die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd. Om deze abstracte werk definitie wat inzichtelijker te maken, onderwerpen we de afzonderlijke elemen ten ervan hieronder aan een nader onderzoek. Archief is informatie die in documentvorm bevraagbaar is. Daarbij wordt met document de kleinste verzameling vastgelegde gegevens bedoeld die zelfstandig als informatie kan fungeren. Niet alle informatie die in documentvorm bevraagbaar is is archief. Een archief onderscheidt zich van andere documentaire verzamelin gen in zijn ontstaansoorzaken. Anders dan de documenten in een documentaire verzameling als een bibliotheek, die het product is van een willekeurige verzamel activiteit, hebben de documenten waaruit een archief bestaat met elkaar gemeen dat ze zijn gebonden aan het proces dat ze heeft voortgebracht. Archief is procesgebonden informatie, dat wil zeggen: informatie die is gegene reerd door en gebonden aan werkprocessen. Een werkproces is de vorm waarin een taak of een taakonderdeel wordt uitgevoerd. In bedrijven spreken we van bedrijfsprocessen. We onderscheiden primaire en secundaire werkprocessen. Een primair werkproces geeft vorm aan een primaire taak, een taak die direct gericht is op het bereiken van de doelstelling van de organisatie: het leveren van een product of een dienst aan klanten. Een secundair werkproces geeft vorm aan een secundaire taak, een taak die gericht is op de ondersteuning van een primaire taak. Bij bedrijven zijn beheersprocessen als personeelsbeheer, financieel beheer, informatiebeheer en logistiek secundaire processen. Archief is gebonden aan werkprocessen die met elkaar samenhangen. Werkproces sen hangen met elkaar samen als ze gericht zijn op hetzelfde doel: de realisatie van de missie van de organisatie. Het is de missie van de organisatie die via de werk processen het archief van de organisatie tot een samenhangend geheel maakt. Degenen die de werkprocessen die archief genereren aan de gang houden en structureren noemen we archiefvormers of beter: actoren. Iedereen kan actor zijn: organisaties (overheden, verenigingen, bedrijven), onderdelen van organisa ties (afdelingen, organen), maar ook families, gezinnen en individuen. De binding van het archief aan het werkproces is fundamenteler en nauwer dan de binding aan de actor. Als bedrijven worden opgesplitst en als bedrijfson derdelen worden verkocht of verzelfstandigd, volgt archief doorgaans het afge splitste of verzelfstandigde bedrijfsonderdeel of beter gezegd: de afgestoten taak. De band tussen informatie en werkproces blijft dan in stand, terwijl de band tussen informatie en actor wordt doorgesneden. Functies van archief Informatie wordt vastgelegd met het oog op mogelijk hergebruik op een ander moment en veelal ook op een andere plaats. Informatie die door werkprocessen wordt gegenereerd wordt aan die werkprocessen gebonden om op een ander moment en op andere plaats vanuit de context van diezelfde werkprocessen bevraagd te worden. Archieven fungeren als het geheugen van mensen, van organisaties en van samenlevingen. Mensen bewaren archief om zich dingen te kunnen herinneren, om anderen aan dingen te kunnen herinneren en om in de herinnering te blij ven bestaan. Organisaties hebben een bedrijfsgeheugen nodig om de organisatie te laten draaien, om zich te kunnen verantwoorden en om hun eigen geschiede- nis te documenteren. De maatschappij vormt zelf geen archief maar bevordert wel de vorming en bewaring ervan. Dat organisaties goed draaien, dat individuen en organisaties zich tegenover elkaar en tegenover de staat kunnen verantwoor den en dat archieven die van cultureel belang kunnen worden geacht voor lange tijd worden bewaard is immers een maatschappelijk belang. Voor een organisatie dient een archief in de eerste plaats ter bevordering van de doelmatigheid van de bedrijfsvoering. De binding van de informatie aan de werkprocessen zorgt in die werkprocessen voor de noodzakelijke continuïteit en voor mogelijkheden tot communicatie. Zonder archief kunnen de acties en transacties die samen een werkproces uitmaken niet op elkaar worden afgestemd en de werkprocessen onderling al evenmin; zonder archief zal de beleidsontwik keling al gauw een ad hoe karakter krijgen. Zonder archief kan geen goed ant woord worden gegeven op vragen als: wat moeten we produceren en hoe, welke middelen zijn daarvoor beschikbaar en hoe kunnen die worden ingezet, wat zijn de gemaakte afspraken en de aangegane verplichtingen en hoe zijn die tot stand gekomen, welke producten en diensten kunnen we aanbieden en voldoen die producten en diensten aan de gestelde eisen. Archief moet er niet alleen voor zorgen dat het werk gedaan kan worden en dat het zo goed mogelijk wordt gedaan, maar het moet anderen ook in staat stellen om te controleren of het werk is gedaan en hoe. Archief dient ook voor verantwoording en bewijs. Een goed archief bevat de betrouwbare getuigenissen van genomen besluiten, verworven rechten en aangegane verplichtingen. Zonder archief kan niet worden beoordeeld of individuen, private organisaties en publie ke organisaties de acties en transacties die ze moesten verrichten daadwerkelijk hebben verricht, of ze die acties en transacties hebben laten beantwoorden aan de eisen van doelmatigheid, rechtmatigheid of beginselen van behoorlijk bestuur en of ze de dingen die ze niet mochten doen ook daadwerkelijk hebben nagelaten. Deugdelijke archieven geven mensen en organisaties het vermogen om verant woording af te leggen, binnen hun eigen organisaties, tegenover elkaar, tegenover leveranciers en klanten en tegenover de maatschappij. Individuen en organisaties vormen ook archief omdat ze niet vergeten willen worden. Zo worden dagboeken, fotoalbums en gastenboeken bijgehouden en bewaard om de eigen geschiedenis te documenteren voor later. Deze cultuur-his torische functie is soms ook weggelegd voor archief dat niet opzettelijk als herin nering aan een roemrijk verleden is gevormd. Een betrekkelijk klein deel van het archief dat door ouderdom zijn bedrijfsvoerings- en verantwoordingsfuncties heeft verloren, wordt namelijk voor blijvende bewaring bestemd omdat het wordt aangemerkt als deel van het cultureel erfgoed en als een potentieel belangrijke bron voor historisch onderzoek. In dit verband wordt wel onderscheid gemaakt tussen de primaire en de secundaire functies van archief. De primaire functies van archief zijn de functies die de actor bij de vorming op het oog had en met name dus de functie van ondersteuning van de bedrijfsvoering en de verantwoordingsfunctie. In zijn pri maire functies spelen archieven een actieve rol: ze documenteren en reguleren het maatschappelijk verkeer. De secundaire functie van archief is de functie die de actor meestal niet heeft beoogd en die het archief dus pas krijgt als het zijn primaire functies heeft vervuld: de cultuur-historische functie, de functie van bron voor het historisch onderzoek, de functie van cultureel erfgoed. ARCHIEFWETENSCHAP 12 THEO THOMASSEN EEN KORTE INTRODUCTIE IN DE ARCHIVISTIEK 13

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 8