cessen die de archiefdocumenten hebben gegenereerd, bleek voor archivarissen en records managers een gemeenschappelijk probleem. Archivarissen en records managers moesten zich allebei gaan bezighouden met nieuwe kwaliteitseisen voor archiefdocumenten en archiveringssystemen om de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het archief te kunnen verzekeren. In de archiefpraktijk van vandaag is integratie geen vrije keus meer. Vorig jaar bijvoorbeeld heeft de Archives Authority van New South Wales, Australië (te vergelijken met de Nederlandse Rijksarchiefdienst) besloten om records management niet meer te definiëren als een geheel van gespecialiseerde activitei ten, maar als een algemene functie. De Archives Authority definieerde records management als "that part of the management of an organisation which provides a service that is concerned with: (1) meeting the needs, and protecting the interests, of the organisation and its clients; and (2) capturing complete, accura te and reliable documentation of organisational activity to meet legal, evidential and accountability requirements." Daarbij werd aangetekend, dat archief een deel is van het intellectuele kapitaal van zowel de organisatie die het vormt als de maatschappij en dat alle activiteiten waarmee de vorming, de bewaring en de beschikbaarstelling van archief worden gestuurd, from the design of a record- keeping system to the end of the records' existence tegemoet moeten komen aan de behoeften van zowel de archiefvormer als diens maatschappelijke omgeving. De beheersfunctie en de archivistische functie geïntegreerd In de definitie van de NSW Archives Authority bevat de laatste zin de kern. De NSW Archives Authority rekt het domein van het records management tot zijn uiterste grenzen op: vanaf het ontwerp van het archiveringssysteem tot het teniet gaan van het archief. Dat klinkt bedreigend voor de archivaris die even niet heeft opgelet en nu de indruk krijgt dat hij uit zijn eigen domein wordt verdreven. Niets is minder waar. De NSW Archives Authority heeft eenvoudigweg besloten om dynamisch en statisch archief als een geïntegreerd geheel te gaan benaderen. Ze heeft het concept van het records continuum eenvoudig in organisatorische termen vertaald. Natuurlijk is het juist dat deze integrale benadering het aanzien van de betrokken beroepsgroepen verandert. Hun beroepsbezigheden worden niet meer gezien als een verzameling activiteiten (dossiervorming en klasseren aan de ene kant en ordenen en beschrijven aan de andere), maar als de twee functies binnen hetzelfde archiveringsregime: de recordkeeping function en de archival function, de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie. De archiveringsfunctie stelt de organisatie in staat om het werk te doen dat moet worden gedaan en de archief beheersfunctie maakt het de organisatie (het openbaar bestuur, de maatschap pij) mogelijk om zich met behulp van archief te verantwoorden voor haar verleden. Zodra de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie binnen één archive ringsregime worden gerealiseerd, houden de documentaire informatievoorzie ning en het archiefwezen op aparte domeinen en opeenvolgende fasen in hetzelfde proces te zijn. Het zijn op elkaar betrokken functies geworden in een geïntegreerd proces. Een geïntegreerde archiefwetenschap De archiefwetenschap integreert al evenzeer als de archivistische beroepsuitoefe ning. Ook hier is informatie- en communicatietechnologie de drijvende kracht. Enerzijds is digitaal archief evenzeer archief als papieren archief: problemen op het gebied van digitaal archief zijn ook archiefwetenschappelijke problemen. Anderzijds maakt alleen al het feit dat er digitaal archief bestaat een herdefinië ring van alle kernconcepten van de archieftheorie en de archivistische methodo logie noodzakelijk. Zijn concepten als "het geheel van bescheiden" en bestemmingsbeginsel bruikbare concepten als we digitaal archief willen ordenen of moeten we het begrip werkprocessen gaan gebruiken als het enige relevante stucturerende concept? Kan het concept van de archival bond (Duranti) als ana lytisch hulpmiddel zowel bij digitaal als bij papieren archief worden gebruikt? In 1994 stelde prof. Carol Couture van de Universiteit van Quebec in Montréal vast, dat het begrip archief tegenwoordig breder wordt gedefinieerd en beter is gefundeerd dan vroeger en dat de archiefwetenschap haar domein aan zienlijk aan het vergroten is. Lange tijd heeft de archiefwetenschap archiefdocu menten uitsluitend bezien als schriftelijke getuigenissen van het verleden. Lange tijd heeft ze geaarzeld om ze vanuit hun administratieve waarde te benaderen. Maar in de nieuwe integrale archivistische benadering zijn de administratieve functie en de functie van getuigenis van het verleden geïntegreerd. Volgens Couture zal die benadering dan ook de uniformiteit en de continuïteit bevorde ren in alle professionele werkzaamheden van de archivaris en de integratie teweeg brengen van de primaire en secundaire waarden van archieven.3 De conclusie dringt zich op: meer dan ooit is de archiefwetenschap de basis geworden van zowel het werk van de archivaris als het werk van de records manager. In tegenstelling tot vroeger gaan archivarissen en records managers uit van dezelfde wetenschappelijke discipline, dank zij de integratie van dynamisch en statisch archief in één geïntegreerde notie, de notie van de procesgebonden informatie, dat is: informatie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastge legd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd. Integratie in het onderzoek Als de archiefwetenschap een geïntegreerde wetenschap wordt moet ook het archiefonderzoek integratieverschijnselen te zien geven. Op 9 september 1998 publiceerde Ann Pederson van de school voor informatie-, bibliotheek- en archiefwetenschappen aan de Universiteit van New South Wales in Sydney, Australië, en een van de leden van het bestuur van de Sectie voor opleiding en training van de International Council on Archives, een tussentijds rapport over de Australische recordkeeping agenda. Dit rapport bestaat grotendeels uit een con ceptlijst van onderzoeksprioriteiten, ingebracht door de ICA Sectie en het Australische Recordkeeping Educators Forum en individuele collega's uit alle delen van de wereld. De lijst mag representatief worden geacht voor de onderzoeksbe- hoeften van een groot deel van de archiefwereld. Een oppervlakkige analyse laat DE PROFESSIE 188 THEO THOMASSEN ARCHIVARISSEN EN RECORDS MANAGERS 3 Carol Couture, "The new reality and outlook for development of archival science issues in teaching in our discipline", (rede uitgesproken op 21 oktober 1994 op het symposium georganiseerd ter gelegenheid van het 75-jarig bestaan van de Nederlandse Archiefschool), Janus (1995.2), pp. 68-75. 189

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 96