Die daarvoor benodigde structuur dient hem te begeleiden door de verschillende
lagen van contextgegevens. Verschillende ingangen zijn mogelijk, bijvoorbeeld op
trefwoord, op organisatorische structuur, op geografische of persoonsnaam, op
overheidsfunctie of -taak enz. Full text retrieval vormt dan een aanvullende optie.
Het is de uitdaging voor archivarissen een dergelijke goede (zoek)structuur te
vinden, die bovendien onafhankelijk dient te zijn van de onderliggende techni
sche infrastructuur.
Samenvatting en conclusies
Welke conclusies kunnen uit het vorenstaande worden getrokken?
(1) De algemene conclusie is dat intellectueel beheer belangrijker is geworden
in het informatietijdperk, omdat digitale archiefbescheiden geen fysieke
entiteiten zijn. Dat lijkt niet erg schokkend, maar het zal naar mijn mening
van fundamenteel belang zijn voor DIV-medewerkers en archivarissen bij het
formuleren van strategieën voor digitale archivering en archiefbeheer.
Daarbij kunnen twee gezichtspunten worden onderscheiden: dat van archief
beheer bij de (overheids)organisatie en dat archiefbeheer bij de archiefdienst.
In het eerste geval is er sprake van incrementele beschrijving van archiefbe
scheiden en de institutionele omgeving, waarin zij ontstaan, met als uit
gangspunt het ondersteunen van het bedrijfsproces en het kunnen afleggen
van verantwoording. In het tweede geval gaat het om beschrijving met een
toegevoegde waarde, gericht op het bevorderen van toegankelijkheid en van
de interpretatie van archiefbescheiden. Het plaatst -of zou dat moeten doen
de archiefbescheiden in hun juiste historische perspectief. Beide perspectie
ven zijn noodzakelijk om authenticiteit, begrijpelijkheid en toegankelijkheid
van archiefbescheiden te garanderen.
(2) Betekent dit dat toegankelijk maken van archiefbescheiden fundamenteel zal
wijzigen als er sprake is van digitale archiefbescheiden? Nee, want het doel
van archivistisch beschrijven (het interpreteerbaar en toegankelijk maken
van archiefbescheiden) blijft hetzelfde. Het wordt anders, omdat de verander
de aard van (digitale) archiefbescheiden dat vereist en omdat de technologie
dat mogelijk maakt.
De gebruikte technologie voor het vastleggen van informatie (in dit geval
archiefbescheiden) is immers gewijzigd en zal in hoog tempo blijven verande
ren. Het archiefstuk is virtueel geworden. Gegevens en structuur zijn geschei
den. Software is nodig om een archiefstuk te presenteren op een
beeldscherm. Technologische veroudering maakt het noodzakelijk dat
archiefdiensten, maar ook overheidsorganisaties, speciale maatregelen
nemen om de beschikbaarheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid van archief
bescheiden te handhaven. Het meest belangrijke is echter de noodzaak om de
oorspronkelijke omgeving waarin het digitale archiefstuk is ontstaan en
beheerd, op een meer expliciete wijze te beschrijven dan bij papieren archief
bescheiden het geval is. Alleen dan is het mogelijk om de onderzoeker een
indruk te geven van de authenticiteit van een digitaal archiefstuk. Deze
authenticiteit is gebaseerd op zowel de beschrijving in de vorm van metadata
en de notie van unbroken custody. Het in een papieren wereld bekende look
and feel aspect kan in een digitale vorm alleen worden gesimuleerd en wordt
vooral ontleend aan de beschrijving ervan.
(3) Niet vergeten mag worden dat papieren en digitale archiefbescheiden voorlo
pig (en waarschijnlijk wel altijd) naast elkaar bestaan. Dat vraagt extra aan
dacht voor de onderlinge relatie tussen beide. Beschrijven en toegankelijk
maken dienen zich dan ook toe te leggen op een ordenings- en zoekstructuur
die die samenhang recht doet en waarborgt. Dat is immers ook het belang
van de onderzoeker.
Samenvattend zou de stelling kunnen zijn dat beschrijving in feite de meest sta
biele factor is in de virtuele wereld van digitale archiefbescheiden. De fysieke
componenten zullen immers onder invloed van de informatietechnologie voort
durend veranderen.
Dit alles leidt tot een filosofische gedachte. Wandelend door Barcelona bezocht
ik met een collega de bekende en nog steeds niet afgebouwde kathedraal
'La Sagrada Familia'. Tijdens dit bezoek zagen wij een parallel tussen de poging
van Gaudi om een ongrijpbaar iets als zijn geloof in God te materialiseren in een
kathedraal en onze pogingen om ongrijpbare digitale archiefbescheiden vast te
leggen en te behouden. Mensen hebben een sterke neiging om sporen van hun
handelen en denken achter te laten. De paradox met digitale archiefbescheiden
is echter dat wij als samenleving informatie willen vastleggen, maar dat -indien
wij niets doen- wij het risico lopen geen sporen van onze activiteiten achter te
laten.
Dat is eigenlijk de wereld op z'n kop. Anderzijds zou men kunnen zeggen dat
juist vanwege die virtuele en dynamische wereld van digitale informatie het
steeds belangrijker wordt om belangrijke archiefbescheiden vast te leggen, te
bewaren en te beheren. Vanuit dit perspectief is de functie van DIV-medewerker
of archivaris van wezenlijk belang en dat is weer geruststellend.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
130
HANS HOFMAN HET INTELLECTUEEL BEHEER
131
