hoewel we ons lijken te bevinden in een overgangsperiode, waarin papieren
en digitale archiefbescheiden naast elkaar bestaan, het de vraag is of deze ooit
voorbij gaat. Er zijn bovendien geen voorzieningen om beide werelden goed op
elkaar te laten aansluiten;
De veranderingen in ICT zullen blijven en zijn eigenlijk normaal. Het enige
dat we kunnen verwachten is dat ze in de toekomst wellicht in trager tempo
zullen verlopen.
Een eerste conclusie kan zijn dat de nadruk niet langer op het fysieke aspect ligt,
maar op een hoger, abstract of beter intellectueel niveau. Dat betekent dat de
aandacht vooral op het terrein van het intellectueel beheer komt te liggen. Wat
betekent dat nu?
Wat is de rol van intellectueel beheer in het digitale tijdperk?
Intellectueel beheer is als het ware de verbinding tussen de bewaarbelangen en de
archiefbescheiden. Of om het anders te zeggen, intellectueel beheer richt zich op
de identificatie, de vastlegging (authenticiteitde selectie, de toegankelijkheid
en de interpreteerbaarheid van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, teneinde
de bedrijfsvoering te kunnen ondersteunen, de mogelijkheid van verantwoording
te garanderen en archiefbescheiden als cultuurhistorisch erfgoed te bewaren.
Centraal bij intellectueel beheer staan het beschrijven en het beheer van context
informatie (metadata). Bij elk van de verschillende bovengenoemde activiteiten
worden gegevens verzameld om ze te kunnen uitvoeren. Voor de selectie van
archiefbescheiden bijvoorbeeld is informatie nodig over de (overheids)organisa
ties en hun taken en verantwoordelijkheden, over de wijze waarop de taken
werden uitgevoerd en over de wijze van vastleggen en het beheer van de archiefbe
scheiden. Ten behoeve van de toegankelijkheid worden de archiefbescheiden
geregistreerd en wordt een ordeningsstructuur aangebracht. Die ordeningsstruc
tuur kan worden gebaseerd op de taken die worden uitgevoerd of op de organisa
tiestructuur. Voor interpretatie is kennis over herkomst en gebruik van de
archiefbescheiden nodig.
Naast intellectueel beheer kunnen administratief en technisch beheer worden
onderscheiden. Op zich niet wezenlijk anders dan in de papieren wereld, maar
met enigszins andere inhoud. Onder technisch beheer wordt hier verstaan alle
activiteiten gericht op de instandhouding van de fysieke kenmerken van (digita
le) archiefbescheiden of anders gezegd het houdt zich bezig met de technische
aspecten van digitale archiefbescheiden. De te beheren objecten zijn computerbe
standen, applicatiesoftware en gegevensdragers.
Administratief beheer houdt zich bezig met logistieke aspecten (wat bevindt
zich waar), wat is er en de samenhang tussen de technische en logische aspecten
van digitale archiefbescheiden. Ook bij administratief en technisch beheer
worden metadata verzameld en beheerd. In dit artikel wordt de aandacht vooral
gericht op het intellectueel beheer.
Intellectueel beheer begint al bij het begin van de levensloop, bij de overheids
organisatie en wordt voortgezet bij een archiefdienst. Het doel van beide organi
saties is echter verschillend. Ligt de nadruk bij een overheidsorganisatie vooral op
de ondersteuning van de bedrijfsvoering en het kunnen afleggen van verant-
woording, bij een archiefdienst is dat vooral het behoud en beschikbaar stellen
van cultuurhistorisch erfgoed.
Essentieel zijn in dit verband het behoud van de integriteit en authenticiteit van
archiefbescheiden. Het inmiddels afgesloten (eerste) onderzoeksproject van de
universiteit van Brits-Columbia in Vancouver (UBC) is speciaal op deze aspecten
gericht geweest.7 In dit project is getracht te formuleren aan welke eisen een
archiefstuk dient te voldoen om betrouwbaar en authentiek, de twee belangrijk
ste componenten van integriteit, te zijn. De archiefvormende instelling is verant
woordelijk voor de betrouwbaarheid, dat betekent dat 'the record stands for the
fact it is about', zoals het UBC-project het verwoordt. Eén van de andere eisen is
volledigheid. In het UBC-project is een profiel vastgesteld met alle vereiste ele
menten van een compleet archiefstuk.
Authenticiteit is gebaseerd op de toestand, waarin archiefbescheiden zijn vastge
legd en het onderhouden ervan door de tijd heen. Het kan worden omschreven
met de zin: is het archiefstuk dat wat het beweert te zijn? Beheer is noodzakelijk
om te zorgen dat het archiefstuk niet wordt gewijzigd, of vervalst en de authenti
citeit gewaarborgd wordt.
Om dat te realiseren dienen archiefbescheiden in een archiveringssysteem te
worden vastgelegd en bewaard (het zgn. 'recordkeeping system'). Het UBC-
project stelt dat beschrijving van archiefbescheiden een belangrijk instrument is
om de authenticiteit te stabiliseren ofwel vast te leggen. Dat kan worden gedaan
met behulp van een beschrijvingsprofiel op het moment van vastleggen (capture).
Gezien het feit dat ICT voortdurend aan verandering onderhevig is en als gevolg
daarvan ook de fysieke en structurele kenmerken van een document, vormt die
beschrijving een belangrijk ijkpunt. De enige stabiele factor, zou men kunnen
zeggen, is het logische archiefstuk, dat is terug vinden in een beschrijving.8
Andere belangrijke elementen waarmee de integriteit en authenticiteit van
archiefbescheiden kunnen worden verzekerd, zijn de classificatie, registratie en
procedures m.b.t. documentatie. De regels en procedures om deze eisen van
authenticiteit en integriteit te bewerkstelligen zijn -of zouden dat tenminste
moeten zijn- onderdeel van het archiveringssysteem. In dat verband is het ook
noodzakelijk dat het systeem een beschrijving (metadata) bevat van de werkpro
cessen, procedures en taken, waarbij archiefbescheiden worden ontvangen en
opgemaakt.
Om een en ander te illustreren geef ik een voorbeeld. Sinds juni 1996 bestaat het
programma Digitale Duurzaamheid dat als doel heeft om initiatieven in over
heidsorganisaties te stimuleren en ondersteunen, die gericht zijn op het realise-
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
124
HANS HOFMAN HET INTELLECTUEEL BEHEER
7 Luciana Duranti en Heather MacNeil, "The Protection of the Integrity of Electronic Records: an Overview
of the UBC-MAS Research Project", Archivaria 42 (Winter 1996-97). Uitgangspunt in dit onderzoek is de
discipline van de diplomatiek. Zie www.slais.ubc.ca/users/duranti/intro.htm.
8 Ik gebruik in dit verband het begrip beschrijving om daarmee aan te duiden het toevoegen van contextgege-
vens aan een archiefstuk (document of dossier) of om het anders te stellen, het toevoegen van contextgege-
vens aan een archiefstuk is een manier van beschrijven. In een archiefvormende organisatie wordt dit
gedaan, zoals gezegd, omdat daarmee de bedrijfsvoering en de verantwoordingsfunctie kunnen worden
ondersteund. Bij een archiefdienst wordt dit gedaan om de toegankelijkheid te bevorderen en om de juiste
interpretatie van een archiefstuk mogelijk te maken.
125
