fase, de fase van de integratie van
functies, is nog niet eens voltooid, als het laatste stadium, de aanpassing van de
wet- en regelgeving op de onderscheiden terreinen, al op de rails wordt gezet.
In Australië hebben het theoretische concept van het records continuum en de
geïntegreerde kijk op archiveringsfunctie en de functie van het archiefbeheer
hun weg naar de wetgever al gevonden. In 1998 werd, alweer in New South
Wales, de Archives Act 1960 vervangen door een Records Act. Deze nieuwe wet is
er niet alleen op gericht om een belangrijk deel van het cultureel erfgoed van de
staat een betere bescherming te bieden, maar ook om het archiveringsregime bij
de overheid op het verlangde peil te houden en de efficiency en de verantwoor
dingsbekwaamheid van de overheid door betere archivering te bevorderen.
In een speciaal hoofdstuk van de wet worden de verantwoordelijkheden van
overheidsorganen op het gebied van de archivering omschreven. In dit deel zijn
regelingen en bepalingen opgenomen voor de archivering, maar worden over
heidsorganen bovendien verplicht om hun activiteiten volledig en nauwkeurig te
archiveren en om machineleesbare informatie die zij beheren (zoals digitaal
archief) zodra daar vraag naar is te produceren of raadpleegbaar te maken. Deze
bepalingen worden gezien als een kernbestanddeel van de strategieën die voor de
publieke sector van New South Wales zijn ontwikkeld om digitaal archief voor
langere tijd goed te kunnen beheren.
De bepalingen in de State Records Act die betrekking hebben op archivering
hebben natuurlijk alleen maar zin als er een hoogste uitvoeringsorgaan is dat
erop toeziet dat het openbaar bestuur zich er ook aan houdt. Dat orgaan is de
State Records Authority (wat voordien de State Archives Authority was) onder
leiding van de Director of State Records (voorheen de Principal Archivist).
De autorisatie van beschikkingen tot vernietiging en bewaring van staatsarchief
is een van de wettelijke taken die aan de State Records Authority is opgedragen.
De wet is welbewust opgesteld om als instrument te dienen voor de noodzakelijke
verschuiving in de richting van een meer pro-actief model voor de vorming, het
beheer, de vernietiging en de juridische overdracht van staatsarchief.
Behalve bepalingen die gericht zijn op de kwaliteit van de archivering, bevat de
nieuwe wet ook bepalingen met betrekking tot het beheer van overheidsarchief,
die moeten garanderen dat archief van blijvende waarde dat niet meer door de
archiefvormer wordt gebruikt goed wordt beheerd. De wet geeft de State Records
Authority de bevoegdheid om staatsarchief te beheren hetzij door het desbe
treffende archief fysiek in beheer te nemen, hetzij door het bij overeenkomst in
beheer of bewaring te geven aan een andere persoon (bijvoorbeeld een ander
overheidsorgaan). Dit onderdeel van de wet zal belangrijker worden naarmate de
hoeveelheid digitaal archief toeneemt en het minder praktisch of wenselijk wordt
om archief fysiek aan State Records over te dragen.
Verschillende functies, verschillende verantwoordelijkheden
Naarmate archief steeds meer zijn vaste, fysieke verschijningsvorm verliest,
raken dynamisch en statisch archief, de archiveringsfunctie en de functie van
het archiefbeheer, nauwer met elkaar verweven. De archiveringsfunctie wordt
geherdefinieerd als de functie binnen het archiefregime die de organisatie in
staat stelt om zijn taken uit te voeren en door middel van archief verantwoording
af te leggen. Implementatie van de archiveringsfunctie is niets anders dan het
archiveringssysteem laten draaien, gebruiken en beheren en ervoor zorgen dat
het doelmatig en doelgericht kan werken. De professional die de bijbehorende
taken uitvoert is de moderne records manager.
De archiefbeheersfunctie wordt geherdefinieerd als de functie binnen het
archiefregime die de organisatie of de gemeenschap waar die organisatie deel van
uitmaakt in staat moet stellen om door middel van archief verantwoording af te
leggen over haar verleden. Implementatie van de archiefbeheersfunctie komt
neer op het verzekeren van de permanente toegankelijkheid en de duurzame kwa
liteit van de van blijvend belang geachte output van het systeem. De professional
die deze taken uitvoert is de moderne archivaris.
De nauwe binding van de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie
binnen één archiefregime leidt tot de convergentie van de ingangseisen tot beide
professies. Ook in de toekomst zul je nog records managers hebben die gespeciali
seerd zijn in informatica en archivarissen die gespecialiseerd zijn in geschiedenis
en oorkondenleer. Maar hun basiskwalificaties zullen, net als hun kerncompe
tenties, dezelfde zijn: een kwalificatie in de wetenschappelijke discipline die ten
grondslag is gelegd aan beide beroepen, een kwalificatie dus in de archiefweten
schap.
Het zou mooi zijn als records managers en archivarissen ook lid zouden zijn
van dezelfde beroepsvereniging. Op dat gebied zou integratie voor beide beroeps
groepen de mogelijkheid bieden om hun professionele competentie te vergroten
en hun prestaties in de uitoefening van hun maatschappelijke verantwoordelijk
heden te optimaliseren.
Archivarissen en records managers: dezelfde professie, verschillende verant
woordelijkheden, dat was het onderwerp van deze bijdrage. Alle specialisten in
onze professie op het gebied van het digitaal archief bepleiten een intieme relatie
tussen de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie. En daarin hebben ze
groot gelijk. De meesten bepleiten bovendien een leidende rol voor de archivaris
in de ontwikkelingsfase van archiveringssystemen. Maar die stellingname is niet
onbetwist. Op het DLM-forum over digitaal archief dat in 1996 werd gehouden
DE PROFESSIE
192
THEO THOMASSEN ARCHIVARISSEN EN RECORDS MANAGERS
193